職場圖解引導力０2、用故事版啟動你的視覺化會議
閱讀時間約 2 分鐘
▋職場上圖解應用無所不在，今天來聊聊視覺化會議
上周完成一家企業的《視覺化會議引導術》課程
課程中業務部的Ｓ小姐說到，她最近正在規畫年底的行銷會議
目的是讓客戶了解公司新產品的特色、功能等，同時要規劃伴手禮（且要能有助於輔導銷售效果的）。
▋因此我請大家各自畫一張會議利害關係人的交換圖
業務部Ｓ小姐快速地畫著
#老闆：有完整的方案選項及規劃，不超出預算且有品質呈現
#同仁：能清楚知道如何運用這伴手禮進行銷售、客戶交流，明瞭現場活動分工及任務。
#客戶：開心、難忘、認識公司新產品的效果與幫助，且有好的交流機會。
#廠商：能在時間內完成指定項目的伴手禮，兼顧品質與價格
▋我追問：還有什麼角色是你漏掉了嗎？
Ｓ小姐想想後說道，應該沒有了吧！
『那你自己呢？你在這些會議中的期待、想法是什麼？』
Ｓ小姐恍然大悟地說著：對喔！我都忘了我自己＞＜
▋印象很深刻的是在分享會議類型的時候
通常會議可分為決定型、拓展型、共識型會議
請問，你手邊正在規劃的會議是什麼類型？
一開始Ｓ小姐覺得應該是『拓展會議』
我好奇問：你希望同仁能給你伴手禮專案的建議是嗎？然後你再跟老闆確認，讓老闆從中進行挑選對嗎？
Ｓ小姐想了想：不太算，因為我已經有Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ方案，但有很多種排列組合方式，我想讓同仁也能參與其中來討論做決定。
▋聽到關鍵字【做決定】時，我腦袋立刻警覺起來
『請問，最後同仁討論出來的方案，老闆會從中採納，還是可能會全盤推翻提出一個新的可能方案？』，如果是這樣同仁的討論有意義嗎？
後來在釐清會議的目的之後，我們接著討論
『到底開不開會，對與會的人有什麼損失跟好處？』
『這場會議再解決什麼困擾或問題？』
『開會完，這些現況的困擾會如何改善？有哪些成果？』
如果我們在開會前都無法想清楚，那怎麼奢望與會的客戶、同仁、老闆，積極地參與其中，接著在討論後有效做出結論，並聚焦成果的整理會議紀錄，而非單純的流水帳呢？
接著我帶領現場每位同仁開始進行視覺化會議的故事版圖解，
其實只需要簡單的白紙（畫上田字框）＋兩種顏色的筆即可進行職場的圖解應用
▋會後有伙伴問我
為什麼課程中我都能這麼快速地整理同仁的想法，並描繪出情境，甚至把關鍵字轉為圖像做表達？
說是經驗的累積確實不可或缺，但如果把圖解想像成一種語言
學習語言基本都是從單字開始
任何語言單字的組合其實都有一套系統
而我自己針對圖解單字，整理出了八大系統在上個月開啟《給繪畫苦手的100個圖解單字課》，第二期即將在10月24、26、28日登場。
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會議，是許多中小企業最喜歡做的事情。
曾經看過一個團隊一周最少開7-10個會議，有時會更多，最後的結果大都議而不決，不斷地探討特殊個案的解方，或是調整企畫內容去符合某些小眾的需求。
換個角度來看，這些在職場的日子上，我們有多少企劃、多少的專案提報，總是過不了上面主管、頂層老闆的首肯。
選商會議最重要的三件事：
1。 讓與會的主管和使用者在最短的時間裏瞭解系統功能。
2。 讓與會人員有初步的互動機會，瞭解對彼此的基本看法。
3。 評分，建立一張表格來評分。
經由評分，就有比較客觀的依據來選擇專案成員最希望合作的廠商。 確定議約廠商後，就進入議約階段。
凡是專案，就一定有啟動會議。
啟動會議最主要的目的是讓專案成員、利害關係人齊聚一堂、互相認識，瞭解專案的目標、工作大項、程和里程碑，最重要的是要爭取功能主管對專案的支持，能夠派出成員利用在原部門工作的時間來參與專案。
ERP專案的啟動會議有兩次。
前天請團隊聚餐當作尾牙的時候，有個小夥伴T跑來我旁邊聊天，忽然丟出了一個問題: 老闆，我的報告應該要怎麼包裝，還有我應該要再多加強哪些面向的能力，才能快速地升職加薪呀? 這個問題一丟出來，我忽然看到了好多雙亮晶晶的雙眼望向我，露出了求知若渴的表情。
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