閱讀｜你還在窮忙中嗎？跟著《極簡工作術》找回更多自己的時間

看了好多跟極簡主義、斷捨離有關的生活類書籍，但其實「上班/工作時間」也佔據了我們一天中好大一部分，如果能更有效率的掌握工作效能，是否就能擺脫加班地獄、還給自己更多時間呢？

如果你是......

這是一本2020年出版，比較面向日本職場的書，作者透過自己的實踐故事，就像一個職場前輩像你透露他高效率的秘訣，我覺得還是可以從中找出部分符合自己的概念與作法，於是筆記在此，與大家分享。

那就開始吧！

而在開始展開「極簡工作術」之前，首先我們得先認知兩件事！

一、時間與金錢，哪個重要？

在時鐘滴答滴答中流走的時間，總是容易被人忽略，因為睡著之後還會再醒來，所以我們也習慣的會把一些時間“留到明天再做”。

「反正還有明天嘛！」

作者在書中舉了一個例子：假設你每天早上起床都能獲得86400元，但一天不花完就會消失，你應該會想盡辦法、物盡其用的把這些錢花好花滿吧！

但相對的，一天也有86400秒，我們是不是很少好好的善用每一秒鐘呢（？）

而回到現實世界來，相較於1塊錢花不掉還可以存起來，時間卻無情地無法儲蓄，過了就是過了，並不能累積到明天再用。更重要的是，我們不知道哪一天，時間會被用完。

所以，你現在意識到時間是很寶貴的嗎？

你的未來人生，就是現在一秒一分的使用結果。

二、追求時間管理之前，都先把工作桌整理一番

你知道根據數據統計，人一年內會花上100以上小時在尋找物品嗎？

將辦公文具、資料夾、都分門別類的整理好，就能快速地進入工作狀態，依作者建議，在整理工作區域的時候不要憑情感思考，只需要以「會用到（留）/不會用到（丟）」、「有用/沒用」來判斷即可。

“這個丟掉好可惜”、“不知道之後還會不會用到”

當心中升起這股捨不得的念頭時，我們一樣可以準備個「3個月用不到就丟」的資料袋或小箱子，當機立斷的全部丟進去，最終你會發現，沒有它們你一樣能夠正常工作。

而現今資訊發達的時代，我們可以透過google、ChatGTP蒐集資料，逛展會、研討會拿到的的公司產品簡介、ＤＭ，也都可以索取到電子版本，請讓這些功成身退紙本文件離開你的辦公區域。

你還可以這麼做

．丟掉過期已久、用不到的筆記本
．將需要的名片建檔，不需要的名片捨棄_{（評斷的方法有一個：就是拿起名片，如果想不起來這個人的臉或這個人是誰，那就可以丟掉了。）}
．過期的節慶賀卡_{（將感謝的心意放在心底，但為了抽屜空間，你不需要它。）}

好，現在你的工作桌都整理好了，讓我們開始練習進入高效率的工作狀態吧！以下結合作者在書中的建議，以及我自己的親身實踐，整理如下：

三、不使用筆記本、便利貼

過去的我在上班時很愛使用筆記本，不管是會議紀錄、代辦工作，通通都想滿滿的寫在筆記上，很老一派的作法_{（後來看到新進公司的年輕妹妹使用平板，真的是感覺到自己老了}🤣_），然而寫到最後累積的筆記本，想丟不敢丟（怕有重要記事），老實說也記載的亂七八糟_{（在會議中火速寫下的文字是能美到哪裡去🤷‍♀️）}。

而作者說不要使用便利貼的原因，在於便利貼在反覆黏貼之後，黏著力下降，很容易搞丟，反而造成困擾。例如：明明在便利貼上寫了重要的事情，卻一時忘記自己黏在哪裡，到底是在那個資料夾上、還是黏在筆記本內頁中，總之，還得花上好幾分鐘找那張該死的便利貼。

所以，重要代辦事項不要寫在便利貼上，把便利貼作為「訊息的傳達」即可，舉例：在郵件上貼一張「請幫我寄件，謝謝」的便利貼，協助寄信的同事處理完後把便利貼撕下丟棄。

四、不要花時間在郵件上

每收到郵件就代表新的工作降臨，你有沒有算過自己一天花多少時間在處理郵件上呢？

如果能減少收件＆寄件的數量，就能爭取到更多的工作時間，以下是作者的建議：

．不再需要的電子報，取消訂閱

．編輯好信件的固定模版，加快寄信速度、減少思考時間：ex稱謂＋自我介紹＋內容＋結尾問候，送出前只要留意收件人、稱謂、公司、內容提到的日期時間金額都對得上即可

．郵件主旨清楚明白，讓人一看就知道信件重點
．可趁電車通勤時查看郵件，不過要小心背後被窺探_{(萬一是重要機密文件的話）}

．自動分類的資料夾不要分得太瑣碎
．不去刪除郵件，因為一封封選擇信件並按下刪除也是相當花時間的，與其有時間做這些事，不如去做更有生產力、對自己更有幫助的事情

ps.由於作者本身業務之一是商務郵件的教學，所以有一整章都是在闡述如何寫好一封商務郵件。

五、專注時刻，不要把智慧型手機放在視線所及之處

我特別加上了「專注時刻」，是因為有些人的工作就是需要使用手機內的認證程式，或是需要簡訊收認證碼，要做到在上班期間把手機放得遠遠的，實在是滿困難的一件事。

不過，在決定認真寫作/工作的某個時間點，我還是會把手機放進抽屜，關掉筆電與手機的Line、mail通知聲（連震動都要關掉喔），專心地進入寫文心流，同時避免讓跳出的聲音或畫面分散了專注力。

