活動,團隊要“活”才會動(上集)

2022/09/14閱讀時間約 9 分鐘
認識我的人應該都知道,比爾是個活動咖,或許是喜歡活動過程中那種一群人互動的協作感,也或許是很享受那種些許良性競爭帶來的刺激感,使得我從小不但喜歡參加活動,也喜歡辦活動。
尤其是辦活動的時候,總是喜歡花很多時間去思考什麽樣的橋段,可以讓參與活動的人不僅樂在其中,還可以感受到該活動本身想要傳達給大家的意念(所謂的“彩蛋”),借此讓同學們或是同事們不僅“身”,連“心”都給活動到,甚至是活動結束後,成爲大家茶餘飯後的討論話題!
這陣子拜讀硅谷阿雅的新書,裏面的這個小故事讓我感同身受,也很喜歡阿雅“即使是小事,也是讓團隊刮目相看的機會”的觀點,據此,想通過這篇文章分享5年前臨危受命下舉辦的一場年度大型活動來echo一下!
硅谷阿雅新書内容
五年前的一通電話
2017年8月中,我收到一通來自於前公司大中華區高科技行業總裁(就是我當時老闆的老闆)的秘書的電話,説是希望我來主辦新財年的年度行業大會(注:前公司的財年是每年9月起算);由於當時服務的是顧問公司,平常同一個行業團隊的同事們都是各奔東西,客戶在哪裏我們人就在哪裏,所以一年就這麽一次機會可以整個行業綫的同事們齊聚一堂。
但過往參加過幾次年會,總覺得最後就是一群人聽完老闆佈達完新年度的目標后散會,可惜了這麽多人一年就這麽一次歡聚的機會。既然現在有機會讓我來主辦,那一定要來點不一樣的 ~~ 所謂“己所不欲勿施於人”,覺得從前年會可以改善的地方就是我首要專注的地方:
  • 讓所有人藉由年會“認識彼此”(不然平常都是網友,很多時候在客戶面前才相認,尷尬)
  • 讓所有人藉由年會“瞭解目標”(不只是業績目標,還有新年度團隊該共同努力的方向)
  • 讓所有人藉由年會“增進默契”(尤其是拉近管理層與整個團隊之間的距離)
據此,跟高科技行業總裁開會時我特地問了新財年是否有什麽“主題”,得到下面圖片中的八個字,叫做是:“敢於夢想,突破未來”,英文是Dare To Dream。
高科技行業總裁好奇問爲什麽我會問這個問題(因爲之前幾年的主辦人都沒這麽問),我淡淡地回答希望可以在年度大會的活動策劃上有所結合,高科技行業總裁表示期待。
前公司2018年度年會主題

以終爲始的籌備期間
說很簡單,難的永遠是“説到做到”。後來花了2天的時間,想到了一個點子:抓住“DREAM”這個關鍵字的五個字母,設立五個關卡,並將所有同事分為十組,通過分組闖關的競賽方式來完成從頭就設定好的三大專注點:認識彼此 -》了解目標 -》增進默契。
將這個主軸設定好後,找了當時專案裡的Analyst 團隊成員們佈達,並舉了一個例子,例如:DREAM中的D也可以作爲Delivery的D,正好前公司向來以Deliver High Performance 著稱,所以關卡游戲的設計可以從傳遞物品的角度來思考之類的,幾個帥哥美女的年輕人很興奮地開始討論著剩下的細節。
我則同時策劃著2天年會中的其它橋段,並基本上底定架構如下圖:
三天活動的重點行程
Day1(周四下午):認識彼此
  • Before:以往因爲沒規劃,通常大家晚上才check-in,或是就算下午抵達會場的五星級resort也是繼續在房間裏工作,只爲參加Day 2的年度目標佈達會議
  • After:下午2點準時Opening儀式,通過闖關活動讓大家從頭就認識彼此,并且當晚晚宴的“表演”規劃也跟下午闖關活動相結合
Day2(周五整天):達成共識
  • Before:幾個合夥人輪番上陣佈達明年的目標與希望團隊要如何達標
  • After:我們試圖讓Day1與Day3的議程,跟Day2的年度業績目標的硬指標做鏈接,用軟實力的成分淡化整個年會到最後就是銷售型會議的刻板印象
Day3(周六上午)促進默契
  • Before:通常就是大家睡到自然醒享用完五星級resort的早餐後,互道珍重再見
  • After:設計環節讓管理層跟年輕一輩的Analyst與Consultant互動,建立默契
籌備過程中充滿著跟團隊們的互相激蕩,年輕的Analyst與Consultant按約發想出五個闖關游戯(如下圖,細節下個章節分享),既關聯D.R.E.A.M.為字首的英文字,又可以結合顧問公司的核心能力,到現在還是覺得他們很棒!!!
五個關卡的活動設計主軸

接下來直接通過當時具體活動細節,來介紹我們最後的策劃成果:
DAY 0 前奏:呼朋引伴不能少了你
還記得連同2個整天的所有細節規劃,跟高科技行業總裁匯報完的當下,他馬上請秘書排開那兩天的所有行程,希望可以全程參與;也就因此,在總裁的一呼百應下,與看似有趣的團建活動宣傳中,當年的報名人數破了紀錄
但辦這種team build活動,就像shopping mall人山人海的人氣不代表買氣,要來的人都掏腰包,營收才會真的入袋;第一步成功把報名的人氣冲上來后,接著最重要的是讓所有報名的主管與同事們都上飛機前往目的地,並全心參與
於是,擒賊先擒王,花了些時間撰寫了封郵件(如下),整封信是以“tell them, don’t ask them”的角度來操作,因爲忙碌的合夥人們,如果真的問他們是否可以參加,答案一定是“NO”,所以與其問一個得不到自己想要的答案的問題,不如直接“告訴”對方。
郵件寄出去后,我以説明年會中需要合夥人幫忙的地方(一會兒這個部分會細談)作爲切入點,分別一個一個通過電話聯係,以確保合夥人報名後真的都會前來目的地並參與。
既然合夥人們都親自參與其中了,合夥人們就不得不親臨現場;再加上行業總裁的大力宣傳,想當然爾,各個團隊的成員也就都按時抵達現場了!!!

