零售業採購 (Buyer / Merchandiser) -給想進我這個產業的人的三個建議

2023/01/29閱讀時間約 7 分鐘
Lynn 整理
  去年 10月,我舉辦了一場關於外商零售通路的職涯的線上分享會。在分享會裡,我整理出三點建議,給想進入零售業擔任採購的朋友,這也是我在零售業超過10年的職涯裡,從無到有所培養出來的可移轉能力,並且深入我的骨子,也改變了部分的我,讓我朝理想中的自己更接近。

大學時期的文藝少女

  我大學念的文組-外國語文學系,念英文系,其中一個原因,就是不想再算數學了。在大學期間,我進入文學的世界,我特別喜歡西洋文學史這部分,了解希臘史詩悲劇,所帶來的意義、讀懂小說背後,作者所要傳達的概念,這部份讓我覺得很快樂。當年,我最喜歡的愛好之一,是解讀各種藝術電影、大大小小的劇場表演、欣賞藝文展覽。大學畢業後,我曾經一度想要進劇場工作,成為劇團的表演者。曾熱血地參加演戲工作坊及即興劇工作坊,從來沒有受過表演訓練的我,當下根本沒有情緒,腦中一片空白,演不出來,但是卻被厲害的演員,即席的發揮給震懾到了! 內心深深地覺得自己真的無法勝任,壓力好大完全做不來,因此就放棄到劇團工作的念頭了。

開啟採購職涯的大門

  當年的確妥妥地是位文藝女孩,但是受到身邊好友的激勵,開啟我對商業世界的興趣,因此走上了我人生第一個工作10年的修練之旅。
  我的第一份工作,很幸運在紀伊國屋書店,擔任英文書採購的職位。工作中,的確可以翻閱很多英文書的目錄,挑選要引進店內販售的書籍,這份工作內容有一部分,可以讓我接近文藝書籍;而當商品要下單補貨、收到帳單要對帳,這部分是,偏向採購商業性質的工作。我很享受這份工作內容,也更想精通採購的技能,因此換下一份工作的時候,就進入美式賣場。

通往專業採購經理的修練之旅

  我在書店擔任英文書採購的期間,讓我跟數字沒有那麼陌生,採購這份工作上會用到的就是加減乘除,而且我也能跟人國外廠商好好聊天,也因為書店的英文書生意不大,跟海外的書商配合也不太需要溝通談判,就按照既有的折扣趴數來操作就好。
  所以進入美式賣場之後,才開始鍛鍊通路採購的專業。不知道為什麼,我深深地相信成為一個專業通路採購,可以讓我成為自己想要的樣子,因此我想要給想進我這個產業的人的三個建議 :
Lynn 整理

這是一個真實發生的故事

因為可能缺貨,讓採購購職涯差點結束...

  有一款商品是超細纖維擦拭布 (Micro Fiber Tower) ,是非常暢銷的商品。這是從中國進口的商品,所以交期約是4-6周,每周我們會確認現有的庫存是否夠賣,若不夠賣,就客氣地寫封信,請廠商提前出貨;若計算後庫存可能過多,就寫封郵件,婉轉地跟供應商說要延後出貨。
  事情就發生在,這款商品因為放在好的陳列位置,熱賣了超過兩周,當我反覆驗算著計算庫存的公式,

  我百分百的確定,看這樣的銷售速度,不到4周,就將會缺貨。我心裡想著: 「完蛋了!!!我的採購職涯會不會停在這裡??

