工作上如何避免雜事纏身

前兩天活動現場有位年輕夥伴問我：「怎麼樣才能避免身上有許多雜事？」

我反問他：「為什麼老闆喜歡把雜事丟你身上？」

其實類似的問題我過去回答過許多次，我這次給他的回覆是：「拒絕雜事最有效的方法，是讓自己手上永遠有超級重要的任務。去承擔重要任務，你才有機會免於處理很多雜事。」

如果你手上沒有其他事，老闆手邊又有些事需要有人去處理，他覺得你有空，又好說話，自然就會丟到你手上了。

有句話或許不中聽，但我認為「手邊有很多雜事的人，往往也是沒有要事的人」。

幾年前有位學員在上完課後私下找我，他說他覺得有點迷惘，不知道該不該繼續目前的工作。

他的工作是每天幫老闆處理一大堆事務，大到政府計畫，小到辦公室用據採購，老闆凡事都會問他，每天也幾乎都會丟事情請他幫忙。並經常把「沒有你我都不知道該怎麼工作了」掛在嘴上。聽起來他應該是老闆不可或缺的愛將。

我當時問他：「那你現在不是 VP 也該是個總監吧？」

他說：「沒有，我就是個 PM，公司有 GM、VP，還有幾個經理，但老闆最常把事情交代給我。」

我說：「那 GM 跟 VP 都會配合你做事嗎？還是你還要匯報給他們？」

他說：「要的，我還是要匯報給 VP。」

聽到這我直覺不太對勁，我又問他：「老闆大多交代你做的事都是哪方面的事啊？」

他說：「很多，很雜，什麼都會交代給我。」

我忍不住問他：「那不是雜工嗎？公司付你多少薪水？」

他說：「ㄜ，真的不多，4 萬而已。」

我說：「不想澆你冷水，但你真的搞錯了，你錯把需要當重要，也錯把需要當價值。」

真正重要的事都在 GM 跟 VP 手上，而他手上的，只是雜事。這雖然有點現實，但卻是血淋淋的事實。因為過去 10 多年，我最少看過上百個案例。

他們不是沒能力，而是沒有去爭取要事，而是被動接受雜事。

當你手上有一件超級重要的任務時，你大可跟老闆說：「我手邊這個任務不容有失，需要更專注去搞定，無法承接老闆你提到的這件事，麻煩你找其他人。」反之，若你手上沒有要事時，老闆當然會把雜事交辦給你。

掌握一堆雜事的人，當然有其重要性，但價值不會太高。

前陣子看到有個人提到自己要離職了，然後覺得自己離開會帶給公司很大的損傷，因為他之前一個人做了五人份的工作。如果你的工作是高度創意型工作，那強者的生產力確實有可能十倍於其他人，但一般我們不會說自己做了十人份的工作，我們只會強調自己的生產力很高。

會用三個人、五個人份的工作來描述自己工作內容的，絕大多數可能是掉入雜事的陷阱中。如果你處理的不是極端創意型的工作，你要如何在一天內完成五人份的工作？

如果這件事真的是事實，你覺得老闆真的會看不懂嗎？他沒有選擇用多一倍的薪水留你，就代表你可能搞錯了。有時候，你可能覺得老闆不懂，但其實沒搞懂的很可能是自己。

要讓自已手上擁有要事而非一堆雜事的關鍵有幾個：

第一，專業能力。沒有專業能力，老闆不會放心把重要的是交辦給你。

第二，Ownership。做事到位，且會想盡各種方法解決問題的工作態度，會讓人感到安心。

第三，主動爭取。我剛出社會那幾年，超過一半的重要任務都是我主動爭取來的，當老闆或主管問「這個誰有意願來負責？」，我通常是第一個舉手的人，我的任務都很難，但同時也很有價值。

第四，懂得拒絕。有些事可以幫，有些事則要衡量自己的時間與能力，不要承接過多的任務，也不要因為好奇而答應與當前重要任務無關的請求。拒絕他人的請求以及自己的好奇心，這可讓自己免於被雜事綁住。