很多公司在投標時，把所有心力放在「如何過件」。
但事實上，過件只是開始，真正的挑戰是在執行階段。 而在執行中，最常見也最棘手的問題，就是需求變更。
為什麼需求會變更多？
- 政策方向調整
- 承辦或主管意見更新
- 外部環境影響（經濟、趨勢）
- 內部資源不如預期
兩個典型場景 —— 需求變更最常出現在哪裡？
案例一：方向轉換
有些計劃在設計之初，強調的是「短期目標」，例如要快速帶動使用率或市場氛圍。
但隨著外部環境變化，主管機關很快會期待計劃同時具備「長期價值」，例如能展現數位化潛力或永續發展的延續性。
這時團隊常常陷入兩難：
- 原方案已經展開，臨時全面大改不切實際。
- 完全不調整，又顯得和最新期待脫節。
成熟的做法是：保留既有行動，但在定位與成果呈現上做延伸，讓它不只是短期結束，而是更大策略的一部分。
案例二：規範不確定
另一種常見情境，出現在計劃涉及「法規或制度仍在研議」的情況。
這意味著：
- 系統或服務必須維持正常運作，保障使用者不中斷。
- 規範端卻可能隨時有調整，需要即時更新流程與技術設計。
如果計劃書一開始把規格寫得太死，後續就一定會遇到執行困難。
反之，若在設計上預留彈性（例如擴充模組、預算緩衝），並與承辦保持即時溝通，就能把「不確定性」轉化成可控的調整。
七種常見狀況 —— 需求異動的系統化整理
1.政策環境改變
短期導向轉為長期發展。 👉 團隊必須重新定位，甚至改變輔導模式。
2.預算編列調整
原定預算遭刪減。 👉 團隊必須刪減活動，並重算 KPI。
3.協辦單位或合作對象更動
合作方中途退出，或換上新單位。 👉 必須修改計劃內容，補上合作方的角色與背景。
4.法規或制度推進中
條文尚未定案，系統需邊運行邊調整。 👉 團隊要即時追蹤進度，並動態更新規格。
5.外部突發事件
疫情迫使實體活動改為線上；天災導致時程延誤。 👉 團隊需啟動備案。
6.使用者行為與需求改變
實際使用率低於預期。 👉 承辦要求增加推廣或「使用者教育」模組。
7.政府內部換人
承辦或主管異動，導致偏好改變。 👉 團隊需重新說服，甚至調整計劃呈現方式。
面對需求變更的三個因應原則
1.提早設計「彈性空間」
計劃書避免寫死，預留 10–15% 彈性資源（預算或時程）。
2.用文件記錄「變更同意」
任何調整，都要與承辦溝通並留下紀錄，避免後續被追責。
3.重新對齊政策與效益
變更多半來自政策或外部環境，調整方案時，要把「新的政策語言」納入成果呈現。
小結
需求變更，不是例外，而是常態。
成熟的團隊，不是死守原計劃，而是能快速調整，並讓承辦與評審相信這些變更合理且可控。
所以，寫計劃書時就要多想一步：
「如果政策、法規、環境變了，我們的計劃還能靈活應對嗎？」
下一篇預告：
我會談 「驗收階段 — 如何避免踩坑？」，分享從一開始就要準備的驗收細節。
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