對許多公司來說，解決工作場所的負面行為和績效問題是一項困難的挑戰。如果沒有具體的紀律管理計劃，將導致決策可能輕率或不一致，甚至可能面臨法律訴訟。而「漸進式紀律 (Progressive Discipline)」是一種在職場上建立工作紀律的有效方法，來管理員工行為和績效問題，同時保持公平與一致性。
何謂「漸進式紀律」？
「漸進式紀律」是一個改進員工行為的結構化方法的過程。透過漸進式的程序，來處理員工行為問題或表現不佳，讓他們有機會糾正自己的行為或改善績效問題。它讓管理階層能夠與員工傳達問題，並提供方式來鼓勵績效和行為的改善。
企業實施「漸進式紀律」有幾項重要的好處：
- 勞工保障：提供員工改進的機會，降低遭到突然解雇的風險，增加勞工的安全感和穩定感。
- 管理效率：管理者能夠更有系統地處理問題，並減少因為衝動輕率的決定，而引起的後續法律問題，或工作環境的負面影響。
- 法律遵循：符合勞動法規的要求，避免因不當解雇，而引發的法律訴訟與賠償。
- 有效溝通：促進管理階層與員工之間的溝通，進而幫助管理者，培養更有生產力、績效更高的團隊。
建立「漸進式紀律」的步驟
建立「漸進式紀律」程序的目的在於解決員工不當行為和績效問題，所採取的每一個漸進步驟，讓員工知道如果他們未能達到期望，會發生什麼情況。一旦制定了紀律政策，要確保盡可能嚴格地遵守政策。
建立步驟包括：
- 明確的政策和程序：公司應制定明確的紀律政策，包括違規行為的定義、處分的細節，以及適用於不同情況的措施。
- 溝通和培訓：向所有員工清楚解釋紀律政策和程序，確保他們理解如何遵循和執行這些規定，並提供糾正問題的建議步驟。此外，也應培訓管理層如何有效地應用漸進式紀律。
- 逐步處理：當員工表現不佳時，管理者應按照紀律政策的步驟逐步處理，例如口頭警告、書面警告、最終警告、停職、解僱等，每一步都應有文件記錄，並且文件 (包含與會者的詳細資訊與所有人簽署) 和書面警告，應放入員工的人事檔案中。當解僱成為選擇時，如果可能出現潛在的法律問題，請先諮詢律師。
- 監督和回顧：持續監督員工的改進情況，並定期回顧紀律政策的效果，看是否需要調整或更新。
- 上訴：除了糾正措施方法外，有效的漸進式紀律通常還包括對流程步驟中所做的決定，提出上訴的機會。這為員工提供解釋未能依循紀律的機會。有時員工的行為可能涉及殘疾或其他問題，上訴流程有助於達成公平的結果。
「漸進式紀律」是影響員工行為的強大工具。它不僅有助於管理者能夠有效地處理員工違規問題或行為，還能增強工作場所的穩定性和法律合規性，同時給予員工改進的機會，減少潛在的工作場所衝突和不安全因素，並且促進更健康和諧的工作環境。
它讓企業能夠發展強大的公司文化，幫助員工克服缺點，來滿足公司的期望，為勞資雙方帶來莫大的好處。
