【專案經理面試】如何展現計劃和時間管理能力

閱讀時間約 2 分鐘

專案之所以為專案
除了專案的基本定義:在特定時間、特定範圍達成特定目的外

更重要的是,對於公司來說,一定是“新”的

所以專案經理如何清楚專案的目標,並引導成員邁進
是非常重要的事

一、要讓大家知道自己該做什麼(What to do)

二、更要讓大家知道自己是為何而戰(Why for)

所以在面試中,絕對要讓自己的這塊能力凸顯出來

該怎麼做,我有以下三點建議

  1. 先描述專案目標、高層期待
  2. 再來給出專案框架,取代過多的細節
  3. 透過何種機制確保時間管理

先描述專案目標、高層期待

在講述任何專案前,請給聽故事的人
也知道此專案的目標和預期的效益
因為這是讓聽眾最能直接感受、理解這個專案的方式

這邊要特別注意,很多人會把描述方法跟描述目標混在一起

比如說:我做了一個ERP系統的導入案
我可以講,此專案的目標是導入ERP系統,共有多少模組、多少功能…等等
如果我的聽眾是一個不了解ERP系統的人
其實他很難理解我在說什麼

應該換一種方式論述
專案導入ERP到底是為了什麼
是為了,讓資訊對稱,所以訂單可以更準時出貨
還是為了財務計算帳務能夠更準確,管理層能得到更精確的數字

記住一件事:將你的”專案“和”商業目的“結合
也就是老闆到底為什麼會想支持這個專案

再來給出專案框架,取代過多的細節

描述完專案目的,再來就可以訴說你是如何規劃專案的了

常常也可以聽到很多PM開始鉅細彌遺的描述規劃
遇到什麼困難,突破了什麼法規等等

請別這樣做

請先給出框架

像是,這個專案拆成幾個階段上線
每個階段預期達成的目標
共有多少模組、有多少功能
牽扯到多少部門、多少團隊成員

聽眾才會對於你的專案有一個想像跟邊界
大概可以感受出專案的規模和範圍
如果直接跳進去細節,真的沒人聽得懂

透過何種機制確保時間管理

我常常會問來面試的PM說:「你如何確保專案成員都有照進度在走」
最常收到的回答就是:「我們會定期開會」

然後就結束了回答

其實我會更想聽到,你在專案中建立了怎樣的制度確保進度進行

專案會議是一定會有的,但你要把它做分類和歸納目的

比如說: 通常在監控專案時,我會建立以下幾種制度

  1. 專案週會
  2. 專案月會
  3. 專案週報
  4. 回顧會議
  5. 檢討會議

再分別論述每一種會議的目的性

專案週會是讓所有團隊成員參加,分別講述遇到的困難急需要的幫助
專案月會讓高階主管也參加,尋求高階協助或資源調度 ….等等

這樣才能讓面試官感受到,你是怎麼掌控專案的

而不是一句,透過定期開會來回答

以上就是我針對「如何展現計劃和時間管理能力」的三點建議

希望大家都能在面試專案經理的路上順利

9會員
35內容數
當你成為主管,不再是第一線的執行人員後,該用什麽樣的心態來面對工作、同仁;這邊是一個有感而發分享經驗的地方,歡迎共同討論
留言0
查看全部
發表第一個留言支持創作者!