專案是為了人而存在,沒有人的話就不需要專案了。但要知道人是這個社會上最難管理的生物。和一般的職能經理有實權不同,專案經理在很多情況下是沒有多少權力的,因此更難以管理人的行為。專案管理知識體系 (PMBOK)指南第七版中,把「利害關係人」這個績效域放在了第一位,可見這個部份的管理跟其他部份的管理更為重要!
要去理解什麼是利害關係人,我覺得最好的解釋是以下這一句:
Someone who could act against the project if their needs are not considered.
簡單來說,就是專案會直接或間接會動到他(同時也包括自己)的利益的話,就能說是專案的利害關係人。衹要在管理時不好好照顧他們關心的利益,他們必定會跳出來妨礙專案的進行。所以不把這些人搞定,專案要成功是十分困難的。
"專案管理"跟一般的企業管理相同,也很重視人的管理。但專案管理在管人這一塊更為重視,主要的原因是因為專案必定會帶來一定程度的變革。衹要有變革的發生就一定會有人的利益受損或從中得益。專案經理必須好好的去聆聽、分析和平衡他們的利益,專案才能有一個良好的結果。
我相信在網上已經有不少的文章有介紹管理利害關係人的內容,而PMBOK指南第七版也給出管理他們完整流程。我不打算在此展開說明這每一部份到底是做什麼或是為何而做,有興趣的讀者可以在文未的參考資料內找到更加詳細的介紹。以下是PMBOK第七版中給出利害關係人的管理流程:
左邊流程圖的核心簡單來說就是找到誰跟專案有關係,知道他們想要的或關心的是什麼、在專案執行的過程中給他們想要的信息或要求他們給予意見,持續地關注他們想法的變化,並回到找人中去。
為什麼要先識別利害關係人呢?不識別不行嗎?反正如果有人發現他的利益受損了,他也必定會出現呀!
上面的問題我想說的是"對的",但我想說如果真的發生這樣的情況,管理可以說是失敗的。一般來說我們說管理,是就算真的發生一些意想不到的情況,專案經理也應該已經有對應的方案或立刻按預設的流程找出對策,以減低對專案的影響,即專案的三重約束(成本、時間和範圍)。
因此專案經理必須要先找到相關的人,了解他們所憂慮的東西並對他們進行期望管理,才能減低專案失敗的風險。
上面我說了那麼多識別人的內容,那到底要怎樣才能找到那些人呢?下面我分享一下我自己的一些經驗,以供參考。
識別專案的利害關係人只是管理人的第一步,但如果這一步做得不好,後面的所有步驟都會受到影響。因此通過上面所提到的小技巧,希望可以幫助各位專案經理更加有方向的去找人,增加工作效率和成果。如果大家有任何問題或想補充的,也歡迎各位留言交流分享。
Piscopo, M. (2023). What is a Stakeholder? How to Identify, Analyze and Manage Project Stakeholders. Project Management Docs. https://www.projectmanagementdocs.com/blog/what-is-a-stakeholder-how-to-identify-analyze-and-manage-project-stakeholders/
Miller, D. & Oliver, M. (2015). Engaging Stakeholders for Project Success. PMI White Paper.