【職場26】讓表達變清楚的3個小方法

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在一些工作回顧簡報、給客戶的解決方案中,有時會看到一些似是而非的語句,例如說...

「他們正準備進行一個進度推進的保障動作」→ 正準備什麼?做什麼?推進什麼了?

「有的,我們正在努力跟進和某客戶的溝通討論機會......」→ 所以到底是有機會還是沒機會?現在是什麼情況?有約到了還是沒約到?

「這樣的一個措施在建設這個平台中扮演到一個比較關鍵的角色...」→ (╯-_-)╯ ~╩╩

有趣的是,這症頭不一定發生在剛學寫學術論文或解決方案的人身上,有些老鳥或高層管理者也可能有。

當然,由於習慣使然,亦或是素材庫不足 (可能在腦中或電腦中的),所以才不自覺地用更多同義詞或近義詞作為 fillers 來填補空洞。寫作者自己可能不容易察覺,短時間內也比較難改變,不過有幾個小方法也許可以試一下。

1. 用嘴巴讀出來:用眼睛快速掃過文字通常不會覺得有什麼問題,當一字一句用正常節奏讀出來時,就容易感覺到哪裡怪怪的,有助於聚焦需調整的範圍和表達的方式,這和語感和腦中的語料庫有些關係。
2. 請旁觀者看看:把你的簡報或文章拿給一位非上司或非參與者看看。她/他對專業內容可能沒有你懂,但有時候反而是個好處,容易找到行文表達中的失誤。
3. 砍掉一半長度:這招有點狠,不過一旦有了成功經驗,自己印象就會很深。簡單來說就是內容寫出後,要求自己只用一半的字數或頁數限制來改寫。人就是這樣,有時候字數不限制一下,就容易肆無忌憚,一句話有講等於沒講 XD。例如上述例子「這樣的一個措施在建設這個平台中扮演到一個比較關鍵的角色...」→「教學模式是設計此平台的依據」。
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Dr. Soonlin 的智學方舟
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學習就像一場航行,途中會遇到迷霧與暗流,但也會發現新的島嶼與可能。這裡是一個結合 AI x 教學 x 職場表達力 的學習空間,和你分享如何用更聰明的方式學習、表達與工作,從簡報提案、演講到 AI 工具應用,幫助你在職場和副業中提升影響力、創造更高價值。
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