2023-04-19|閱讀時間 ‧ 約 6 分鐘

繁雜的文書彙整作業

整建過後的成功湖
整建過後的成功湖
所有的業務中我最不喜歡但是我做得很好的就屬文書資料彙整了。所謂的文書資料,就是校內各單位因工作需求,請其他單位提供的文字資料。舉例來說,秘書處會要求學校各單位提供發展計畫;主計室會要求各單位提報經費預算表;課外組會請各單位更新新生手冊內容;教學發展中心則是請相關單位提供和新進教師有關的業務簡報。
我們通常的作業方式是這樣:一級單位的窗口收到其他單位蒐集資料的來信,會轉發給二級單位的窗口,而我就是所謂的二級單位的窗口,接著我會把信轉給組內的同仁,請同仁提供資料。等同仁回寄資料後,我把組內的資料彙整好,再回傳給一級單位。
但是如果你以為我就只是按個轉發鍵,把信轉出後就等著收回信,那你就大錯特錯了,這樣應該不會有人理你,尤其是那種很複雜的文書資料,大部分的同仁都懶得仔細看,所以我必須在信中說明清楚,告訴同仁該怎麼填寫。所以我收到信之後,會仔細查看信中的說明,了解對方希望我們提供的資料及格式,然後在轉給同仁的信中詳細說明填寫方式,押上回覆期限再寄出,這樣才算是完成通知作業。
有時候彙整的資料很複雜,我不太能理解對方的意思時,我會直接打電話給承辦人,問他的意思和我的認知是否相同。有的時候某些要求的資料同仁已經提供過,我會先擷取同仁之前提供的內容修改貼上,再寄給同仁確認是否無誤。也就是說我已經幫同仁填寫好,他們只要查看是否正確即可。又如果來信的附件資料多且內容冗長,為免同仁查找麻煩,我還會把和我們自己單位相關的內容用不同顏色的字體標示出來,並且在轉給同仁的信中告知頁碼,方便同仁查看。總之,我會依據來信內容來決定轉信給同仁前的前置作業,以及信件內容須做怎麼樣的說明。
這項業務我說我做得很好,並不是老王賣瓜,而是我從別組的同事口中聽說的。我所隸屬的一級單位底下有三個組,這三個組就是所謂的二級單位,我是C組的文書資料彙整窗口,大部分的資料彙整好後,要回寄給我們一級單位的秘書。多年前的某天,A組的某位同仁到我所在的辦公室找其他同事,不知怎麼的這位A組同仁突然提到我們一級單位的秘書說我資料整理得很好。聽到的當下其實稱不上高興,因為我的確花費了非常多的心力在這項業務上,但它卻是一份無法攤出來寫在績效上的工作。
我不喜歡這項業務,是因為它有許多吃力不討好的面向,比如:
  1. 有些同事覺得提供這些文書資料很麻煩,除非和自己利益有關,或是主管特別要求,不然一整年大大小小約有五、六十件的資料蒐集,大概提供不到十件吧(甚至不到五件)!有時還要打電話提醒才會提供。
  2. 常碰到提供的文字資料文句不通順,我還得打電話問同事想表達的是什麼意思,或是他想要說明什麼樣的事情,然後依照他的想法,幫他把文句改寫通順。這和我第一篇文章《這個句子不通順》提到的事情是一樣的,有些人就是沒辦法寫出通順的句子。
  3. 遲交是常有的事,所以我有時候會在繳交截止日的前一、兩天再發信提醒,如果截止後還未收到,就要口頭詢問同事是否要提供資料。
  4. 有些報告校方很重視,但是組內沒有什麼人提供資料時,我就要絞盡腦汁自己把資料生出來。所以長期以來,我必須理解組內同仁的業務狀況,才能把報告撰寫出來。
  5. 來回檢查是不可缺少的,除了把文句改寫通順外,還要檢查錯字,另外還要思考呈現方式是否讓人一目了然、簡單易懂。以上這些零碎的瑣事全部都包含在「文書彙整作業」裡面。我彙整資料常常看到眼花,所以現在都把字放得超大。也就是以上種種吃力不討好的原因造成我不喜歡這項業務。
我知道提供文書資料這樣的瑣事大家都不喜歡,但我想分享我對同仁提供文書資料的觀察:通常不太提供資料的同仁,被重視的程度也比較低。以我們單位為例,一級單位將二級單位提供的資料彙整好後會給主管查看,主管資料看多了大致上也知道什麼業務比較常出現,那既然某些業務比較常出現,那應該比較重要、龐大、複雜,主管也會比較知道這些業務的負責人是誰。其他不常出現或不曾出現在文書資料或報告上的業務,主管就會覺得這些業務不是重點。而主管的印象或多或少會影響經費預算的分配以及同仁升等的安排。所以如果不是現在所謂「安靜離職」的那種人,我其實覺得如果想增加曝光度的同事可以多提供資料。而且我們單位總共有三個組,不管是經費、考績、升等還是其他利益,不僅僅是組內同仁,也要和別組的同仁競爭。我們的一級單位通知各組提供資料時,會把前一次三組整併好的資料一併寄給各組的窗口,而我也會將此資料轉給組內同仁。我常常看到別組寫的內容也稱不上什麼大事,可能比我們組內同仁近期處理的業務小得多,但我們組就是沒人提供。我有時候在想:我們組的同仁到底有沒有去看別組寫些什麼?如果僅是為了省事而懶得提供資料,反而造成主管或別組同仁覺得我們組的某些人很閒的誤會。而且在爭取自身利益時,也因為主管對這位同仁的印象不深,會把他排在比較後面。
對我來說什麼是好的資料提供者?就是那種寄過來的資料,我不需要花心思修正、文句通順無錯別字、格式正確,直接可以複製貼上的,就是我心目中完美的資料提供者。但是,很難啊!
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