投入更少，成效更好的80/20法則實踐指南

✨閱讀後你將學會：

• 識別並專注關鍵任務：學會辨識出哪20%的工作努力帶來80%的結果。
• 優化工作流程：理解如何優化或委派80%的低效工作，以提升整體工作效率。
• 持續的自我評估：定期檢視與調整工作策略，確保持續聚焦於高價值任務。

解鎖工作效率的秘密

你是否曾經覺得，不論工作多努力，成果似乎總是不如預期？《80/20法則》或許是你尋找的解答。也許你己經不止一次聽過它，也知道它在理論上的吸引力。但要如何將此應用於日常工作中呢？讓我們探索如何應用此法則提升你的工作效率。

80/20法則的基本概念

《80/20法則》，也稱為帕雷托原則（Pareto principle），由義大利經濟學家維爾弗雷多·帕雷托（（Vilfredo Pareto）提出。此原則發現在許多領域中有一個普遍現象：我們大部分的成果（約80%），通常來自少數的關鍵原因產生（約20%）。

同理，在職場上我們大部分成就可能來自投入的少部分任務，理解這一點，你將能更有效地分配資源和時間。

而《其實工作不必這麼累：《80/20法則》作者教你投入更少，成效更好》的作者理查德·科赫（Richard Koch）透過此書闡述如何將此原則實踐在工作中的策略。

80/20法則實踐4步驟

你可以透過這4個步驟，盤點如何提升你的工作成效：

識別關鍵任務->專注關鍵任務->優化其餘任務->持續評估調整。

1. 識別關鍵任務：檢視日常工作，找出對目標和產出影響最大的20%任務。
2. 專注關鍵任務：確保這些與目標和產出有高度相關的任務分配更多時間和資源，並得到優先處理。
3. 優化其餘任務：對於那些不那麼關鍵的任務（其餘80%的任務），尋找簡化工作流程的方法或委派他人的可能性。
4. 持續評估調整：根據目標和成效變化，定期調整工作焦點，以確保你專注於那些更重要的活動。

職場應用案例

先前我曾參與某事業群的主管會議，由於第一季是該部門的旺季，年初時，我告訴該事業群主管：「如果該部門第一季就達到全年損益兩平的營業額目標，我希望放大家一個月的有薪假。」

起初許多人直覺上都認為「不可能」，但團隊透過實際執行此4步驟後，第一季還未結束營業額便已經做到將近全年損益兩平的一半（該部門業績成長率超過200%）。

會議中我問主管們：「大家現在是否會相信，第一季就達成整年損益目標是有可能的？」（此時，已有許多主管點頭）；我再詢大家：「如果能夠回到今年一月一號，大家做事的方法是否會有所改變，以確保第一季就達成整年損益的目標？」（這時，主管們不僅點頭，眼神中更展現強烈的信心）

我分別以「業務、研究、主管」等三方面，簡述不同單位如何運用上述步驟指標來改變做事方法：

業務：找出關鍵客戶，提供完善服務

運用「調查法」找出關鍵客戶，並提供完善服務。讓許多客戶不僅向業務持續購買，更幫他介紹新客戶。讓業務能利用較少時間，創造出比他人更多的業績。

研發：運用內外部智慧，發揮槓桿效益

而研究團隊能運用「槓桿法」，透過內部與外部智慧，專注在最能帶來市場影響的潛力項目，而非平均分配資源於所有項目。達到較少時間投入，即能獲得更多的創新。

主管：專注戰略規劃，培養重點人才

最後，管理層能更聚焦於戰略性決策（策略法）和重點人才培養（激發能量法），而非將大量時間耗費於日常瑣事上。以能用較少的時間，達成更好的績效。

專注於高效產出，避免無效忙碌

Focus on being productive instead of busy- Tim Ferriss（專注於高效產出，避免無效忙碌），創造高績效的祕密不在於做得多，而是將時間投入在「對的事情」上。試著運用《80/20法則》的4步驟，將精力集中在那些關鍵任務上吧！

以下是上述提及方法在職場應用的簡略說明：

• 調查法：分析和識別關鍵客戶群的策略。
• 槓桿法：利用現有資源和能力以獲得最大回報。
• 策略法：制定和實施長期發展計劃的過程。

• 激發能量法：透過激勵和賦能員工來提升團隊效能。

採取行動轉變你的工作方式

《80/20法則》不僅是理論，其實踐價值已在多個領域得到證實。今天，當你回顧自己的工作任務時，不妨問問自己：哪些是那20%的關鍵任務？開始著手調整你的工作重心，你將驚喜於效率的顯著提升！

資料來源：李芳齡（譯）（2014）。《其實工作不必這麼累》The 80/20 Manager: Ten Ways to become a great leader。天下雜誌出版。（理查‧柯克  Richard Koch）

作者：羅凱揚（台科大企管博士）、黃博駿（臺灣高效能創新研究公司的創辦人）

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