身為企業AI Agent的導入專家，EgentHub 要帶大家探索一個超實用的 AI 應用場景——會議記錄自動化整理！這也是我們在導入現場很常被問到的題目之一，畢竟這件事難度不高，但卻相當費時，而且執行頻率極高。
相信很多人都有過這樣的經驗：會議結束後，面對一大堆語音轉文字的逐字稿，不知道從何下手；或是花了大把時間整理，結果記錄品質參差不齊，重點模糊不清。今天就來看看EgentHub 如何使用 AI Agent幫助我們把這個令人頭痛的任務，變成一鍵搞定的輕鬆流程！
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傳統流程的痛點與挑戰
在沒有 AI 輔助的時代，會議記錄整理是許多職場工作者的惡夢：
- 耗時費力：一場 1 小時的會議，光整理記錄可能又要花 1-2 小時
- 品質不穩定：不同人整理的風格、詳細度差異極大，缺乏一致性
- 容易遺漏重點：口語化的逐字稿冗長且零碎，關鍵決策容易被淹沒在閒聊中
- 後續追蹤困難：缺乏結構化的待辦事項 (Action Items)，導致執行追蹤不易
這些痛點不僅影響個人工作效率，更可能造成團隊溝通落差、專案執行延宕等問題。
TURBO 法則評估（🟢表示符合，⚫表示不符合）：
- 🟢 T (Time-consuming)：會議記錄整理需要花費會議時長的 1-2 倍時間，是典型的耗時任務
- 🟢 U (User-wide)：幾乎所有需要開會的部門與職位都需要會議記錄，受惠人數廣泛（業務、專案經理、行政、HR、高階主管等）
- 🟢 R (Repeat)：企業內部會議頻繁（週會、月會、客戶會議、專案討論等），是高頻率重複執行的任務
- 🟢 B (Buffer)：會議記錄允許人工覆核與修正，AI 先產出初稿、人員再確認細節，具備良好的容錯空間
- 🟢 O (Operable)：流程明確（輸入逐字稿→資訊提取→結構化整理→輸出記錄），容易拆解與標準化
總結：會議記錄整理完全符合 TURBO 法則的 5 個條件，是非常適合導入 AI 的場景！透過 AI 自動化處理，可以大幅降低人力成本、提升記錄品質一致性，並加速後續行動追蹤。
延伸閱讀《TURBO法則：決定AI導入的選題方式》
執行流程解析
這個 AI 應用採用兩階段處理機制，確保資訊準確與輸出品質：
步驟一：內容讀取與清洗
- 接收資料：使用者上傳逐字稿檔案（支援 PDF 或 TXT 格式）或直接貼上文字內容
- 智慧分段與標點：AI 自動為缺乏標點的口語內容加入標點符號，並依照語意進行合理分段
- 資訊提取：完整閱讀逐字稿，提取四大核心資訊：
- 主要討論點
- 決策事項
- 行動項目 (Action Items)
- 問題與建議
- 過濾無效資訊：自動忽略寒暄、語助詞（如「呃」、「然後」），保留實質內容
會議逐字稿範例
步驟二：結構化整理與輸出
- 邏輯重組：將提取的資訊按照議題與討論脈絡重新組織
- 語言潤飾：使用流暢的台灣職場用語，修正語法錯誤，確保專業度
- 格式套用：依照標準 Markdown 架構輸出，包含：
- 會議基本資訊表格
- 主要討論事項與結論
- 後續行動項目 (Action Items)
4. 標記模糊點：若內容有不確定之處，明確註明（如「需確認」、「未明確」）
會議記錄整理範例(1)
會議記錄整理範例(2)
會議記錄整理範例(3)
AI Agent如何解決問題
這個AI Agent的結合了多項 AI 技術能力：
- 自然語言處理 (NLP)：理解口語化的會議內容，正確識別語意與上下文關聯
- 資訊提取與摘要：從冗長的逐字稿中精準抓出關鍵決策、待辦事項與討論重點
- 結構化輸出：將非結構化的口語內容，轉換為邏輯清晰、格式統一的專業記錄
- 多格式支援：可處理 PDF、TXT 等多種檔案格式，適應不同的輸入來源
透過 AI 自動化處理，原本需要 1-2 小時的整理工作，可以縮短至 5-10 分鐘（含人工覆核），效率提升超過 80%。
更重要的是，輸出的記錄格式一致、重點明確，大幅降低後續溝通成本與執行追蹤難度。
應用場景的延伸可能
橫向延伸：從會議到各類記錄整理
這隻AI Agent 的架構不僅適用於會議記錄，還可以延伸至：
- 客戶訪談紀錄：業務拜訪、需求訪談後的快速整理
- 教育訓練記錄：課程內容摘要、學員提問與講師回應整理
- 電話客服記錄：客戶來電內容摘要與後續處理事項提取
- 研討會筆記：將活動錄音或逐字稿轉換為結構化學習筆記
- 法律諮詢記錄：律師與客戶對談內容的專業整理（需注意隱私保護）
縱向延伸：其他技術的額外擴展應用
基於文字處理與資訊提取能力，也可以結合其他工具進行以下的擴展：
- SOP 文件整理：將零散的工作指引整合為標準化流程文件
- 專案狀態報告：自動彙整團隊更新內容，產出專案進度報告
- 知識庫建置：將歷史會議記錄轉化為可搜尋的企業知識資產（搭配 RAG 向量知識庫）
- 多語言會議記錄：結合翻譯功能，產出雙語或多語版本的會議記錄（適合跨國團隊）
- 會議決策追蹤：串接專案管理系統（如 Jira、Trello），自動建立待辦任務（搭配 API 或 MCP 整合）
總結
會議記錄自動化其實是企業導入AI非常經典的例子，透過 AI Agent，我們可以將重複性高、耗時費力的任務交給系統處理，讓人力專注於更有價值的決策與創造性工作。
如果您的團隊也面臨會議記錄整理的困擾，或想探索更多 AI 在日常業務中的應用可能性，不妨思考一下AI Agent解決問題的可能性，或是尋求AI Agent導入顧問 EgentHub的協助。
如果您也希望讓AI Agent來協助您在工作上解放雙手，也可以梳理一下您現在的業務流程中，還有哪些任務符合 TURBO 法則？根據EgentHub的 AI 實務導入經驗，那些都是AI Agent 導入的最佳切入點！
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