職涯發展｜80/20 法則如何幫我提升職場工作效率

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80/20 法則，又稱二八法則，可以說是我進入職場中的第一課。

在職涯發展｜好學生入職場，不要被完美主義牽絆住一文中，我有提到身為過去學校裡的好學生、加上處女座的完美主義症作祟，我凡事都想親力親為、力求做到最好。

然而進到真實職場，特別是快節奏的管理顧問業，我過去的這套做事方式，簡直把我推入火坑。

以時間順序來處理任務，結果一團糟

一開始「我以任務派給我的時間序，來排序我各種任務的優先級」，也就是說，假如經理九點鐘告訴我等會兒寫一封Email和客戶確認某個疑問；九點半我的合作顧問告訴我，我們的簡報應該修改哪些內容；十點合夥人說有個客戶提案想讓我搜索某個資料（...沒錯，這就是管顧業從業人員的真實時刻表），我會以「先到先處理」的原則，並追求「每個都要做到最好」的精神，去一個個完成任務。

我忽略了，每件任務的重要程度是不一樣的。我這麼排序的後果，就是我視每項任務同等重要，並且我忽略了派給我任務的人，實際上不知道我還有其他任務，我並沒有溝通我的工作量，去管理他們的預期，只是如老黃牛般一口答應。

結果就是，我在「不重要的任務上，花費過多時間與精力」，「真正重要的任務，反而因為所剩時間不多，只能草率完成，做的不出彩」。

剛開始收到上司們的催促與著急的反應，我真是委屈得要死，我已經全力衝刺了，忙到連廁所也不敢上，work from home也在家裡位子上如坐針氈、如火燒的螞蟻，還是讓他們不滿意，對自己大失所望。

80/20法則：用最少的力氣，達到最大效果

之後經理找我復盤，我說我不是不認真，而是太認真、不想讓人失望，腦袋裡塞了太多東西，結果搞不清楚重點為何，造成一團混亂。

也就是那時，她跟我講了受用一輩子的「80/20原則」。

我在商學院早就有聽過，但是那時這對我只是知識，我並不知道如何應用，所以沒有內化成自己的技能。

所謂的「80/20法則」，是指在原因和結果、努力和收穫之間，普遍存在著不平衡的關係，譬如80%的利潤由20%的顧客帶來，80%的財富集中在20%的人手中。來源: ©經理人

如何才能花最小的力氣，換來最大的成果？經理提醒我，大多數人的努力付出，只會換來「20%的成果」，而聰明的人會將大部分精力投注在「最關鍵的20%」，達到「80%的成果」。

我這才醍醐灌頂，「假如我找到了關鍵點，做出80%的成果，而大多數人都只做出20%的成果，我自然顯得更有價值」

我不再如老黃牛般，所有任務來了就接，還傻傻認定這是別人信賴我的表現；而是會判斷哪些任務是重要的、會產生巨大價值的，再投注精力，懂得溝通拒絕重要程度沒那麼高的任務。

神奇的事情發生了，當我不再什麼任務都接、學會拒絕別人，並闡明原因「我目前手頭還有更重要的任務，因為這....」，來解釋這個任務多麼需要我。對方反而認為我更有價值、更加尊重我的時間，那些曾經「重複性高、無成就感、影響力小的工作」也逐漸從我身邊消失了。而我因為掌握到了關鍵任務，發揮了更大影響力，在別人眼中的價值提升，之後又會因為信賴我，而繼續把有價值的任務給到我，形成正向循環。

我比以前工作更輕鬆，但力氣全用在了對的地方。

離開管顧業，80/20 法則依然引領我的事業

因為管顧業高密度對於「事情輕重緩急判斷力」的訓練，這種判斷能力成為了直覺反應，讓我在做其他事業的嘗試時，也能迅速抓大放小，做任何事情都能「以最短的速度，達到最大的效果」。

80/20法則讓我得以第一次寫書，迅速抓住我出版書籍的主軸，不寫跑偏，在半年內完成我書籍內容的撰寫。

80/20法則使我第一次嘗試社群媒體行銷自己，就透過一次又一次的貼文反饋，抓住觀眾喜歡的內容重點，精準投放，不到一個月漲粉2000。

知道80/20 法則的，也正如這個法則名稱一樣，只有掌握上層權力的那20%人會應用自如，因此我希望藉由分享我的故事與歷程，讓更多人認識並學會應用80/20 法則，用聰明的辦法做事。