你可能會以為，AI 是工程師或數據分析師的工具，跟人資沒什麼關係。錯了！現在的HR，如果不懂AI，就像拿著傳統地圖找路，而別人早已用上 GPS 導航。
在AI工具滿天飛的現在，人資會用AI，已經不是加分，而是基本技能。從招募、員工關懷、薪資分析，到教育訓練規劃，AI 都能幫上忙。你不需要會寫程式，但你必須知道怎麼「叫AI幫你做事」。
使用AI的原因
- 提高效率：履歷初篩、表單資料匯整、面試記錄轉文字，這些繁瑣工作交給AI，自動化又快速。
- 精準招募：透過AI分析履歷與職務需求的匹配度，降低錯誤聘用率。
- 資料視覺化：結合Power BI或Excel AI外掛，讓複雜的人事數據一目了然。
- 智能學習地圖：AI協助分析員工技能缺口，提供個人化的培訓建議。
- 預測風險：透過AI模型偵測離職風險、團隊氛圍異常，有效提前介入。
但AI不是萬能，這些限制你一定要知道：
- 資料品質決定結果品質：如果你餵錯資料，AI只能給你錯的答案。Garbage in, garbage out。
- 不懂上下文與文化：AI不了解你們公司的潛規則、人際動態、或員工的「小劇場」。
- 法規與倫理風險：若用AI做績效評估或人選篩選，可能涉及歧視或違法疑慮。HR仍要負責把關。
- 缺乏同理心：AI再聰明，也無法感受員工的委屈、壓力或情緒細節。
- 過度依賴造成技能退化：若全都丟給AI處理，人資自己的判斷與分析力會逐漸鈍化。
- 隱私問題：在未清除敏感或隱私資料時，求職者或員工資料是否適合丟到AI平台的問題。
ChatGPT在HR的20種實際應用與解說：
- 撰寫職缺說明：輸入職位名稱與需求，ChatGPT可迅速生成吸睛又清楚的職務說明，幫助你在104、LinkedIn上吸引到更精準的應徵者。
- 招募信範本設計：想邀請面試、婉拒應徵、提醒攜帶資料，ChatGPT可根據語氣設定快速生成不同目的的信件範本，節省時間又專業。
- 面試問題設計：根據職位內容，ChatGPT可幫你設計出結構式、行為式或壓力式的面試題，協助提高面談品質。
- 人才評分機制建立：根據你提供的評分維度，它能幫你生成一份具邏輯的評分表格與說明，提升錄取判斷依據的客觀性。
- 員工手冊內容草擬：輸入公司制度關鍵字，例如考勤、加班、報銷，ChatGPT可幫你草擬成制度條文，節省內部規章撰寫工時。
- 勞基法條文快速摘要：不用一條條翻法條，只要問「特休可以累積嗎？」或「解雇要幾天前通知？」它就能引用法源並說明重點。
- 員工意見調查問卷設計：想做員工滿意度調查、主管滿意度？ChatGPT可根據主題自動幫你列出量表題目與選項，適用Google表單或SurveyCake。
- 教育訓練大綱規劃：無論是新人訓、主管培訓、溝通技巧等，只要輸入培訓目標，它會提供課程名稱、時數建議與內容大綱。
- 員工關懷文案撰寫：節日祝福、生日卡片、離職祝福、喪假關懷，只要一句指令，立刻有溫暖又不失禮的訊息產出。
- 組織重整公告草擬：部門異動或合併時的溝通極為敏感，ChatGPT可協助你用中性、透明、穩定人心的語氣撰寫內部公告。
- 創造公司文化Slogan：協助打造ESG價值觀、團隊標語、年度主題活動口號，讓HR活動更有特色與品牌力。
- 整理離職面談紀錄重點：只要將逐字稿輸入，它能幫你歸納出主要離職原因、改進建議與共通趨勢，便於報告與決策使用。
- 員工FAQ智能回答：你可以建立常見問答清單，讓ChatGPT幫你模擬24小時的HR自助問答機器人，減少重複回覆工時。
- 外國員工文件翻譯：將聘書、社保說明、福利政策用中文編寫後交給ChatGPT翻譯為專業英文，確保語意準確。
- 薪資調查報告撰寫：輸入市場薪資資料與職位等級，它能幫你彙整為具圖表敘述、結論清楚的薪資報告草稿。
- KPI指標說明設計：設定部門目標與職務關聯，ChatGPT可幫你整理出具說服力的績效KPI描述與衡量方法。
- 會議紀錄總結：HR參與多場跨部門會議，只需輸入重點段落，ChatGPT即能彙整成條理清晰的行動計畫。
- 內部信宣傳活動文案：無論是健康日、福委活動或志工招募，它能產出生動又具參與感的宣傳信，提升開信率與參與率。
- 建立Onboarding流程清單：從新人報到、設備申請、教育訓練、試用期追蹤，它能幫你一一列出並提供時間建議與負責人分工。
- 撰寫績效回饋建議語句：給績效不佳員工回饋時很難啟齒？ChatGPT可協助你設計出「同理又具建設性」的對話建議句型。
AI的出現，讓重複性、制度化的任務大幅簡化，讓HR能有更多時間去關注「真正的人」。當你開始用ChatGPT協助行政與流程，你會發現自己能投入更多能量在文化經營、員工體驗設計、人才戰略規劃上──那些機器永遠無法完全取代的價值。
而最重要的是，這些技術門檻並不高。只要會打字、會觀察指令，就能立刻開始。
