很多人在職場上面做時間管理的時候都會很挫折，因為就算用了艾森豪矩陣，將許多事情以緊急與重要性分類，但是每天要處理的事情都那麼多，一堆事情都是緊急重要，根本處理不完。
以我的經驗，我看過有很多有這樣困擾的人是怎麼處理事情的，我發現了一個現象，就是這類人往往都是在關心眼前的事情，都沒有想到以往的發展。
有很多事其實不是一天兩天可以完成的，所以你會覺得應接不暇是正常的，比如老闆可能今天突然要一個報表，然後這個報表的難度是加班到12點也做不完的。你可能會怪老闆為甚麼會給你這種不可能的任務，然後你原來要做的事情的時間也都被排擠掉了，而且你會發現這種狀況一直發生，原因就是你可能從來沒有預測過未來可能會發生什麼事，然後要什麼時候開始做才來得及。最簡單的例子就是每個月的例行公事，雖然說這件事情大家都知道什麼時候要交，但是以我的的觀察，幾乎大家都是遲交，因為大家總會習慣在最後一刻才來開始做這件事情，而當你在做這件事情的時候，又很容易被插單，所以就導致永遠都在遲交。有一個關鍵的步驟你可能也忽略掉了，就是做任何資料之前，要先把還沒拿到的資料給追到手，不然當你寫得很高興，想說剩下最後一點點就可以交卷了，這個時候突然發現這個缺少的資料，是握在別人的手裡，於是你就一定要等他給你，你才能完成。那想當然，不是他在急，一定也不會拚盡全力完成，然後當他把給你資料的時候，你又需要作業時間，這時候肯定是會遲交的。
我自己在做這種例行公事的時候會分成兩個部份來做，第一個就是先預估，如果資料都到手的情況下，還需要多少作業時間，那第二個部分，就是要把資料追到手需要多少的時間，這兩個時間加起來，就會是真正的作業時間，而要追資料的時間其實不好掌握，要看你對對方的了解程度來定。
能夠這樣做例行公事只是基本功而已，因為工作一段時間之後，你會發現老闆會有意無意叫你處理一些事情，但是不一定會告訴你期限，但其實老闆的心中都有預設一個期限。也可能是他不想要定，也可能是他還沒有完全想好，但是到時候老闆一定會問這件事情已經執行到哪裡了。想當然，沒有預測到老闆會問的話，一定就是兩手空空，搞不好根本忘記這件事了。像這種事情一定要放在代辦清單裡面，當老闆問起的時候，至少要回答一些東西出來。
在做時間管理的時候，不能只把眼前的事情做好而已，有時間的時候一定要先處理未來會發生的事情，因為到別人跟你要資料的時候，就已經來不及了，就算做到半夜，也錯過了最佳的時機，所以這可能就是很多人會覺得自己很忙，但是卻不得老闆緣的原因。
