你一定參加過的職場無效會議

我一直很討厭參與軍中的各種會議

組織結構過於肥大，無論是垂直或平行單位，只要開會就是一大群人參加，結果效率低落、收斂不清

但職場上無可避免的就是會議，無論是小組會議、專案會議或主管會議

而你總會意識到自己不知為何參加會議，甚至懷疑主席是否知道這場會議的目的

我總結無效會議的三種常見類型：

1. 主席一把抓 主席講自己想講的，逐漸離題，時間到時又急拉回主軸，導致結論不明。
2. 主席趕場 主席匆忙離席並由承辦人主導，此時若承辦人缺乏經驗或權限，會議無法有效收斂。
3. 發散型與回憶型發言 與會人員發散、談往事，直接偏離主軸，耗時無效。

會議類型區分：

常見例行性會議：

1. 水電檢討、工程管制、訓練安全、風險管理等
2. 非例行性會議：某單位出現工安意外、長官接到命令要完成任務等

例行性會議通常實施已久，大概都有既定的開會流程以及要討論的議題，基本上都可以在議程內走完

非例行性的議題可討論空間廣泛，在聚焦問題前又會遇到各單位做法不一，或是長官意志等，一不小心就直接佔用半天的時間

那要怎麼做才能有效開會？

思維轉換：開會前要先回答兩個問題

開會的宗旨是什麼？

預期得到的結果為何？

在這我可以給出一個簡化公式

目的 = 問題定義 × 預期產出

• 問題定義：這場會議要解決什麼事？
• 預期產出：會後應該拿到什麼結果？

範例：

會議名稱：訓練安全會議

• 問題定義：近期艦艇維修工作出現多起事故，有安全隱憂
• 預期產出：3 項改善措施＋責任單位確認

目的 = 安全問題釐清 × 改進方案產出

這樣的公式看起來簡單，卻足以擋掉八成以上的廢話與不必要的繞圈。

因為當你開始問：「這場會議要解決什麼事？」其實就是在迫使主席、承辦人或與會者思考一件事：我們現在到底卡在哪裡？

有時候開會的本質，根本不是為了解決問題，而是因為「以往都這樣做」。但如果只是例行流程的重複，根本不需要集體浪費彼此時間，更不該動輒召集十幾個人一起坐著聽。

而「預期產出」這件事，則是讓所有人有一個共同的終點。至少該知道開完會之後，是不是要有一份報告、三個方案、一個時間表，還是只是口頭共識？

如果答案都沒有，那麼整場會議，其實只是資訊交換，甚至只是情緒抒發。

我自己後來在帶下屬開會時會這樣做：

1. 在討論開始前，我會先說明這次遇到的問題
2. 闡明我預計得到的成果或要收到的資料
3. 前兩點都明白後，就可以進行會議

不是每一場會議都能完美收斂。但至少在這樣的整理邏輯下，你能比較清楚分辨出「哪些會議值得花時間參與」、「哪些只是形式性存在」

而如果你是承辦人，這種邏輯甚至可以幫你保護自己不被拖進一場不該屬於你的責任範圍的會議裡。

因為當你能夠把「問題定義 × 預期產出」這句話說得出來，代表你對這場會議有初步掌握，也給出了是否值得召開的判斷依據。