【職場22】一個簡單好用的表達結構：總→分→總
更新於 發佈於 閱讀時間約 1 分鐘
「簡報內容很豐富，不過你主要訴求是什麼？」「你報告的重點是......？」「資訊量有點大耶，用幾句話告訴我你想說什麼」不知道大家有沒有遇過類似的情況呢？
不管是和對內和同事、主管溝通報告，還是對外和客戶、合作夥伴溝通，這裡跟大家分享一個簡單實用的表達結構：總→分→總。舉例來說：
總 → 今天主要是月度的工作彙報會議，我將從 A、B、C 三個方向來說明......
分 → 首先從 A 開始，上個月我們取得了什麼進度......遇到哪種情況......我們如何處理......結果是如何......。接著是 B，blablabla......
總 → 整體來說，在 A、C 方向上，我們在本區域有比較好的月度成績，但在 B 這方面的問題，可以採取......的行動，以利後續......
而在每一小階段裡 (小總體、小分段、小總結)，其實也可以有「小總分總」喔，例如說：
段落裡的總 → 關於 A 方向，我們取得了 a 的進展，也遇到了 b 方面的挑戰...
段落裡的分 → 比較好的部分，我們在 a 方面做得還不錯，得到客戶的肯定，成功簽下了 100 萬的合約......而 b 方面則需要改善，根據上個月的記錄，有超過 80% 的客戶建議我們......
段落裡的總 → 基於 a 方面的進度以及 b 方面的反思，我們擬定了 c 計劃，來改善客戶體驗、以增進二次銷售的機會......
試試這個簡單的小技巧，不僅可能會讓我們說話變得比較有框架、節奏感，有時候在客戶面前、與同事主管在言談之間，還可以無形中展現出一種思路清晰、表達明確的聰明人形象呢 XD
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當你的事情有點複雜時，可能需要拆成三個部分來說明，接著在說明每個部分的開始時，開頭直接表明現在這個部分的重點是什麼，幫助對方進入狀況，也較容易記住你說的事情。
除此之外，你也可以加上一、二、三的數字表達，比如：「這件事有三個重點，第一是...」會更容易幫助對方理解。
「拆分主題法」就像是一個
先將你要說的話按照要素分類，比如分成問題來源、分析、建議解決方案等三部分，在對方開始認真聽你說話前先告訴對方，對方心裡就預期有這三件事，增加掌握度就更願意聆聽與理解。
然後你就按照這框架一一說明，對方就會覺得容易理解，每個說明盡量控制在三個部分內，因為人的專注時間有限。
要傳達較長的訊息時，
在會議中進行口頭報告時，要具有結構化的能力，以提高效率。結構化思考和表達可以節省雙方更多時間，提高效率。本文介紹了結構化報告的技巧，包括先行結論、提供證據支持、歸類分組和邏輯遞進。透過結構化的報告，可以幫助自己整理資料、整理思路，同時能讓對方快速理解和同意觀點，提升業務處理能力。
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