症狀:分不清事情輕重緩急,急急忙忙栽入其中一件,忙了老半天以後才發現,還有其他不排隊、等著追殺自己的事兒隨之而來,於是慌了手腳,挫折感、焦慮感徒生。
解方:每天分時段檢視自己的待辦事項,排出優先順序之後再處理。技巧是,彙整資料、需要高層決策的先辦,因為都花時間,也不掌握在自己手中;每個時段留時間給自己處理很快就可以做出來的案子,增加成就感。
症狀:換了一個環境,來到陌生的場域,揹著原先美好經驗的包袱,既怕自己出錯、出糗,又怕長官印象不好,凡事埋頭苦做,卻常常白做工。
解方:與其加班,不如分階段花時間熟悉交接資料,當能夠較快的找到參考案例,也容易理出可能處理的脈絡或參考資料,減少試誤的機會,也降低挫折感累積。
症狀:同一件事情因為重複出錯,需要砍掉重練或回上一個儲存點,導致一件事活生生辦成二件事,惡性循環後,越急越容易出錯,越出錯回上一步的機率提高,也就越做不完。
解方:找到攻略,也就是前一年度同案或類似案例參考,先推敲出可能破關策略之後再行動,比較不會浪費力氣,陷入業務漩渦而不自知。
症狀:篤信沒有功勞也有苦勞,常常打亂生活節奏,一天比一天晚下班。休息的時間不夠,累積疲勞,辦事效率也隨之降低,一不小心就取得業務聚寶盆。
解方:規劃出今日待辦、明日優先事項,並小心管理案件的辦理進度,儘早商榷可能處理方向之後再行動,並設法取得生活、休閒、工作的平衡,找到自己的舒適圈。
症狀:希望每件事都一次完成,精雕細琢每個案件,並且希望都準備好之後再行動。但殊不知光陰如箭、歲月如梭、時效不等人,常常錯過了黃金辦理期,最後拖到花兒都謝了,才要葬花。
解方:擺脫完美主義的行事風格,到達一定水準之後就開始行政流程,畢竟每個人的經驗都不同,負責的事務層級也有差異,免不了要來回調整幾次。當錯過了轉骨黃金期,剩下的就只有補救而且也辛苦了。就像行政理論所述,理想模式美好,但垃圾或垃圾桶模式常見,不如就先求有再求好吧!
先提供5個常見新手行政症狀,邀請大家自我檢測是否有類似毛病。若有的話儘早治療,等到習得無助就比較難解了。行政碎碎念,期待念出一個新高度,沒能帶你飛也搭個梯讓你平步青雲。