如何幫自己「量身安排」適合的時間管理方法?

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2020-04-26
|閱讀時間 ‧ 約 8 分鐘
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現代人忙碌、工作量大,希望能夠好好休息卻找不到時間。 希望能夠高效工作的你,可能嘗試過不同的時間管理方法,但效果總不如預期,所以你常常感到挫折。
你有沒有想過,或許你不是用錯了時間管理方法,而是少了「量身安排」的過程?
每個人的專注力、工作量、需要休息的時間都不同,因此他人口中的時間管理方法不一定能套用到你身上。所以比起嘗試各種方法最後失敗,或許你可以先想想,你適合的方法、節奏與風格是什麼?
之前的我也是聽了很多"名人的成功方法",試圖想要早上六點起床,善用早晨的空白時間。
但是!我的工作偶爾需要在晚上八九點開會,開完時已經十點了,隔天根本無法在六點起床,如果硬要在六點起床,我整天的精神反而渾渾噩噩,無法高效做完我該做的事情。
因此,我重新調整我的起床時間,讓自己可以保有充足的睡眠,並搭配其他方法來增加我的工作效率。
以下我會分享 3 個我自己很常用的時間管理方法,但我不會花太多時間在談它多好,而是和你聊聊可以如何「把這個方法『套用』到你身上」

一、找出黃金時段、瑣碎時光

第一個方法是找出你的黃金時段以及瑣碎時光。
什麼是黃金時段?
黃金時段指的是一段你「精神充沛、有活力、思緒最清楚」的時間,可能是早上、中午、下午或是晚上,也可能是某個時機點,比如吃飯前、運動後或是洗澡後。
以我自己來說,我在早晨以及洗澡後是思緒最清楚的,所以我會把這個時間用來從事比較需要動腦的工作,像是寫作、打報告。而下午的時間我通常腦子動不太起來,所以我都會做比較輕鬆的事情,比如運動、打掃或是出門繳費。
那什麼是瑣碎時光?
瑣碎時光指的是「你看起來在做事,但是時光卻默默被浪費掉」的時間,比如通勤、煮飯、打掃或是上廁所等等。
這樣的時光時常無意間地被消耗掉,但其實只要你善加利用,可以幫助自己提早完成工作,甚至多做一些事情。
這裡要特別留意的是,瑣碎時光對於每個人來說的定義大不相同,對我來說煮飯比較像例行公事,因此單就煮飯這件事是有點浪費時間的,所以我才會把煮飯定義為瑣碎時光。但如果對於你來說煮飯是一個享受甚至是興趣,你希望可以百分之百投入在煮飯的過程,那這時煮飯對你而言就不是瑣碎時光。
所以,對於你來說,你的黃金時段以及瑣碎時光分別有哪些呢?
可以把這些時間條列下來,並且寫下分別可以做哪些事情,如此一來你對工作的性質以及時間分配比重上會有更清楚的了解。

二、安排專注與休息的循環

在安排完你的黃金時段以及瑣碎時光之後,再來保持專注度就是關鍵。
有一個維持高效專注力的方法叫番茄鐘,也是政務委員唐鳳平時在使用的方法。
番茄鐘的概念是,透過安排專注時間以及休息時間的循環,達到持續高效工作的效果。
比如說你可以一次工作 25 分鐘,在這 25 分鐘內盡力的投入工作,之後休息 5 分鐘讓自己充充電,作為一個循環。進行兩三個循環後再一次大休息,讓你可以在這段時間鐘保持投入,確保高效產出。
你可以一次專注 25 分鐘還是 50 分鐘?
每個人一次可以專注的時間不同,你可以透過多次的嘗試,找出最適合你的專注時間,也可以是 50 分鐘或是 70 分鐘等等。
同樣的,休息時間也要照自己喜歡的、適合的去訂定。
要怎麼知道自己適合幾分鐘?
這必須透過自己一次次體驗,去感受不同時間下自己的工作效率以及身體疲憊度為何,因而進行調整。
如果25分鐘時間一到,你感覺意猶未竟,這時時間就可以加長,萬一這時就停下,反而浪費掉你的寶貴精神。如果到了 40 分鐘你就開始精神渙散,這時你可以考慮減短時間,或是以 40 分鐘作為你的專注額度。
可以督促我的方式是什麼?
如果一直看著時間計時,反而讓自己更分心了。這時你可以考慮用鬧鐘計時,或是使用市面上的 app 輔助。
這邊我想分享兩個我自己常用的 app ,分別為: Flora 、潮汐。
第一款「 Flora」 中可以透過專注來種植各個國家的植物,而且每破完一個國家可以解鎖新的國家,如果你在專注期間觸碰手機則會殺死植物,是一款既可愛又很有成就感的輔助 app。(我目前已經解鎖27個國家了呢owo)
第二款「潮汐」呢,非常適合喜歡聽白噪音的人,裡面有許多大自然的聲音可以促進你的思緒。
市面上以番茄鐘為概念的 app 非常多,你可以去找到適合你的 app!
小提醒是,每個人每一天的個人狀況都不同,當下所需要的專注時間也不一樣,可以透過感受身體當下的能量來評估自己需要多少時間。
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三、評估合適的工作量

