零售業採購 (Buyer / Merchandiser) -給想進我這個產業的人的三個建議

　　去年 10月，我舉辦了一場關於外商零售通路的職涯的線上分享會。在分享會裡，我整理出三點建議，給想進入零售業擔任採購的朋友，這也是我在零售業超過10年的職涯裡，從無到有所培養出來的可移轉能力，並且深入我的骨子，也改變了部分的我，讓我朝理想中的自己更接近。

　　我大學念的文組-外國語文學系，念英文系，其中一個原因，就是不想再算數學了。在大學期間，我進入文學的世界，我特別喜歡西洋文學史這部分，了解希臘史詩悲劇，所帶來的意義、讀懂小說背後，作者所要傳達的概念，這部份讓我覺得很快樂。當年，我最喜歡的愛好之一，是解讀各種藝術電影、大大小小的劇場表演、欣賞藝文展覽。大學畢業後，我曾經一度想要進劇場工作，成為劇團的表演者。曾熱血地參加演戲工作坊及即興劇工作坊，從來沒有受過表演訓練的我，當下根本沒有情緒，腦中一片空白，演不出來，但是卻被厲害的演員，即席的發揮給震懾到了! 內心深深地覺得自己真的無法勝任，壓力好大完全做不來，因此就放棄到劇團工作的念頭了。

　　當年的確妥妥地是位文藝女孩，但是受到身邊好友的激勵，開啟我對商業世界的興趣，因此走上了我人生第一個工作10年的修練之旅。

　　我的第一份工作，很幸運在紀伊國屋書店，擔任英文書採購的職位。工作中，的確可以翻閱很多英文書的目錄，挑選要引進店內販售的書籍，這份工作內容有一部分，可以讓我接近文藝書籍；而當商品要下單補貨、收到帳單要對帳，這部分是，偏向採購商業性質的工作。我很享受這份工作內容，也更想精通採購的技能，因此換下一份工作的時候，就進入美式賣場。

　　我在書店擔任英文書採購的期間，讓我跟數字沒有那麼陌生，採購這份工作上會用到的就是加減乘除，而且我也能跟人國外廠商好好聊天，也因為書店的英文書生意不大，跟海外的書商配合也不太需要溝通談判，就按照既有的折扣趴數來操作就好。

　　所以進入美式賣場之後，才開始鍛鍊通路採購的專業。不知道為什麼，我深深地相信成為一個專業通路採購，可以讓我成為自己想要的樣子，因此我想要給想進我這個產業的人的三個建議 :

　　有一款商品是超細纖維擦拭布 (Micro Fiber Tower) ，是非常暢銷的商品。這是從中國進口的商品，所以交期約是4-6周，每周我們會確認現有的庫存是否夠賣，若不夠賣，就客氣地寫封信，請廠商提前出貨；若計算後庫存可能過多，就寫封郵件，婉轉地跟供應商說要延後出貨。

　　事情就發生在，這款商品因為放在好的陳列位置，熱賣了超過兩周，當我反覆驗算著計算庫存的公式，

　　這是我第一次這麼做，我鼓起勇氣，打給中國的廠商，拜託他們幫忙，能否提前出貨!是否把給美國的貨挪一點給我們? 經過一番交涉後，供應商雖然沒有辦法，把要給美國的貨挪給我們，但是願意把上一代的產品，包裝不同的產品，用同樣成本再次出貨給我們。同時，我也及時跟主管報告事情處理的進度和解決方案，獲得主管的支持。因為即將面臨缺貨，所以商品進貨的過程必須全程追蹤，確保每一個環節都不能出錯，才能解除缺貨的危機。

　　首先確保中國廠商按時出貨，並且追蹤貨櫃到貨受清關進度，及確保統倉盡快分貨。並有清楚地跟5-6家賣場溝通，一一打電話跟商品部主管打招呼，提醒這款商品陳列時，要把現有產品收起來，並陳列這次進貨的商品，這樣消費者購買才不會感受到困惑。也才能讓保證讓業績銷售的銜接是無縫接軌。

　　最後，不僅解決這次短暫缺貨的危機，供應商也說他對我們積極和負責任的態度感到深刻。在其他的通路，也許缺貨的解決方法，就是換個商品賣就好。但是在美式賣場，超細纖維擦拭布只有1個商品可以也就代表著，會損失業績，會損失業績，因此無論如何，都要想盡辦法，亡羊補牢搶救業績。

　　一開始發現缺貨，因為看見這個問題，產生了必須馬上著手處理解決的急迫性，和衍生出了責任感(Owership)，思考解決辦法，嘗試給供應商溝通，討論提前出貨的可能性(Can Do)，並且追蹤(Follow Up) 整個過程從工廠出貨，及商品上貨架陳列後，才算完整把這個缺貨危機解除。零售業包含許多細節 (Retail is Detail)，這個處理缺貨危機的過程中，所包含了利害關係人: 工廠窗口、主管、賣場同事，都必須清楚溝通、即時回應，緊盯流程，才能順利讓危機落幕!

　　所以，我在擔任採購的期間，「積極態度」是讓我在每個危機中，都能化險為夷的重要護身符。

　

　　剛進美式賣場的時候，部門秘書分配給了我兩項文具，一台一個成人手掌大小的計算機，是無法塞進口袋的那種大，和一把30cm個長尺。

　　計算機是採購最重要吃飯的工具，從庫存數量及週數計算、商品毛利率，品類業績的堆疊，敲打計算機，算出關鍵幾個的數字，就能夠幫助採購作工作上的判斷，也能決定一個商品是否要繼續留在架上銷售，還是要下架。

　　除了掌握數字之外，也要負責每周製作業績預估報表，報表key 錯，多一個零、少一個零，是完全不被允許的! 所以製作報表時，一定要全神貫注，並且在再三檢查和驗算! 而這把長尺，可以把做好的報表印出來，精準的對齊格式，檢查每個欄位數字是否正確。

　　　要進入零售業，用數字管理品類、業績銷售是必備的，所以至少要能夠不討厭數字，而且慢慢地，也會培養出對數字敏銳度。

　　通路採購的溝通談判能力，並不是聊天說話，而是如何在有限的時間裡，說到讓廠商聽得懂，並且願意照著做，最後拿到想要的結果。

　　從採購的角度來看溝通談判，在我還是採購小菜雞的時候，常常跟廠商講電話，一講就超過10分鐘，卻還掛不了電話，主要是因為，我讓廠商做一件事，他們會跟我說好多理由。我主管有一天看不下去了，在我掛了一通電話後，他就跟我說:

　　事實上，我花10分鐘，跟廠商態度客氣地說一堆話，達到我想要的結果。可以優化的，如何在有限的時間內，拿到想要的結果 ? 然後再去完成更多的專案。我好好地說，說服不了，就換個方式說，用公司規定、主管規定...等方式，來讓供應商理解，現在你要他做的事情，就是要這樣做，沒有商量的空間。

　　從供應商的角度來看，跟採購聯絡的業務也很忙，甚至有可能一個業務就要負責大潤發、家樂福、全聯、還有好市多! 所以如何清楚有條理邏輯地讓業務聽懂你的要求，並且願意優先處理你的事情? 這是很重要的溝通技能!

　　這10年的工作期間，為了增進溝通談判技巧，把自己從一位文藝少女，推胎換骨蛻變成一位沒有價格要不到的談判高手，我也透過下班後，去進修增進自己的談判能力。

　　以上三個建議，就是我想要給想要進入零售產業 - 零售通路的建議。若你還有其他更多想要詢問的問題，歡迎跟我交流。