【書評】學問 ORID:教你如何開一場有意義的會議 | 職場溝通技巧

閱讀時間約 6 分鐘
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在職場中,需要彼此確認共識並協作,才能一同完成困難的任務。因此對話就非常的重要,我們會舉行各種大大小小的會議,透過交流與對話,決定任務要怎麼進行。


但隨著會議占滿我們的時間,卻發現無意義的會議越來越多。有些會議上,我們只是負責出席,聽聽上頭說明內容,靜默等待會議結束,但共識並沒有形成;或是臨時的會議,大家在開頭,因為對內容的不理解,無法開啟討論,只能落得尷尬得面對彼此;或彼此在尚未了解立場與狀況時,就堅持彼此的立場,因而在會議上針鋒相對,讓討論無法繼續下去。


這本書《學問 ORID 100 種提問力,創造 200 倍企業力》,就是教導我們如何應用焦點討論法,引導會議,讓會議可以形成有意義的對話,真正促進彼此的了解,並取得共識,繼續面對接下的挑戰。


本書主編為「布萊恩.史坦菲爾」(Brain Stanfield) 與其同事共同編寫,該主編已擔任文化事業學會全球學院的校長多年,擁有豐富的培訓經驗,因此可領導其他同仁,一同完成這本書。


作者提到成書的目的,是為了可做為其他相關夥伴的教育資源之一,也可讓其他職場環境的人們,能運用本書的 ORID 焦點討論,藉由問的方式,透過四個層次,引導參加會議的人們可以開啟對話,讓會議具有真正的聆聽與對談。以下是我閱讀本書的三個重點:


重點一:好的對話,能讓彼此了解,不好的對話,引起對立

職場上,一部分是完成自己的工作,另一部分是與他人合作,因此會需要經常對話與溝通,雖然我們可以與同事,輕鬆對談有趣的事物,卻很難對談衝突的立場與價值觀,因此人與人的交流,一直是公司組織重要挑戰。也凸顯能好的對話在職場就是非常重要的,好的對話可以引起深層的討論,充分了解彼此觀點,協助擬聚精神、激發共識、交流出新的機會,並創造團隊願景,讓團隊可以共同面對接下來的挑戰。

而不好的對話,不僅不讓彼此了解,也會降低思考,並引起彼此的爭鬥,導致團隊向心力大減,團隊無法從會議取得任何共識,導致會議變成沒有意義的流程。因此如何促成好的對話,對公司組織是非常重要的。

重點二:學會「問」,才能成為優秀的領導者,讓會議產生好的對話

過去的領導者,需要作為組織的標竿,強勢領導團隊的方向;而現在優秀的領導者,則是需要有辦法去引導團隊進行對話,使團隊交流,因此如何舉辦會議,就是領導者重要的課題。且有意義的會議,通常可以尋找好的答案,而好的答案,來自好的對話,好的對話則需要好的問題來引發。因此學會怎麼「問」,才能藉由好的問題,引起團隊的對話,讓團隊可從對話中,感受到尊重與參加感,達到真正的交流與傾聽,並能進行一同思考,做出決定,讓團隊可以走在共識的道路上。

重點三:為什麼焦點討論要運用 ORID 來引導對話

在探討為什麼要使用 ORID 之前,我們先了解什麼是 ORID ,詳細說明如下:

  • O - 客觀性層次 (The Objective Level):詢問事實和外在現況。
  • R - 反映性層次 (The Reflective Level):詢問針對事實與外在現況,感受到的內在反應或帶來聯想。
  • I - 詮釋性層次 (The Interpretive Level):尋找意義、價值與重要性。
  • D - 決定性層次 (The Decisional Level):讓會議結束,促使團隊做出下一步的決定。

會運用 ORID 的原因,是因為它就是運用人類內在的自然反應,感知、回應、判斷、決定,讓問題可有效,去引導大家進行對話,我們可以運用以下的例子,了解為什麼 ORID 是自然的反應法,書中提到,一位計程車司機踩油門時,看到前方的黃燈號誌(客觀性層次)。說出「天啊」(反映性層次),他很快地計算一下,評估自己在號誌變成紅燈前穿越馬路的機率(詮釋性層次),基於評估,他決定停下車子(決定性層次)。透過以上的過程我們了解 ORID 就是依循人類的思考流程,去進行問題的引導。

  1. 先利用 O - 客觀性層次 (The Objective Level) 的問題,詢問「你看到什麼?」、「我們目前做了什麼?」,讓團隊可以知道目前的現況,統一團隊對事情的認知,確保討論的東西是一致的。
  2. 後續則是提出 R - 反映性層次 (The Reflective Level) 的問題,了解團隊成員對於客觀資料的內在反應,如:「你有什麼感受?」、「你覺得困難在哪裡?」,它可以確保了解團隊的心靈感受,並讓每個人在發表後可以感覺到自己受到尊重,以幫助凝聚團隊的向心力。
  3. 在 O 與 R 的問題詢問完後,我們會將這些問題當作材料,詢問 I - 詮釋性層次 (The Interpretive Level),找出主題中的意義,協助用更高的方式,去思考下一步,如:「哪裡需要突破?」、「我們該如何進行下去?」。
  4. 最後運用 D - 決定性層次 (The Decisional Level),找出團隊真正的共識、具體的實踐內容與下一步行動。如:「我們該做什麼?」、「我們要如何因應?」。

運用 ORID 的四個步驟,能確保每位參加人都可以,聚焦在真正的主題,一同了解彼此的觀點、尋找方式,做出有共識的決定。

最後:這是一本值得放在辦公室的書籍

我們許多人都在職場上,都受到無意義的會議干擾,導致我們對於會議越來越排斥,也間接導致組織的關係逐漸更疏離,築起更多的穀倉,彼此無法交流,拖累的任務進行的速度。如果你深受其苦,本書教導的 ORID 焦點討論法,會是你優良的工具,讓會議真正可以讓團隊進行溝通。除了教導 ORID 外,它也提供了許多真正會議進行的注意事項與解決方案,讓你可以面對舉辦會議的大大小小問題。當然,如果你不會使用 ORID 的方式去擬定問項,它已經有提供 100 個不同類型情境的會議,建議的問題範例。因此是個值得購買,做為工具書放在辦公室桌上的優良書籍。


........................


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書名:學問:100 種提問力創造 200 倍企業力(開放智慧引導科技出版)

作者:布萊恩.史坦菲爾

原文書名:The Art of Focused Conversation: 100 Ways to Access Group Wisdom in the Workplace


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專注於研究 UX、行銷領域,用文字作為心得分享。
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