每天都在忙，事情做不完，主管還嫌你效率差。明明有在用心，為什麼還是被說慢？其實問題不一定出在「速度」，而是「時間控管」的方式。
現在的職場，身兼多職是常態，會做事的人反而更容易被塞更多工作。如果不懂得掌握時間，你就會一直被工作壓得喘不過氣。今天就來聊聊，我自己怎麼改善這個問題！
1/ 先釐清「真正的繳交時間」
有時候你以為的 deadline，跟主管、客戶腦中的時間根本不一樣。舉個例子： 如果你要向外部廠商提案，流程可能是：
你 → 主管審核 → 廠商提案
如果主管說「禮拜五要給我」，那你是不是週四就該完成給主管？甚至，主管可能會改東改西，那你更應該提前抓出時間。
✅ 行動重點： 當接到工作時，立刻問清楚：
- 什麼時候真的要交？
- 這中間會經過哪些人？
- 需要多久時間緩衝？
💬 如何詢問對方時間點： 當接到工作時，可以這樣詢問對方，確保時間無誤：
- 「這份資料最晚什麼時候需要？有沒有其他關卡需要確認？」
- 「主管您這邊希望什麼時候收到？是否需要我提前提供給您審核？」
- 「這個案子會經過哪些人？我需要提前準備好什麼？」
這樣問，對方才不會只給你一個含糊的 deadline，而是讓你知道真正的時間規劃！
2/ 內部溝通的時間也要算進去
有些工作不只是你自己做，還需要跟內部不同部門協作。設計、工程、行銷，每個部門都有自己的時間表。
舉個例子： 你要請設計做圖，但設計師手上已經有十個案子在跑。如果你前一天才跟對方說「明天要圖」，那 99% 會被已讀不回。
✅ 行動重點：
- 早點提出需求，預留足夠時間。
- 跟同事確認彼此的時間表，確保不會卡住。
💬 如何詢問對方時間點： 當你需要與設計或其他部門協作時，可以這樣確保時間無誤：
- 「這份設計大概需要多久時間？目前手上有其他案子會影響進度嗎？」
- 「如果這週五要用，什麼時候交給你比較剛好？」
- 「你覺得這個需求需要幾天？有沒有需要先提供什麼資訊給你？」
這樣問，對方才能清楚你的需求，並讓你知道該怎麼規劃時間！
3/ 確保雙方對交付時間有共識
有時候最尷尬的狀況是：你以為對方會在某個時間點交付，但對方根本沒這個認知。
舉個例子： 你跟同事一起準備報告，分工合作。但你以為對方會在週三給你，結果對方覺得「週五開會前一天再給也沒差」。結果你等不到資料，臨時抱佛腳加班。
✅ 行動重點：
- 雙方確認各自的交付時間。
- 遇到 delay 及時回報，避免最後一刻才發現來不及。
💬 如何確認交付時間： 有時候對方的認知和你的不一樣，為了避免誤會，你可以這樣問：
- 「這份資料你會在週三前給我對吧？如果有變動請提早告訴我。」
- 「我們的報告分工，你的部分什麼時候會完成？我需要有時間整理。」
- 「你預計什麼時候交給我？這樣我可以安排後續作業。」
這樣能確保大家對交付時間有共識，避免臨時加班救火！
最後，懂得「回報進度」，讓主管放心
有些主管喜歡催，不是因為他們真的要你快，而是他們沒安全感，怕事情沒在進度上。
怎麼辦？ 主動回報：「目前完成 70%，還差這部分，預計 X 日完成。」這樣主管知道你有掌控進度，就不會三不五時來追殺。
✅ 行動重點：
- 主動告知進度，不要等主管來問。
- 有狀況及時反映，爭取協助。
💬 如何回報進度，讓主管放心：
當你需要讓主管掌握進度時，可以這樣回報：
- 「目前這項工作已完成 70%，剩下的部分會在 X 日前完成，若有變動會隨時更新您。」
- 「剛剛確認了 XX 部門的時間，他們預計在 X 日給我們資料，我這邊會在 X+1 日整理完畢。」
- 「目前進度正常，預計 X 日交付。如果有任何調整需求，請提前告知，方便我安排時間。」
這樣的回報方式能讓主管掌握狀況，減少被頻繁催促的壓力，也能建立你的專業度！
讓自己忙得聰明，而不是累得要命！
事情做不完，很多時候不是因為你慢，而是你沒有掌握節奏。試試這幾個方式，把時間控管好，不只讓自己工作更順，主管也會覺得你超可靠！
📢 留言告訴我，你覺得哪一點最實用？還是你有自己的時間管理技巧？一起來分享吧！