熱賣的商品,缺貨真的是一個非常嚴重,而且會被檢討的事!
  這是我第一次這麼做,我鼓起勇氣,打給中國的廠商,拜託他們幫忙,能否提前出貨!是否把給美國的貨挪一點給我們? 經過一番交涉後,供應商雖然沒有辦法,把要給美國的貨挪給我們,但是願意把上一代的產品,包裝不同的產品,用同樣成本再次出貨給我們。同時,我也及時跟主管報告事情處理的進度和解決方案,獲得主管的支持。因為即將面臨缺貨,所以商品進貨的過程必須全程追蹤,確保每一個環節都不能出錯,才能解除缺貨的危機。
日常的工作流程,因為缺貨,提高緊急程度,變得每一個流程都要掌握!!
  首先確保中國廠商按時出貨,並且追蹤貨櫃到貨受清關進度,及確保統倉盡快分貨。並有清楚地跟5-6家賣場溝通,一一打電話跟商品部主管打招呼,提醒這款商品陳列時,要把現有產品收起來,並陳列這次進貨的商品,這樣消費者購買才不會感受到困惑。也才能讓保證讓業績銷售的銜接是無縫接軌。
  最後,不僅解決這次短暫缺貨的危機,供應商也說他對我們積極和負責任的態度感到深刻。在其他的通路,也許缺貨的解決方法,就是換個商品賣就好。但是在美式賣場,超細纖維擦拭布只有1個商品可以也就代表著,會損失業績,會損失業績,因此無論如何,都要想盡辦法,亡羊補牢搶救業績。
  一開始發現缺貨,因為看見這個問題,產生了必須馬上著手處理解決的急迫性,和衍生出了責任感(Owership),思考解決辦法,嘗試給供應商溝通,討論提前出貨的可能性(Can Do),並且追蹤(Follow Up) 整個過程從工廠出貨,及商品上貨架陳列後,才算完整把這個缺貨危機解除。零售業包含許多細節 (Retail is Detail),這個處理缺貨危機的過程中,所包含了利害關係人: 工廠窗口、主管、賣場同事,都必須清楚溝通、即時回應,緊盯流程,才能順利讓危機落幕!
  所以,我在擔任採購的期間,「積極態度」是讓我在每個危機中,都能化險為夷的重要護身符。
 
Lynn 整理
  剛進美式賣場的時候,部門秘書分配給了我兩項文具,一台一個成人手掌大小的計算機,是無法塞進口袋的那種大,和一把30cm個長尺。
  計算機是採購最重要吃飯的工具,從庫存數量及週數計算、商品毛利率,品類業績的堆疊,敲打計算機,算出關鍵幾個的數字,就能夠幫助採購作工作上的判斷,也能決定一個商品是否要繼續留在架上銷售,還是要下架。
  除了掌握數字之外,也要負責每周製作業績預估報表,報表key 錯,多一個零、少一個零,是完全不被允許的! 所以製作報表時,一定要全神貫注,並且在再三檢查和驗算! 而這把長尺,可以把做好的報表印出來,精準的對齊格式,檢查每個欄位數字是否正確。
   要進入零售業,用數字管理品類、業績銷售是必備的,所以至少要能夠不討厭數字,而且慢慢地,也會培養出對數字敏銳度。
Lynn 整理
採購的工作之一就是說服。
  通路採購的溝通談判能力,並不是聊天說話,而是如何在有限的時間裡,說到讓廠商聽得懂,並且願意照著做,最後拿到想要的結果。
  從採購的角度來看溝通談判,在我還是採購小菜雞的時候,常常跟廠商講電話,一講就超過10分鐘,卻還掛不了電話,主要是因為,我讓廠商做一件事,他們會跟我說好多理由。我主管有一天看不下去了,在我掛了一通電話後,他就跟我說:
若你說服不了供應商照你的話做,就規定供應商去做。
  事實上,我花10分鐘,跟廠商態度客氣地說一堆話,達到我想要的結果。可以優化的,如何在有限的時間內,拿到想要的結果 ? 然後再去完成更多的專案。我好好地說,說服不了,就換個方式說,用公司規定、主管規定...等方式,來讓供應商理解,現在你要他做的事情,就是要這樣做,沒有商量的空間。
  從供應商的角度來看,跟採購聯絡的業務也很忙,甚至有可能一個業務就要負責大潤發、家樂福、全聯、還有好市多! 所以如何清楚有條理邏輯地讓業務聽懂你的要求,並且願意優先處理你的事情? 這是很重要的溝通技能!
如何讓業務感受到事情急迫性,願意優先幫忙處理你的事!
  這10年的工作期間,為了增進溝通談判技巧,把自己從一位文藝少女,推胎換骨蛻變成一位沒有價格要不到的談判高手,我也透過下班後,去進修增進自己的談判能力。
  以上三個建議,就是我想要給想要進入零售產業 - 零售通路的建議。若你還有其他更多想要詢問的問題,歡迎跟我交流。
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過去我擔任 Costco及 Walmat…等零售通路採購經理,曾經把業績從0的產品,包裝上架成賣場內的明星商品。但更多的是,我看到許多供應商的產品真的很好, 可是,卻不懂如何精準跟通路採購提案,因此錯過成為明星商品的機會。 我決定將過去經驗分享給有自己產品,幫助不知道如何上架到實體通路的賣家、廠商。
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