「清楚表達」永遠都有精益求精的空間，它是一種藝術，而不是科學。」
趣味指數：★★★☆☆
新鮮指數：★★★★★
作者：羅斯．阿特金斯
出版社：時報出版
出版日期：2025/04/08
前言
過去我在還未出社會前，一直覺得職場最重要的技能是「專業能力」。
也就是你的「專業能力」越強，獲得升遷與他人賞識的機會也會變多。
但後來在真正出社會之後，我才發現其實專業能力啊、業務能力啊真的不是重點，
真正重要的是「溝通能力」。
因為只有你可以「清楚表達」你要說什麼，你才能真正促成所有項目的推進，
你也才能因此獲得更多發展的機會。
所以，今天為你推薦的這本書《愈忙愈要會表達》就是要告訴我們怎麼在這個資訊發達、
注意力普遍不集中的世界，學會好好表達自己。
這本書的作者羅斯．阿特金斯，是英國知名電視台BBC的主播，同時也是新聞分析編輯。
他時常需要將複雜的國際情勢，用最簡單、最精確的方式轉述給觀眾朋友知道。
所以他比任何人都清楚，如何在這個資訊混亂的時代下，精準表達。
接下來，就讓我們來看看這本書講了哪些可以提升表達技能的建議與方法吧。
什麼是優質的表達？
想要清楚表達，你應該常常自問：「我的溝通對象『需要』知道什麼？」
不管你是要說服客戶購買你的產品，或是要讓主管接受你的提案，你都需要提前知道「你的溝通受眾是誰？」，然後進一步了解「他們會需要知道什麼？」以及「想要知道什麼？」。
作者把這些需要知道的關鍵問題，統整為以下五點。
第一點：目標＿了解我是在跟誰說話？
如果是要在一個會議上發表看法，你得知道這個會議上會有誰，誰會是裡面作為主要發言人，他們的年齡大約落在幾歲？或是各自的職位分別是什麼？
要記得，認識你的受眾最重要的目的是讓你可以在溝通過程中「掌握主導權」。
第二點：知識評估＿他們知道多少？又想知道什麼？
這是溝通的關鍵，要了解你所溝通的受眾究竟需要知道什麼？這樣他們才會有興趣繼續聽你說。
作者有舉出一個他自己的經驗作為例子，他當時為飛機上的唯一廣播台提供節目內容，他特別選了三個風俗文化主題。
當時，他自以為這會是個不錯的節目內容，結果卻發現，坐在飛機上的乘客一點也不想聽這類型的內容。
仔細想想，誰會想要在飛機上聽冗長又「過於高含金量」的內容？
有了這次的經驗後，作者就知道，比起「高含金量」的內容，要可以提供適合受眾的訊息，才是達到良好溝通最好的策略。
第三點：量身打造＿受眾喜歡如何接收資訊？
比如你的受眾喜歡看PPT，那你就得事先準備好用精簡的PPT吸引他的注意。
而如果你的受眾喜歡簡短的「電梯簡報」，那你就得事先排練好說話的語速以及闡述重點的方式。
總而言之，了解你的受眾接收資訊的方式，也是達成有效溝通的一大關鍵。
第四點：針對性＿如何讓受眾知道這是專為他準備的？
相信大家都有收過那種「群發」的信件和訊息，那種感覺不是很好？！（就是你只是茫茫人海中，被投放垃圾訊息的其中一員）。
既不特別，也不夠吸引人。
也因此，沒有人會喜歡收到這種「大家都一樣的訊息」。
這一點，對於你想表達的任何內容都一樣，你得知道你的受眾想要知道什麼，並且知道這些內容都是為他們量身打造的，這才能讓人覺得有吸引力，願意聽下去。
就像書中說的：「如果某樣東西是專為你準備，你一定會更加留意。」
第五點：相信傳信人＿你如何才能受人信任？
這也是很關鍵的部分，如果你缺乏公信力，那受眾就很難會願意相信你說的話。
