【職場22】一個簡單好用的表達結構:總→分→總

閱讀時間約 1 分鐘
「簡報內容很豐富,不過你主要訴求是什麼?」「你報告的重點是......?」「資訊量有點大耶,用幾句話告訴我你想說什麼」不知道大家有沒有遇過類似的情況呢?
不管是和對內和同事、主管溝通報告,還是對外和客戶、合作夥伴溝通,這裡跟大家分享一個簡單實用的表達結構:總→分→總。舉例來說:
→ 今天主要是月度的工作彙報會議,我將從 A、B、C 三個方向來說明......

→ 首先從 A 開始,上個月我們取得了什麼進度......遇到哪種情況......我們如何處理......結果是如何......。接著是 B,blablabla......

→ 整體來說,在 A、C 方向上,我們在本區域有比較好的月度成績,但在 B 這方面的問題,可以採取......的行動,以利後續......
而在每一小階段裡 (小總體、小分段、小總結),其實也可以有「小總分總」喔,例如說:
段落裡的總 → 關於 A 方向,我們取得了 a 的進展,也遇到了 b 方面的挑戰...

段落裡的分 → 比較好的部分,我們在 a 方面做得還不錯,得到客戶的肯定,成功簽下了 100 萬的合約......而 b 方面則需要改善,根據上個月的記錄,有超過 80% 的客戶建議我們......

段落裡的總 → 基於 a 方面的進度以及 b 方面的反思,我們擬定了 c 計劃,來改善客戶體驗、以增進二次銷售的機會......
試試這個簡單的小技巧,不僅可能會讓我們說話變得比較有框架、節奏感,有時候在客戶面前、與同事主管在言談之間,還可以無形中展現出一種思路清晰、表達明確的聰明人形象呢 XD
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這個時代在佔有搶奪的,不只是員工的時間、客戶的時間、你的時間,而是有限的黃金專注時間。
每個人都有不容觸及的紅線和底線,要怎麼做,都是一種選擇。而事實上,我們也都可以有所選擇。
"Hope for the best. Prepare for the worst." 告訴自己,別擔心,所有的安排,都是最好的安排。
每次的總結,都是在深化我們的理解,留下更難遺忘的記憶檢索點,內化成自己的知識、能力、反應。不必太貪心,想把所有事情都記住,那些真的能留在我們腦海裡、記憶在身體中的,才會是長久下來會產生複利效益的可遷移能力(transferable skills)。( ̄(工) ̄)
對未來的迷惘,是我們都曾有過的經歷。也許,也 不只曾經,而是各個世代現在正面臨的挑戰。 ( ̄(工) ̄)
三件職場常見小事,也是管理者的要事,平常沒事反思,持續提升領導力~
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