DAY 1集合:各路人馬齊聚在一堂
當天下午所有行業成員90%在下午2點準時出現在開幕典禮的ball room,我們在屏幕上投影下面這個大大的闖關路綫圖,並清楚解説五個關卡的游戲規則與得分秘笈等,當時站在臺上看著臺下上百人的引頸期盼表情,完全可以感受所有人都覺得很興奮!
闖關路綫圖
以下按照DREAM順序,配合當時用來解説的示範影片跟大家進一步分享每個關卡的設計細節:
D,取Delivery的D
管顧寓意:前公司最重視的核心價值就是所設計出來的方案要可“交付並創造客戶價值
關卡設計:Ping-Pong Hero 乒乓英雄(詳見下方影片)
  1. 每組成員兩人三脚綁定后肩并肩排列成一直綫,通過紅色的U型管將乒乓球從A點傳遞到B點
  2. 如果過程中乒乓球掉地上,就要從A點重新開始(不能直接揀起來繼續)
  3. 兩組對抗,5分鐘内成功遞送到B點的乒乓球數多者勝出
R,取Reading 的R
管顧寓意:做顧問每天都在跟不同的客戶打交道,所以要做到僅憑幾面之緣,或是簡短對談就可以掌握客戶大概的個性與喜好
關卡設計:Match Up 配對媒合 (詳見下方影片)
  1. 每位成員首先在小卡片上寫下自己的興趣愛好(不寫名字)
  2. 將小卡片交給另一組,限時讓兩組輪流根據卡片訊息提問給另一組,並猜測卡片中的興趣分別屬於對方組別的哪一位成員
  3. 兩組對抗,5分鐘内成功猜出另一組成員人數多者勝出
E,取Enhancement的E
管顧寓意:顧問每天東奔西跑,客戶在哪裏我們就要去哪裏,加上長期以飯店爲家,通過健身來鍛煉身心是很常見的好習慣
關卡設計:Work-Out Challenge 健身挑戰 (詳見下方影片)
  1. 按照規定好的運動與組數,每組成員輪番上陣(不能連續也不能重複)完成:跳繩100下 + 平板撐 3 分鐘 + 仰臥起坐 60下 + 伏地挺身60下+ 呼啦圈 100下
  2. 兩組對抗,全部完成的分鐘數較少者勝出
A,取Association的A
管顧寓意:做專案時每天都在打仗,許多訊息都是片面式地被溝通來溝通去,所以做一個好顧問就要可以自行將這些訊息碎片互相關聯,並拼凑出全景
關卡設計:Passing Messages 傳遞訊息 (詳見下方影片)
  1. 簡單説是進階版本的比手畫脚,每一組分別選出負責出題與負責猜題的成員;負責出題的成員可以通過肢體語言口語提示(但絕對不能講出答案的諧音字)與白板圖畫的方式來給同一組負責猜題的成員猜
  2. 兩組對抗,5分鐘内成功猜出答案多者勝出
M,取Memory的M
管顧寓意:顧問每天要處理的訊息只能用“海量“來形容,據此懂得抓記憶點才是日理萬機的王道
關卡設計:First Sight 第一印象 (詳見下方影片)
  1. 跟R的關卡類似但不相同,每組成員首先在小卡片上寫下自己的興趣愛好(但這次寫上名字)
  2. 將小卡片交給另一組,限5分鐘讓每組都去記住對方那組成員的興趣愛好(經設計,每組在各關卡對抗的組別一定都不一樣)
  3. 兩組對抗,中間隔著一個白色布幕,布幕拉下后哪一組看到對方先說出來對方興趣的那組得分,5分鐘内成功猜出另一組成員人數多者勝出
我當時負責的是R這個關卡,看著所有同事們總是聚精會神地參與游戲樂在其中,并且通過跟另一組對抗來攻剋DREAM五個關卡,相信不只是每組成員之間,在關卡對抗過程當中,也可以認識到另一組的成員,整個下午非常適切地完成了“認識彼此“的DAY 1階段性目標
(下集我們將繼續分享三天年會中其他的精彩時刻)
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歷練美商顧問公司與臺商科技企業的橘鬍子弼爾,擅長以大膽創意搭配細膩實作的方式來帶領專案完成任務;在超過20個國際級城市裡,跟來自世界各地的同事客戶共事,積年累月試錯中精進自己的職場軟實力;希望將通過東西文化衝擊學習到的交戰守則,與在跨國商務場合裡成為意見領袖的技巧,經由顧問解析方式跟大家分享交流 ~
一個“世界這麼大,一定要出去闖闖”的簡單念頭,讓橘鬍子弼爾一畢業因工作就這麼在海外奔波了十幾年;在20+個國際級城市裡生活體驗異國風情,跟來自世界各國的同事與客戶們共事;積年累月試錯中精進自己的職場軟,逐漸在跨國商務場合裡成為意見領袖,進而通過文化衝擊來學習作為個國際平台的practitioner!
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