從三月初確定獲得龍谷大學的交換資格後，我的心情就像是被懸在半空中，進入了長達兩個月的等待期，每天不斷刷新電子郵件，期盼著來自京都的正式通知。終於，在五月中旬，我收到了龍谷大學寄來的行前資料...
龍谷大學寄來的文件林林總總加起來，將近有十份表格需要填寫和繳交，內容可說是包羅萬象，從官方簽證申請到個人生活需求，無一不包
具體來說，這些文件大致可分為幾大類：
日本入國管理局的正式文件：這是最核心的部分，也就是申請「在留資格認定證明書」所需的全套表格，是未來換取簽證的基石。
龍谷大學的入學與生活表格：包括宿舍申請表、日文能力自評表，以及需要由學校老師填寫的日文能力他評表。
個人背景與健康證明：例如老師的推薦信、指定項目的健康檢查報告，以及最基本的護照影本、成績單，還有學習計畫和自傳。
所幸，龍谷大學幾乎所有的資料都支援線上填寫與上傳，這省去了國際郵寄的麻煩與時間，流程現代化了許多。然而，在填寫這眾多表格的過程中，我認為有幾部分需要特別留意，可說是整個申請流程中的關鍵細節：
第一，是申請日本簽證專用的在留資格認定證明書表格。
其中最需要注意的，是大頭照的規格。建議不要使用舊照片，最好並明確告訴攝影師這張照片是為了申請日本簽證使用，按照嚴格的尺寸與背景要求來進行拍攝，避免因照片不符規定而被退件的風險。
第二，是推薦信與日文能力他評表。
這部分產生了一個小困惑：表格說明上寫明需要彌封，但系統明明是線上提交。為此，我特地與推薦老師進行了多次溝通確認。最後得到的結論是，由於是線上系統提交，老師直接上傳已簽名的文件即可，實際上不需要進行實體的彌封。
這個經驗讓我學到，即使流程電子化了，文件的要求說明可能還保留舊有習慣。因此，主動與協助填寫的老師充分溝通，提前確認提交方式，是確保流程順暢的重要一步。（剛發現時我真的慌的不行啊XD
還有宿舍志願表，會詳細介紹龍谷大學提供的幾間宿舍，包括地理位置、房型、設備與費用等。對於即將在異國展開新生活的學生來說，這無疑是最令人期待的環節之一。為了讓未來的學弟妹有更全面的參考，我將會在後續專門用一篇文章來詳細分享宿舍的居住體驗。而當時，我基於對個人空間的需求，最終是選擇了單人房。
日文能力自評表的部分也同樣重要，這份表格提供了龍谷大學的日文課程分級標準，讓申請者能根據自己的聽、說、讀、寫能力進行自我評量。填寫時務必誠實以對，因為這份自評表將直接關聯到入學後的分班測驗結果。
最後，也是最能展現個人動機與規劃的部分——讀書計畫與自傳。這份文件是讓老師認識你、了解你求學誠意的關鍵窗口。我的準備方法是：
首先，展現你的做功課的誠意。
我花了時間仔細瀏覽龍谷大學的官網，特別是開給交換學生的課程清單。從中挑選幾門我有濃厚興趣的課程，並將它們寫進讀書計畫裡。
其次，描繪你在日本的學習藍圖。
除了課業，我也簡要說明了希望在日本從事的活動，例如：體驗京都的傳統文化，或是規劃旅行深入認識日本。這能展現你不僅是去上課，更是一個積極的文化交流者。
最後，反覆檢查，尋求專業建議。
在個人資料的填寫上，務必嚴格遵守表格的規則與格式。完成草稿後，最重要的步驟是：將初稿交給熟悉的老師閱讀，請他們幫忙檢視內容是否通順、有無錯漏字，並提供修改建議。老師的經驗往往能點出自己忽略的盲點。切記，所有文件在上傳前，務必反覆確認無誤，再按下提交鍵。
當上傳按鈕被按下的那一刻，所有的準備工作終於暫告一段落，接下來便是將主導權交給時間的等待期。這段等待，從三月初獲知錄取，到五月中繳交資料，再一路蔓延至七月。正當內心的焦慮快要達到頂點時，終於收到了龍谷大學的第二封重要來信！這封信帶來了兩個令人振奮的具體進展：
宿舍分配的詳細資訊： 信件中提供了關於宿舍更進一步的說明，讓我對未來的居住環境有了更清晰的想像。
貼心的新生接機服務： 這對我來說是天大的好消息！學校安排了在特定時間於京都車站的接駁服務，會直接將新生送至宿舍。對於第一次抵達、人生地不熟的我而言，這項服務無疑是顆定心丸，能避免自己拉著沉重行李找路的窘境。我立刻按照信中的日程表，選定了適合的航班時間。
然而，在完成這些令人期待的選擇後，一個最現實的問題又浮上心頭：我至今還沒有拿到日本的在留資格與簽證，瞬間又被一股不確定性的緊張感籠罩，深怕萬一簽證出了差錯，這一切規劃都將成為泡影。
時間就在這種期盼與忐忑交織的心情中，一路來到了八月。雖然早就聽聞日本在留資格的審核時程可能長達數月，但網路上也不時看到有人因簽證問題，導致入國時間一再推遲，甚至錯過大學重要活動的案例，這讓我不免暗自擔心，自己的夢想是否也會在最後一關觸礁。
終於，在八月的某一天，那封期盼已久的電子郵件靜靜地躺在我的收件匣裡——裡頭正是龍谷大學的正式入學許可，以及最關鍵的在留資格認定證明書！這張紙，正是換取日本長期簽證的通行證。那一刻，累積數個月的壓力瞬間釋放，心中大石總算落地。我幾乎是立刻預約了日本台灣交流協會，迫不及待地前往辦理簽證。
當我將貼有嶄新日本簽證的護照握在手中時，才真正有了夢想即將成真的實感。所有行政流程的奔波與等待，在這一刻都化為了對未來的無比期待。
而就在一切塵埃落定之際，另一件關乎未來半年學習的重要大事也浮上檯面：那就是龍谷大學的日文能力分班測驗。這將決定我從哪個階段的日語課程開始起步，可說是學業生活的起點。
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