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這次分享重點將放在「需求」上，在課程中講師提到這是 BA 工作中最關鍵的項目之一。
首先，我想簡單介紹 BA 是一個怎樣的職業角色。BA，全稱 Business Analyst，是專注於業務需求分析與流程優化，擔任業務端與技術團隊間橋樑的關鍵人物。這個角色不僅需理解業務目標，還必須具備將需求轉化為可執行方案的能力，確保技術解決方案真正回應業務問題。簡單來說，BA 的價值在於「用對方聽得懂的語言，傳達對方不熟悉的事情」，因此邏輯思考與溝通協調能力至關重要。具備這些能力，將能在團隊中發揮更大的影響力。
BA 所需的核心技能
- 業務分析能力：理解業務流程、分析問題並提出可行解決方案。
- 數據分析能力：熟悉 SQL、Excel、BI 工具等，能從數據中洞察問題並輔助決策。
- 文件撰寫與建模：能撰寫 BRD、FRD、Use Case、流程圖等分析文件。
- 溝通與協作能力：能有效與技術團隊、業務單位及管理層溝通與協調。
- 敏捷與專案管理知識：了解 Agile、Scrum，能適應快速變動的專案環境。
BA 成功的三大關鍵
- 運用適當的工具規劃專案流程。
- 採用合適的方法整理與分析需求，促進專案推進。
- 在專案進行中積極促進團隊溝通、降低衝突。
本篇文章將聚焦在第二項：「如何有效整理需求的方法」。
10 個整理需求的方法
在專案裡，「需求」常常是讓人頭痛的部分，不是沒人說清楚，就是每個人說的不一樣。而身為 BA，最重要的任務之一，就是把這些模糊、零碎、甚至彼此衝突的需求，整理成有條理、能被執行的共識。
那要怎麼整理呢？除了靠經驗，當然還可以靠方法！
以下是 10 個需求整理的方法，可以依照團隊氛圍、討論階段、需求類型來靈活運用。有些方法適合剛開始發想，有些適合釐清細節或做決策，每一種都有它的發揮空間。
1 Brainstorming 腦力激盪
是一種快速蒐集大量想法的討論方法，主要目的是在短時間內集思廣益，讓團隊針對某個主題或問題提出各種可能性，不管想法實不實用、怪不怪、可不可行，通通都歡迎！
這種方法最重要的精神是：「先求量，不求完美」，因為很多好點子其實都是從一開始看起來不怎麼樣的想法中衍生出來的。
- 設定主題和目標：讓大家清楚今天是要針對什麼問題來發想，範圍越明確越好。
- 設定時間限制：有限制的時間，讓大家用說出任何想法。通常 10～20 分鐘內完成，避免過長導致效率下降。
- 鼓勵自由發言：嚴重跑題也要讓大家繼續講，絕不批評，因為一個「看起來很怪」的點子，可能正好引發他人的靈感。
- 視覺化想法：使用白板、便利貼或線上協作工具，把所有想法貼出來，讓大家看得見。
- 會後整理與分組：時間結束後，開始分類、整理重複的點子，並討論確認想法、優先順序，以利後續細部討論時使用。
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2 Brainwriting 腦力激盪
Brainwriting（腦力書寫，又叫「書面腦力激盪」）是腦力激盪（Brainstorming）的親戚，但用「寫的」代替「說的」，讓大家靜靜寫下想法，而不是開口發言。
- 先訂主題：就像 Brainstorming 一樣，大家要對討論目標有共識。
- 每個人寫下自己的想法：可以用紙筆、便利貼，或 Google 表單等工具。不用署名，讓大家更自在。
- 每輪分享 & 加乘：想法可以匿名分享出來給其他人看，大家可以在看到別人的點子後，延伸或補充。
- 統整與分類：收齊所有點子後，主持人或小組一起整理，把相似的歸類、挑出值得深入討論的方向。
⭐ 為什麼要用寫的？
- 降低「不敢講」的壓力：有些人其實很有想法，只是不愛當眾講出來
- 避免聲音大的壟斷討論：不讓少數人帶風向，每個人的想法都有被看見的機會
