3貼藥，治好你的開會癌

你有沒有遇過開會時有人眼神死、有人在滑手機或者用筆電在做自己的事？有這樣的情況，恭喜你的組織得到了「開會癌」，我給你三帖藥來專治這種病，讓你騰出多的時間進行更重要的任務。

開會癌是職場的國民病，幾乎每個組織都有，得病之後都覺得很痛苦，但是從來沒有人想去根治它，讓癌細胞一直擴散，不僅浪費了個人時間甚至影響到生產力。

據統計，高階主管平均每週花費將近23小時開會，這還不包括所有未列入日程表的臨時會議，以我自身經驗，之前每週會議最高數量20個，每個會議約1.5小時，每週就有30小時在開會，佔了我基本工時3/4，相當花時間。

坊間很多治療開會癌的藥方，包括設定明確的議程、讓人站著開會或收起手機及行動裝置等等，試圖要治療這個頑強的病灶，但總是一再讓它復發，甚至還有人認為會議是「必要之惡」。

這邊提供三帖我自己服用過的良藥，可以治療這種開會癌：

首先，當你要安排任何一場會議前請先靜下來想一想，這個會的目的是什麼？一定要開嗎，不能用其他方法進行了解嗎？一般需要把大家找來一起開會的狀況是要進行團體的腦力激盪或者要進行共同的決策，否則像專案進度確認或者是主管要了解一些細節，這些都可以利用書面資料以email的方式去做訊息的傳達，吃下這一帖藥，我想大概有80%的會都不用開，開會癌就好了一半。

接下來，如果一定要開會，會議召集人要清楚需邀請哪些人參與這個會議，有些召集人發會議通知的時不管三七二十一把所有人全部加進去，甚至cc一大串，也不管邀請這個人對會議有沒有幫助，發了再說、來了才看情況，殊不知多人的時間成本是很可怕的。

如果你收到會議通知，參加會議前就必須要問你在會議上扮演的角色，如果這場會議你是決策者，你就要親自參加，若有會議衝突，則不應該派無法做決策的代理人去參加，最好是要求更改時間。那如果這場會議你只是旁聽者，我建議你把時間留下來做自己該做的事，去開這場會議根本就是浪費你的時間，嘗試去溝通在會後給你會議紀錄或會議決議就可。google前台灣總經理簡立峰說：「在Google 沒有意見就不要來開會。」

最後，明確訂定會議時間長度，我之前的習慣是定義小會議半個小時、大會議一個小時內一定要結束，所以事先準備就相當重要，會議召集人必須事先把會議資料跟要討論的議題詳細的發給與會者，事先先閱讀，大家在會議上直接針對有意見的部分進行討論；若是進行創意的腦力激檔，會議時間可能要安排長一些，因為這是從無到有的過程比較耗費大家的心力與時間。

我之前就利用以上這三帖藥，將原本一個禮拜20個會議，漸漸砍到剩下5個，省下非常多的時間讓我去做策略思考。

你必須要記住一點，時間是零合的，就表示開會是善用團體的時間但是浪費了個人時間；要根除開會癌不容易，從Top down由主管做起比較容易成功，希望這三帖藥對大家有幫助，高效利用有限的時間。