計劃可以增加溝通效率

不論個人或組織要進行改變，適當的計劃都可以幫忙我們更有效率的達成目標。即使是我們認為簡單的與部屬的日常溝通，透過規劃適當的問題，仍然可以有效地透過提問幫忙部屬聚焦並進行相互回饋。

Marshall Goldsmith在《練習改變》一書中就提到一個例子，有位頂尖銷售人員因為表現優秀，加上同事都喜歡他，被拔擢為公司執行長。但他的部屬覺得這位新的執行長思考跳耀，難以給部屬「提供清晰的目標和方向」，於是接受Goldsmith的輔導。為了改善這個問題，Goldsmith要求他與9位主要主管每個月定期進行一次一對一會談。

每次會談，他會請這位執行長都要在一張紙上列出以下問題：

我們的目標是什麼？

你的目標是什麼？

你和你的部門哪些工作做得比較好？

哪些工作需要改進？

我能怎樣幫助你？

你能怎樣幫助我？

我覺得這幾個問題問的很好：

1. 我們的目標是什麼？這個問題讓這位執行長與會談主管可以將公司的目標進行對齊，再次確認雙方對公司的目標看法一致。如果主管的認知與執行長不同，也可以在這裡進行溝通與說明。如果公司內所有部門主管都目標一致，可以更有效率的達成公司目標。

2. 你的目標是什麼？這是理解主管是否將公司目標轉化成部門目標。執行長也可以檢核部門主管的努力方向是否有偏差。

3. 你覺得你和你的部門哪些工作做得比較好？這可以給部門主管將部門在這一段時間內的主要工作成果與執行長分享。也讓主管清楚的知曉：執行長每個月都會詢問這個問題，部門在這段時間需要有相當的產出。

4. 哪些工作需要改進？這裡提供給部門主管一個反思的機會，看看部門中還有哪些地方可以做的更好。執行長也可以將一些對於部門或主管的建議，利用這個機會提出。

5. 我能怎樣幫助你？對於主管或部門所遭遇的問題，執行長可以提供什麼樣的協助，這是一個好的機會可以讓部門主管提出需求，同時聆聽執行長所提出的建設性建議。

6. 你能怎樣幫助我？關於這個問題，一開始我覺得很疑惑。Goldsmith提出說明：我們很少有人能利用這種相互幫助的力量，提出這個問題對於執行長而言意味著把他的弱點和漏洞暴露出來，這並不是件容易做到的事情。但如果對部屬真誠的詢問這樣的問題，並取得回應，就可以讓部屬感覺這位執行長是一位坦率且願意接受他人意見的人。

以上幾個問題，是每次的一對一會議都需要討論的，與會雙方：執行長與部屬，在會議之前都要事先準備，這就提供雙方一個反思的機會。我覺得這幾個問題，會對營運管理很有幫助，可以跟進情境修改後，好好的運用。

圖片來源：https://www.chanty.com/blog/communication-plan-template/