各位雖然是待在辦公室，也可試著在需要專注工作的時候不要接電話、不要摸手機。根據美國加州大學爾灣分校研究：一般在專注被打斷之後，得花上23分鐘15秒才能回到原本的專注狀態。

如果你曾經把手機放在工作桌上，就會發現每過一陣子你只是想看個時間、讀個line訊息，或是打開手機裡的計算機，後續卻不知不覺花上幾十分鐘看社群媒體上的新鮮事，這個時間小偷實在是太可怕了！

六、不要排出優先順序，而是直接壓上Deadline

很多人都會習慣把代辦事項排出個優先順序，不過作者建議：不要「所有事情」都非得列出順序，假設今天有30件事情要做，光是要排幾點做什麼、接下來做什麼......洋洋灑灑30條就花掉許多時間，而實際上這些事情的進度條還是0！

💡能夠在1~5分鐘解決的事情就先做，例如：打一通電話訂東西、一兩分鐘就能回覆的信件。

我也認為，為工作設下「期限」十分重要，有時腦袋中出現一個寫作的好點子，可是如果沒有給它一個完成期限，我一定會「明日拖到明日又明日」。

沒有期限的事情不是工作，是想法

最後，要記住「期限」就是「死線」_{（有點像是給自己一個小壓力，不完成就會出包的感覺）}，如果真的害怕有“突發狀況”，那就把工作期限設定在真正「死線」的前幾天_{（但一樣要把這個日期當作是Deadline的心態喔）}，到時真的提早完成工作，也許還能獲得客戶或上司的讚賞。

七、大人也要製作時間表

還是學生的時候，不僅在學校要按表操課，回到家也會被規定幾點洗澡、幾點寫功課、幾點睡覺吧。那為什麼出了社會之後，就沒有了時間表呢？我們也許不需要太逼迫自己完美運用24小時，卻可以透過時間表的安排來充實生活。

以我自己為例子，我的平日一天大致上分配如下：

■6點：起床認真寫文章一小時
■7點：準備早餐
■8點：送孩子去學校
■9點：後開始工作時間（中間午餐與午休）
■傍晚5點到8點：親子時間
■晚上9點半：閱讀時間
■晚上11點準備就寢

正因為成為父母之後了解自由時間的寶貴，所以我更不想錯過，我跟另一半約好只在週末晚上一起追劇看電影。作者也提到不要花太多時間追劇與玩遊戲，因為0成長x12個月皆是0，但每天0.1、0.1的成長，365天下來就會變成1.44，這就是“成長的複利”

不改變自己的行為，就無法改變未來

八、正因為是討厭的事情， 所以要安排進行事曆

「真不想打那通客服電話啊～～」工作上難免會碰到討厭的事情吧，想到難纏的客戶、不想做的案子，真是很想逃避，最好留到最後再做好了，這樣的念頭正是造成延遲的原因。我也非常有感。

作者建議，「與人相關的事務一定要優先處理」並列入行事曆中，然後，做了一件討厭的工作，就安排一件「獎勵自己的工作」，或是喝杯咖啡、吃個甜點鼓舞一下自己。

九、襪子只要一種款式就好

這個建議看起來跟工作好像沒大相關，但對於每日處理「家務」的人來說，洗衣、購買日用品也是「日常工作」的一部分呀。

對作者來說，家裡的襪子統一選擇相同的款式、顏色來減少配對的時間，也不擔心可能兩支襪子穿錯的尷尬感，對極簡主義的我來說滿受用的，只是女生偶爾會因為鞋子不同而有「中長襪」、「船型襪」的需求，這時我會準備兩個小盒子，一個裝同顏色的船型襪、另一個裝黑色的中長襪，因為沒有商標、條紋、顏色所以不用配對，每次要穿的時候從盒中拿出兩支襪子就好，說真的，有誰會特別關注我穿的襪子呢(笑)。

為了避免大腦過度疲勞，就從減少身邊的物品選項開始。

把大腦的精力都放在重要的事物上，不重要的事情簡而化之即可。除了襪子，還有家裡需要的洗衣精、洗碗精、衛生紙，花一次時間決定好品質佳且價格合理的品牌商品，固定回購即可，就不需要再每次花時間研究或是因換品牌傷腦筋。

十、過度追求完美只是自我滿足

不同的工作，要求的成果/品質是不一樣的，如果是80分即可過關的工作，卻為了追求100分而多花上半天的時間，值得嗎？

過去的我就是如此要求自己，導致影響到後面的工作進度。而現在，我知道要先為這個待辦工作估算好需要花費的時間，例如：編寫一份有圖片素材的電子報，從編輯到發送只需要30分鐘，那就不要為了斟酌幾個不重要的用詞而花上兩個小時。

結語

即使每天只有0.1%的成長，都有可能成就更棒的未來

不知不覺寫了4000多字，感謝大家的閱讀～這本《極簡工作術》整體上好讀易懂，大家不妨從中找出適合自己的觀點去實踐，讓自己能準時下班，擠出更多自由時間。

最後，私心推薦工作行事曆—Sorted，這個非付費購買的 App 也許沒有像其他記事軟體如Notion、Note 如此有名氣，但這半年多我使用的相當順手，我會再寫一篇介紹文章跟大家分享，敬請期待！