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你在做簡報還是繁報?漫談五個簡報製作的常見盲點(1)

更新於 發佈於 閱讀時間約 3 分鐘
最近有兩個機緣,讓我又重新思考簡報製作這回事。
一是大田出版社的編輯大大,寄了一本有趣的書給我讀;書名叫做《最高學習法》。乍看之下,是本談學習方法的書,實際上大多數的篇幅,是在解說大腦如何運作,也有些內容和簡報有關,而且深得我心。
另一個機緣是最近受雜誌公會之邀,在「未來媒體領袖營」講了一堂課,主題是如何製作成功的創業提案簡報。
所以,接下來的一系列文章,就來漫談幾個常見的簡報製作盲點吧。

讓你昏昏欲睡的繁報

大家一定很常見到一種簡報:講者把所有要發表的內容,一字不漏地寫在投影片中;實際講述時就照著唸。遇到這種簡報,台下一片恍神的場景,總是司空見慣。
我把這種簡報叫做「繁報」,因為它一點也不簡,而且溝通效果很差,如下面這張範例(取材自這裡):
這就是典型的「繁報」。
這種「繁報」為什麼效果很差?其實不是講者不會講、或聽者不專心的問題,而是人類大腦的結構,天生就無法好好吸收繁報。
在文章一開頭提到的《最高學習法》這本書,第一章就介紹了一個我們平常不會注意到的事實:人很難同時聽進兩個人說話的內容。兩個人同時對你說話時,多數人一次只能聽進一個人說的話;另一個人說的雖然聽到了,內容卻往往無法完全聽進去。
這叫做「布洛卡/威尼克瓶頸」。
另外,當我們閱讀時,其實腦中也會有個聲音響起(各位在讀這篇文章時,應該也會發現你雖然是用眼睛看,但腦子裡卻有個聲音把文章逐字唸出);也因此我們很難一邊閱讀大量文字,一邊又完整聽進同時在耳邊響起的說話,因為對大腦來說,這同樣是兩個說話的聲音。
這就是照本宣科式的繁報,溝通效果很差的原因:台下的受眾要是專心看投影片內容,就聽不進講者說的話;反之,要是台下受眾選擇聽講者說話,就無法細讀投影片上的文字。
更糟的是,很多單位還習慣把投影片印出來做成講義,這等於是雪上加霜:你到底是要受眾聽講、看投影片,還是看講義上的字?

繁報和簡報的差異

我自己從很久以前開始,做投影片時,就只在投影片上放關鍵字內容,不會把要講的稿子全寫上去,像下圖:
我做的簡報,差不多都長這樣;即使縮成這麼小,也還勉強能讀。
這樣做投影片,我自己覺得有幾個好處:
  1. 製作快速:不必把所有內容逐字打上投影片,做起來當然快很多;
  2. 學習效果更佳:投影片上只有當下要講的主題,學員瞄一眼即可;大部分的注意力可以放在我的演說上,更容易專心聽講,不論學習成果或互動都比較好;
  3. 不易盜版:不得不說,有些人很會 copy 別人的簡報拿去用;像這樣只有標題的簡報,他們拿去了也不知道該講什麼,自然就不太會來盜版(大笑)。
而在讀了《最高學習法》中介紹「布洛卡/威尼克瓶頸」的章節後,我更加確認我這種簡報製作法的優越性,是「繁報」所無法匹敵的;聽眾可以很輕鬆地專注聽講,不必來回在演說和投影片內容間切換。

交報告,不要交投影片

可能有人會說,他們做的簡報是要用來交報告的,所以必須把內容全寫上去;但我覺得如果是這種用法,你應該要寫的不是簡報,應該是以文字為主的報告。
換句話說,你應該用文書處理軟體寫報告,而不是用簡報軟體。
用投影片的形式寫報告,是沒辦法完整敍事的;這也就是 Amazon 內部禁止使用投影片的主要原因:
「繁報」其實就是以投影片形式呈現的長篇報告;這種混合形式看似方便,但缺點很多;既達不到簡報的效果,也無法擁有長篇報告的完整論述能力。
該寫報告就寫報告,該做簡報就做簡報。一個是用讀的,一個用聽的,兩者攪一攪做成瀨尿牛丸,效果只會打折扣。
所以,大家別再做繁報了,好嗎?如果你老闆還是要你做繁報,請傳這篇文章給他看吧。
下一篇,我們來談簡報的另一個問題,就各種簡報特效的運用;這也是個有趣但比較沒人談的話題,我也想寫一篇來好好探討一下。
另外,這幾篇的內容,我有先錄一集 podcast;當然內容比文章要精簡一些;有時間的話,大家也可以先聽。
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