我們很容易高估自己一天可以完成的事情,而低估一年可以完成的事情
我們常常把自己的行程排得像課表一樣,除了不給自己休息的時間外,還常常要一心多用,導致心理壓力總是很大,最後扎實完成的工作卻又不多。
在這裡我想分享一個很不錯的評估方法,叫做「先吃掉那隻青蛙」,這個方法有出成書,大家有興趣可以去購買(書名:時間管理 先吃掉那隻青蛙)。
這個方法聽起來好像很奇怪,但概念很簡單,也就是「先解決最重要的事情」
這個方法本身對於會拖延,時常最後一刻才完成重要事情的人來說很有效(甚至是沒完成),可以優先嘗試這個方法。
不過在這裡,我想先把這個概念做一個延伸,而且加上了一句話-「再吃掉小蝌蚪」
什麼意思呢?
「青蛙」就像我剛剛說的,代表「很重要、必須當天完成、費力費時的事情」。而「蝌蚪」則是「比較不重要、不緊急、比較輕鬆、快速可以完成的事」,像是運動、繳費或是行政雜事。
先吃掉青蛙後,再吃掉蝌蚪,如此一來不僅優先完成重要的事情,而且也可以妥善利用剩下的時間。
界定性質、時間、數量
青蛙、蝌蚪本身代表的時數與工作性質,都要照自己的情形來安排。
比如以學生來講,青蛙可能代表一堂課兩個小時,而蝌蚪是預習一個小時的書。
不僅如此,青蛙、蝌蚪的「數量」也要照自己的能力與需求來做調整。
比如我起初在用這個做法時,我自己設定一天要完成三個青蛙、五個蝌蚪。然而,我後來發現我完全做不完,因此,後來我就改成一天要完成三個青蛙與三個蝌蚪,如此一來我的一天既過得很充實,也不會忙到焦頭爛額。
這個方法的好處是,一當你找到自己合適的青蛙和蝌蚪數量後,接下來每一天都照著這個架構安排,日後就不用每天花時間擔心會不會排了太多事情,或是不知道要從哪一個先開始的問題。
以上的三個方法,你可以綜合起來使用。
比如說我會在黃金時段做青蛙(精神最棒!),然後在瑣碎時間做蝌蚪,下午感到疲憊時再搭配番茄中輔助提振精神。
而你也可以從現在開始,為自己量身安排合適的時間管理方法,來增加你的工作效率。

保持彈性最重要!

無論你嘗試什麼方法,都要記得保持彈性的心去調整。因為每天的狀況的不太一樣,有時候工作少,所以可以少做一個蝌蚪,有時候時間一多,可以做兩個蝌蚪。
有時需要聽白噪音讓自己專注,有時候需要完全的安靜來避免分心,有時候早上就特別累,下午卻意外的有精神。依照每天的情形去彈性安排,才能讓你的專注效果最好,畢竟固定的模式做久一定會累。
今天就開始會自己量身設計一套高效工作的時間管理法吧!

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