有效客訴技巧:學會精準表達,爭取最佳解決方案

更新於 發佈於 閱讀時間約 3 分鐘

現今社會分工越來越細,我們依賴他人的專業來完成想做的事頻率也越來越高。

小到民生、大到醫療……等。不得不說,搖飲料也是種專業;每個行業我們都必須尊重,除非當事者自己都不尊重自己。

只要是有人,就會有情緒問題;因為是人,哪怕是萬分之一,也有可能會出錯。

當遇到自認為不合理對待的時候,要如何表達自己的感受,並清楚的傳達給對方知道,然後提供自身訴求,這是一個良好客訴的環節。

早期的客戶常不懂、無法、不想說出心理訴求,當服務人員詢問該如何協助時,只會烙下一句:看你們的誠意。以前的企業或是不成熟的組織或許會提供殺到見骨的折扣亦或送一堆贈品。

但現在已經是2025年,人類在經歷許多重大天災人禍後早已進化,公司也是。尤其是原物料與人工上漲到天花板的今天,誰不是咬著牙賺。

所以當客戶提出:看你們誠意時,只會得到服務人員的OS:是要叫我去擲笅嗎?但最終說出口的是:我們可以提供95折優待或免單一次…等最低限度的折扣。

如果你聽到這個答案會更生氣的話,那就拜託學一下客訴吧。

服務人員大多受過處理客訴的方法,你只要在服務人員開口說:請問有什麼需要服務…時告知,「你好,我要客訴」,用這樣的起手式就可以了。

通常服務人員在受理客訴案件的時候,會用「人、事、時、地、物」這5個條件記錄事情的發生。客訴人在說明事情發生經過的時候這5個重點有說到基本上就可以了,最後請告知服務人員你想要的訴求是什麼。以下範例:

好的客訴:我跟今天去台中新光三越你們的服務人員態度非常的不好,我們只是在試用產品但卻被告知不要亂摸東西,我是有需求才會試用,你們這樣搞得我很不開心,請你反應給公司並請主管回電。述說過程的同時也表明了自己的心情,最後提出自己的訴求。

這個時候服務人員會用一種同理心來關心你,並積極處理你的案件。

翻白眼的客訴:你們新光三越的人態度很囂張耶,叫我不準這個不準那個的,怎樣,你們很偉大是不是,你們到底想不想做生意?是這樣對待客人的嗎?你們老闆是誰? 你能不做決定? 主管呢? 現在叫主管出來……。

服務人員這時候八成是在放空,等你罵完,然後再一句一句的問他所需要的資訊。問完之後等有空再整理案件送出;不然就是心想:拜託,現在叫主管?你以為全世界是為你而生的嗎? 我們有更重要的事情要做,例如:服務更好的客人……。

當然最後都是呈報公司並要求相關單位做處置,因為我們是專業的服務人員有一定的處理水準,但你就是會得到真心的處理與照SOP處理這2種方式,當事者感受到的誠意是完全不同,想要幫客人爭取權益的態度也會不一樣喔。

之後會用更多的實際案例來說明,同樣的情況下要怎麼說才能快速精準的讓對方了解,並得到最好的後續處理。




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