- 討論敏感議題時更安全：例如制度改變、工作流程優化等，匿名更容易說真話
⭐ 如果真遇到不想說又不想寫的團隊，最終手段只能請主管或老闆到現場一同參與了。
3 Focus Group 邀請特定與會者
是一種有目的地邀請特定人員參與討論的方式，目的是從多位相關人員的觀點中蒐集意見與需求。它不是隨便拉人開會，而是精挑細選「誰說的話最有價值」、「誰的觀點能補足我們的盲點」，然後邀請他們來參加一次深度的需求討論。邀請與會者參與會議時，需思考要找的對象是誰。一般情況與會者有兩種：
- 同質小組：同一類角色（例如都是客服或業務），適合針對流程、內容較深入的探討。
- 異質小組：跨部門或不同的角色，適合討論跨部門流程、合作痛點、角色認知差異。
4 Requirements Elicitation Sessions 需求啟發會議（工作坊）
簡單來說，就是一場為了「把需求挖出來」而開的工作坊或討論會。它不像一般的例行會議，而是透過有設計過的流程、活動或工具，讓參與者主動講出自己的想法、需求、痛點，進而整理出可行的方向。
- 設定清楚的主題：這場討論是針對某個流程、某個系統模組、某段使用體驗嗎？主題明確才能對焦討論。
- 挑選合適的利害關係人：包含使用者、業務部門、IT、流程負責人……只要會影響或被影響的，都該找進來。
- 設計引導流程與活動：可搭配之前提到的方法，例如：
- 腦力激盪（Brainstorming）
- 流程重構（As-Is/To-Be）
- 使用者故事撰寫（User Story Mapping）
- 卡片分類（Card Sorting）
- 痛點地圖（Pain Point Mapping）
- 現場紀錄與統整：建議一邊討論、一邊視覺化（白板、便利貼、數位工具都可以），會後彙整成文件，再與團隊確認。
⭐ 適用時機
- 新系統或新功能要從 0 開始規劃
- 舊流程或工具要優化，使用者有很多意見
- 各部門需求方向不一致，需要聚焦整合
5 Joint Application Design (JAD) 聯合應用開發
JAD 的重點精神就是「與其開十次沒結論的會，不如一次把該來的人都叫來，直接做決定！」它不只是一場討論，更像是「策略級」的工作坊，是 BA 非常值得學會的一個強力工具。
一場 JAD 會議通常會邀請：
- 使用者代表：最了解業務流程與實際痛點的人
- 開發人員 / 系統設計師：負責實作與技術可行性判斷
- 決策者（主管 / 老闆）：能夠當場拍板定案的人
- BA 或主持人：負責引導流程、統整資訊與紀錄
這樣的組合能讓「需求」與「實作」兩端直接對話，中間不需要層層轉述。
⭐ 適用時機
- 時間緊迫，要快速整合需求與拍板方向
- 涉及多方利害關係人，大家想法不一致
- 專案初期，需要明確畫出共識與路線
- 多次會議效率太低，想一次搞定需求
6 Gap Analysis 差距分析
Gap Analysis（差距分析）是一種找出「現況」與「理想狀態」之間落差的分析方法，簡單來說，就是問自己：
「我們現在在哪裡？想要去哪裡？中間還差什麼？」
差距分析不只是列出問題，更重要的是轉化成行動方案。它能幫你把「感覺卡卡」的狀況，變成具體可執行的優化方向。
將現狀與想要的未來中間的差異，以文件的方式撰寫出來。包含：所有想要從現狀順利轉變成未來，中間所需要的一切事物，例如：流程、需求、工具、支援等。
常用在專案的分析上，例如：產品標案時，將現狀與期望的未來，進行中間階段要做的事情的分析。
7 Root Cause Analysis 根本原因分析
是一種幫助我們找出問題「真正源頭」的技巧，目的是解決問題的根，而不是頭痛醫頭、腳痛醫腳。
在專案或日常工作中，很多問題會一再出現，往往是因為我們只處理了「表面的現象」，卻沒釐清背後真正的原因。Root Cause Analysis 就是協助我們深入挖掘、釐清問題的底層成因，從源頭解決，才能真正避免同樣的狀況不斷重演。