所以你得在自己的溝通過程中，適時展現自己的專業能力，並抱持著謙虛的態度，坦然說出自己的不足。
這樣誠懇不宣張的態度，自然就會為你帶來良好的名聲與印象。
日積月累下來，大家也會更願意聽你說的話。
以上五點，就是打造良好溝通的方法，大家不妨在下次準備溝通與會議之前，試一試以上的方法。
清楚表達的七個步驟
在知道良好溝通的關鍵要素後，我們緊接著來按照步驟，做好清楚表達。
第一步：策劃
這個步驟簡單來說就是先釐清「你希望傳達什麼？」
最好用「一句話來概括你的目的」，清晰的表達你的目的。
第二步：蒐集資訊
聚焦某一主題，列出你的「問題清單」。
就如同前面有寫到的，要知道「你的受眾可能會不懂什麼？」以及「需要知道什麼？」
針對性的去準備，會更有效率，也能確保傳輸內容的品質。
第三步：篩選資訊
有時你搜集到的資訊可能會有點過於龐雜，這時就需要經過篩選。
篩選出你覺得最為重要的部分。
第四步：架構資訊
這個步驟就像是，你已經準備好所有食材，接著就要想著要先放什麼下鍋。
整個過程很像是在煮菜一樣，總有個主食然後加上配料，最後一點一點製作出一道料理。
架構資訊的意思就是這樣，有個主線，然後再搭配一些支線，整個內容就會很有含金量。
也足夠清楚了解你要表達的意涵。
第五步：串連資訊
到了這個步驟，你需要注意的重點在於「邏輯」。
我們都知道表達的「邏輯」很重要，如果你的邏輯不好，那整段句子和段落就會讓人無法理解。
這樣當然無法達到良好傳達的效果。
所以這個步驟是讓我們重新梳理一下文章與內容的前後邏輯。
第六步：濃縮
再來就是濃縮，這部分尤其關鍵。
你一定要確認你的內容足夠精簡、不要有過多冗詞，以及那些會讓人混淆的字樣和解釋。
一遍一遍地去除不需要的部分，留下來的就是最最重要的內容。
在這過程中，你可以試著講述給其他人聽，讓其他人聽聽看你這樣表達的內容是否足夠清晰。
如此一來，你就能得到最濃縮的內容版本。
第七步：傳達
最後一步，當然就是表達、傳達出去。
這個步驟「口語化」和「語速」是重點，不宜過於書面語的表達，太多「之乎者也」會讓人聽不懂。
更重要的是，要確保語速，不要過快或過慢，這都容易會阻礙對方接收資訊。
以上七大步驟，就是清晰表達的關鍵步驟，建議大家以後在重要會議與簡報之前，都可以按照以上七的步驟執行。
這樣一來，你的內容會更容易被接受，也就可以因此獲得更多意想不到的新機會喔。
結語
以我個人的經驗來說，時常會需要撰寫「吸引人的文章」或是先前很流行的「說書稿」。
當時，我就學習了很多「怎麼寫爆款文章」的關鍵要素。
而看這本書的時候，我突然發現很多關鍵都是共通的。
比如：寫爆款文章的時候，要先了解你的受眾。
這和作者一開始說到優質表達的關鍵高度一致。
總之都要先知道「你要寫給誰看？」以及「你要說給誰聽？」
了解了這個大前提之後，你的準備就會更有方向。
而到了後面關於溝通的七大步驟，其中作者也有特別強調「口語化」的內容轉述。
這在我寫稿的時候，也會格外注重「口語」的表達方式。
畢竟，如果你寫的太過文言文，誰也不想看下去。
所以這個部分就會是能不能清楚傳達你想要表達的資訊關鍵。
一定要「口語」，也一定要「說人話」，這樣才能讓你的表達與溝通變得更順暢。
如果你最近剛好也在鍛鍊自己的口說（甚至是寫爆文的技巧），這本書都可以給你很大的幫助喔。