專案之所以為專案
除了專案的基本定義：在特定時間、特定範圍達成特定目的外
更重要的是，對於公司來說，一定是“新”的
所以專案經理如何清楚專案的目標，並引導成員邁進是非常重要的事
一、要讓大家知道自己該做什麼(What to do)
二、更要讓大家知道自己是為何而戰(Why for)
所以在面試中，絕對要讓自己的這塊能力凸顯出來
該怎麼做，我有以下三點建議
- 先描述專案目標、高層期待
- 再來給出專案框架，取代過多的細節
- 透過何種機制確保時間管理
先描述專案目標、高層期待
在講述任何專案前，請給聽故事的人
也知道此專案的目標和預期的效益
因為這是讓聽眾最能直接感受、理解這個專案的方式
這邊要特別注意，很多人會把描述方法跟描述目標混在一起
比如說：我做了一個ERP系統的導入案
我可以講，此專案的目標是導入ERP系統，共有多少模組、多少功能…等等
如果我的聽眾是一個不了解ERP系統的人
其實他很難理解我在說什麼
應該換一種方式論述
專案導入ERP到底是為了什麼
是為了，讓資訊對稱，所以訂單可以更準時出貨
還是為了財務計算帳務能夠更準確，管理層能得到更精確的數字
記住一件事：將你的”專案“和”商業目的“結合
也就是老闆到底為什麼會想支持這個專案
再來給出專案框架，取代過多的細節
描述完專案目的，再來就可以訴說你是如何規劃專案的了
常常也可以聽到很多PM開始鉅細彌遺的描述規劃
遇到什麼困難，突破了什麼法規等等
請別這樣做
請先給出框架
像是，這個專案拆成幾個階段上線
每個階段預期達成的目標
共有多少模組、有多少功能
牽扯到多少部門、多少團隊成員
聽眾才會對於你的專案有一個想像跟邊界
大概可以感受出專案的規模和範圍
如果直接跳進去細節，真的沒人聽得懂
透過何種機制確保時間管理
我常常會問來面試的PM說：「你如何確保專案成員都有照進度在走」
最常收到的回答就是：「我們會定期開會」
然後就結束了回答
其實我會更想聽到，你在專案中建立了怎樣的制度確保進度進行
專案會議是一定會有的，但你要把它做分類和歸納目的
比如說： 通常在監控專案時，我會建立以下幾種制度
- 專案週會
- 專案月會
- 專案週報
- 回顧會議
- 檢討會議
再分別論述每一種會議的目的性
專案週會是讓所有團隊成員參加，分別講述遇到的困難急需要的幫助
專案月會讓高階主管也參加，尋求高階協助或資源調度 ….等等
這樣才能讓面試官感受到，你是怎麼掌控專案的
而不是一句，透過定期開會來回答
以上就是我針對「如何展現計劃和時間管理能力」的三點建議
希望大家都能在面試專案經理的路上順利
