🎤【雜感:一言難盡的工作經驗】

2022/08/29閱讀時間約 3 分鐘
我的職場經驗告訴我:如果問題是完整的,解決問題是容易的,通常問題無法解決,是因為問題的定義模糊不清。
昨日的打造信任之網一文,讓我回想起一個很難忘的工作經驗。
有次我跟個女生,一起經手房地產相關的專案。
公司這端已經跟主管機關申請核可,接下來要去繳交保證金、在所在公會登記、地政申請備查,這件事原先分配給那位女生做,我則去負責準備執業需要藥使用的表單契據、仲介獎金制度等。

某天,我跟那女生確認清單時,發現她沒去做這件事、很感謝她直接告訴我:抱歉,我忘記了——因為知道情況,就可以想辦法處理。

看起來碰到情況:不動產經紀業未登記而營業,要被罰10-30萬左右,那時候距離期限好像剩20幾天。

我們立刻上網去整個申請流程,查出來的時間,有點超過期限,但每個單位列出的步驟,有些是可以並列進行的。

舉例,同業公會需要確認不動產經紀業有繳交存營業保證金才會允許登記,存營業保證金證明是用掛號寄過來的,其實是可以請對方開好證明時,先給予電子檔影本提供給公會去跑流程,之後補正本。
所以,我當下判斷是,時間緊迫但來得及、就趕快準備匯款、準備資料、填寫表格,一開始我繼續讓那個女生做,但可能她有點嚇到,連續幾天走到我座位旁,後來跟她說,我來接手。
會寫出來,肯定是事情沒有這麼容易就解決了 XD

我們公司在成立房產部門時,曾經請一位房地產有名的大佬來指導,並邀請他做主持人,但在合作過程中,那位大佬跟公司主管有些磨合的地方,所以,那時候不太確定他的立場。
印象很深刻,他連續在我進行上述作業時,問我,OOO公司有申請OOO嗎?(要有這樣東西,上面的流程才跑得完。)

第一次,他問我,我去問當時辦OOO的人,對方說,有啊。我還上網查了,好像沒有,但對方說有,應該說有。

第二次,他又問:我之前跟你說,OOO公司有申請OOO嗎?你有去查嗎?我說我有,他說:你真的有上網查嗎?(十分感謝提醒。)

我又上網在查一次,結果還是顯示OOO公司沒有申請OOO,我直接打電話到該單位確認——結果真的沒有,當下真是晴天霹靂。

馬上跳起來去申請,也因為這個誤判,把我整個預留時間全部吃掉。

最後,在剩下倒數第2天的時候,我終於把所有的資料都處理好,但如果要直接寄或是臨櫃給地政,備案時間都會超過期限。
所以在倒數第2天晚上,地政下班前,我跟他講,如果沒辦法蓋到章要被罰錢,對方跟我說,明天你來我幫你蓋章。

隔天早上我8點衝去地政請對方蓋章,終於解決這件事,回到公司,公司的人員還表示:你讓我看到台灣O務員的效率。

我當下想直接向後躺平在地板上,明明一件小事,為什麼像電影一樣——因為問題沒有確認乾淨——我也沒去檢查關鍵點。

現在回想這件事,有幾個感想:
1. 在企業當中,員工報告事情,有不如預期的地方,不要做太多情緒反應,才能夠聽到真話,才能夠及時處理問題。

(針對隱瞞資訊的,要確認原因,會是風險。)
2. 執行關鍵任務要交給可信的人,或有共同利益者,要不然對於影響成果的關鍵節點要親自把關,否則可能白做工。
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    大吉嶺|閱讀行動派
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