回想起我早期初次肩負管理專案的責任時，對於WBS（工作分解結構）的理解與應用，往往僅僅停留在應付了事、繳交作業的階段。那時候的我，只是習慣性地依照個人主觀的想法和直覺，將WBS的每一個層級以及每一個獨立的工作包內容進行粗略的分解。隨後，便草率地將詢問同事後所得到的預估工作時數填寫上去，再簡單地排列一下工作的先後順序和時間軸，一份看似完整的專案排程計畫便宣告完成了。我當時天真地認為，專案團隊只要依循這份看似條理分明的排程，就能順利地將所有工作妥善完成。如今回首，如果現在的您也正以類似的方式進行WBS的處理，不妨看看我現在是如何產出WBS的，或許能為您帶來一些啟發與助益。
現在的我認為，WBS是後續整個專案管理的核心，如果專案啟動之初的這個關鍵步驟沒有被扎實地執行到位，那麼後續的專案管理工作中必然會浮現出諸多難以預料的問題。例如，成員對於工作包的交付要求沒有統一的標準，導致品質低落；專案的工作在進行中不斷增加，導致超出預期的成本和時間；缺乏詳盡的計畫，導致狀況連連。為了有效地防範和避免上述種種令人頭疼的情況發生，我將以一個實際的案例——開發一套全新的人力資源管理系統（HR系統）——為具體範例，詳細說明我現在所採用的、更為系統化和嚴謹的WBS完成步驟：
步驟一：要求業務分析師(BA)依據需求的本質特性和業務邏輯，將性質高度相似的需求歸納並組織成邏輯清晰的若干個群組
什麼是性質相似呢？例如，與「招募」相關的需求就能組成一組。與招募相關的需求，例如職位空缺、刊登招募廣告、收集應徵者履歷等，即可組成一組。這個步驟最終的結果是產生多組性質相似的需求。專案經理（PM）在收到BA提交的結果後，並非要加入自己的判斷來評斷BA對需求分組的好壞，而是要確保BA在分組中沒有遺漏任何需求。此外，也要確保所有需求都在專案範圍內能夠被滿足。例如，需求是「自動刊登招募廣告到招募平台」，這有可能超出原先專案的範圍。專案經理在此要提醒BA相關需求可能超出範圍，不能納入該組，並發還給BA再次檢查。
步驟二：要求BA、產品設計師和技術主管分解為功能
對於每一組需求，必定需要相對應的系統功能來滿足。例如，「招募」這一組需求，可能需要設計的功能會包括職位管理、招募管理、面試安排等一系列功能。這邊的重點是，分解的功能必須完全涵蓋該組需求內的所有業務需求。因此，BA的責任就是解釋業務流程。
產品設計師將業務流程轉化為不同的功能和介面，同時考量不同使用者操作的感受。而技術主管主要考量系統架構、實施難度等技術方面的因素。
這個步驟的產出是所有需求組合都已經分解成相對應的功能模組，而且每個功能模組的「能力」都已經被清楚定義。換句話說，就是定義好功能的驗收條件。以職位管理為例，可能的驗收條件有新增職位、修改職位、刪除職位等等，具體要看需求內有哪些需要滿足的特殊邏輯。一般來說，沒有太多技術經驗的專案經理（PM）在這個步驟能參與的部分不多，他只能確保所有需求組合都已經包含在內，而且都已分配到相關的功能，同時每個功能都有定義好的驗收方式。如果有技術經驗的專案經理（PM），則可以對團隊成員的分解提出具批判性的問題，從不同角度審視問題，提高WBS的穩健性。
步驟三：按需要進一步細分
在功能分解完成之後，我會要求技術主管針對每一個獨立的功能模組進行細緻的開發時程評估。如果技術主管評估某個功能的完整開發所需的時間超過了兩週，我通常會要求他將該功能進一步地細化和拆解為更小的、可獨立管理的工作包。例如，一個複雜的功能可能只先完成其核心的業務邏輯，以便率先滿足一部分關鍵的驗收條件，而另一部份的邏輯放在另一工作包內完成。這個步驟的核心重點在於確保每一個工作包都能夠被有效地管理和追蹤，也就是說，能夠客觀地判斷一個工作包是否已經按時完成，並且每個工作包的預計完成時間不宜過長，以免單個工作包的延期對整個專案的進度報告產生過大的影響。
步驟四：把東西結合在一起
由於一個大型專案往往不會只由一位業務分析師和一位技術主管負責所有的需求分析和功能設計工作，他們很可能各自負責專案的不同部分或不同的功能模組。因此，在他們各自提交其負責部分的分解結果之後，我作為專案經理，需要對這些分散的分解結果進行最終的整合，使最終形成的WBS成為一份完整且統一的文件，其中包含了專案所有需要交付的成果和工作內容。在這個關鍵的整合步驟中，我需要特別關注整個WBS的結構是否清晰合理、各個層級之間的劃分是否明確、不同的工作包之間是否存在邏輯上的先後依賴關係，以及整個WBS是否全面地覆蓋了專案所需的所有必要工作，確保沒有任何遺漏。
總結
總而言之，WBS的創建和完善絕非僅僅是專案經理個人的工作，它更需要專案團隊中每一位成員充分發揮其各自的專業知識和技能，共同參與、集體智慧的結晶。通過這些深入的需求分解活動和富有成效的討論會議，團隊成員能夠更清晰地理解未來的系統將如何被最終使用者所使用，同時也能更深刻地了解系統所要解決的具體問題和使用者痛點。這種共同參與的過程能夠有效地提升團隊成員的歸屬感和責任感，並在專案最終成功交付時，為他們帶來由衷的成就感。