⭐ 用一句話說 Root Cause Analysis：
不只是問「發生什麼事」，而是要問「為什麼會發生這件事？」
⭐ 常使用的方法：
- 五個為什麼：簡單又實用，持續問「為什麼？」5 次左右，就能從表象追到本質。
- 因果圖：將可能的原因視覺化展開，幫助團隊一起腦力激盪與歸納。
- 魚骨圖：像一條魚，把問題當作魚頭，畫出各類潛在因素（人、機器、流程、材料、環境等）一一分析。
⭐ 小提醒：
做根本原因分析，不是找人「背鍋」，而是找出系統性的問題並提出改進方式。目標是讓問題「以後不會再發生」，不是找誰追究「這次做錯了什麼」。
8 Force Field Analysis 立場分析
是一種用來評估某個決策或變革方案的支持力量與阻力的工具。找出「推你前進的力」和「拉你後退的力」，再決定要不要做，或怎麼做更好。
簡單來說，它幫助你回答這個問題：
「這件事要推行下去，會有哪些人（或因素）幫你？又有哪些會拖你後腿？」
⭐ 使用的方法：將訂定的方案分別列出優點與缺點，並為每一項目評分：
優點以 1～10 分計，缺點則以 -1～-10 分表示。最後將所有分數加總，作為整體評估的參考依據。不過，即使總分偏低，也不代表這個方案一定不可行，最終是否執行，仍需由老闆或團隊共同決定。
⭐ 適用時機
- 想分析方案的優點與缺點
- 團隊對方案有不同意見時
- 需要評估推行方案的阻力與助力
- 要幫助決策或說服他人
- 面對變革或重大改動時適用
9 Multivoting 多重投票法
是一種協助團隊從眾多選項中縮小範圍、聚焦共識的好工具，特別適合在「大家都有想法，但選不出來」的時候使用。大家一起投票，但不限只能選一個，透過分數分配，看哪個選項最受歡迎、最有共識。
投票的方式採用積分比例制度，設定每個人有的總投票數，並確定每單一項目所給的票數不可超過總票數的一半。
例如：每個人有 20 票，面對 3 個選項時，對每個項目給予的票數不得超過總票數的一半，換句話說，每個項目最多僅能給予 0~10 票，最終再將大家的票數加總，最高分的勝出。
⭐ 適用時機
- 需求優先排序（我們先做哪個功能？）
- 活動、主題、命名的選擇
- 篩選創意或點子（例如：從腦力激盪後的 20 個點子中，挑前 5 名）
10 Criteria-based Grid 決策分析矩陣表
是一種幫助團隊理性比對多個選項、依照標準做出最佳選擇的方法。當你面對幾個都不錯的方案，卻又拿不定主意時，它就派得上用場了！把所有選項攤開來，列出評分標準，逐項打分數，最後用總分選出最適合的方案。
- 列出候選方案：建議 3～5 個選項最理想，太多會讓評估變複雜。
- 定義評分標準（評估面向）：例如：成本、實施難度、時間、人力需求、風險、預期效益等。
- 每個標準設定權重（可選）：有些標準比較重要，可以加權處理。
- 對每個選項進行評分（通常是 1～5 或 1～10 分）可以是討論後共識分數，或由各方獨立評分後加總。
- 計算總分，最高分就是目前的最佳選擇
⭐ 適用時機
- 有多個選項需要比較時
- 每個方案優缺點不同、難以直接判斷優劣
- 團隊需要有依據的共同決策方式
- 決策結果需說服他人或報告給主管
- 希望將主觀印象量化，減少爭議與討論時間
以上這 10 種整理需求的方法，有的適合腦力激盪、有的偏向理性分析，也有的專門幫你處理團隊共識或決策卡關時的窘境。
不需要一次全用上，重點是根據場景挑適合的方法，靈活搭配就能讓需求變得清楚、明確又可執行。沒有「最好」的方法，只有「最適合當下情境」的工具。
工具很多，重點是讓討論不再卡卡，讓需求不再霧裡看花！
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時間：2024/12
講師：笪儒村 Jonathan R.Dan
上課機構：恆逸教育訓練中心
小編：U7
