身在製作組，需要縱向橫向多方溝通，訊息的往來與工作資訊的留存，變得相當重要。同時也發現我的時間常是零碎的，時常會被收到的緊急但可能不是特別重要的事情打斷，在這個情況下，如果有人能給我的訊息是清楚完整，還能站在我的角度著想的話，我會非常感激，並且會覺得跟這個人工作真舒服。
製作組本身就是在掌握各組進度並進行協調，很常有一種如果不去推動，事情似乎就會停在原地的感覺，所以對於資訊停在某一處就沒有動靜這件事，我自己會很在意。我可以接受不完美，但希望事情能持續前進。
寫email的時候，除了那些想連絡的事，也得告訴我你是誰
Email的內容可以包含文字、圖片、連結、附件，不但能在每封信增加或減少收件人，且能被保留下來，是做為工作溝通上重要性在前三的項目，目前我覺得跟其它工作軟體都有些不同。
工作軟體以群組為單位，訊息列般聊天的方式，適合做為線上討論，並用附件做為補充，將檔案及過程記錄下來。但Email我自己會分為單位對單位、組內對組內兩種。
單位對單位像是我今天寫了一封信給文化局，代表的不是我個人，而是劇組或是公司，所寫的事情或提問需要明確，要是有資料比較好判斷，也要提供資料。同時儘管會顯得客套，但禮貌還是必要的。
另外非常重要的一件事情是，要讓收信的人知道現在是誰，用什麼身份跟立場在說話。
舉個最近碰到的，我覺得讓我工作變得麻煩而在心裡扣分的信件來說，那是一個招生的工作，學員收到錄取通知，匯完學費後需要回信告訴我匯款帳號末五碼，我才能查帳確認是誰匯的錢。
然後我會收到一封信上只有「昨日已匯款，匯款帳號末五碼〇〇〇〇〇，謝謝」文字的信件。我需要做的事情是打開所有學生的資料，撈出這封信的email是誰，才能確認。如果這位學生有署名，一切就變得簡單多了。
我期望一封email，可以從打開就知道是誰在跟我說什麼事情，他的想法跟疑問是什麼，決定是什麼，有什麼相關的資訊可以提供。署名這件事，應該各個email的系統都能製作簽名檔，或是單純在信頭或信尾告訴我也很快。
另外如果是組內的信件，我希望最好回信不要超過兩天，如果是週一收到的信，我希望週三會有回信，就算沒有進展，也希望能收到類似「收到信了，預計何時處理。」這樣的回覆，才知道事情何時應該往下推動。
如果是對外部，可以想像可能會經過對方組織內部討論，可以接受耗時久一點，我自己自己會安排一個「這時再不處理就會太晚」的時間點，再去向對方詢問處理進度。
收或寫email時請注意信件都是誰收到
另外則是由於email有個副本（CC）功能以及密件副本功能，是將同一封信寄給不同人的方式之一，副本的意思是「這封信你可以不用回覆，但討論的內容希望你能知悉。」。密件副本在我的情況，常用在一次要寄給很多互不認識的人同樣的內容時，為了不讓這些人的email被別人知道而使用。
所以當我在收到一封信時，除了會看是誰寄的之外，也還會注意這封信還有誰也收到，這表示信中的內容都是這些收信的人應該知道／會知道的內容，我在回信時，也會注意不要超過這些副本收件人需要知道的程度。如果有什麼事是只想讓與我通訊的主要對象收到，我回信就會個別回覆。
而密件副本的特徵，就是內容通常是某種「公告」，我只是其中一個對象，把我換成任何一個人也沒有不行。這樣的密件副本，在回信時，就會特別需要註明我是誰，我為了什麼而回這封信，這樣效率才會比較高。因為對收件人來說，一次可能上百封寄出去的同樣內容的信，不會特別記得誰是誰的。
回應訊息時注意時間差及針對問題做明確回覆
除了資訊跟檔案的保留完整性外，訊息跟信件在討論上，我自己感受到有兩個很大的差別，是「現在在講什麼」的這件事，再來是「怎麼停了」的這件事。
訊息由於有著討論的特性，因此容易焦點容易發散，也時常會有同時討論兩個以上不同議題的時候。在這時就常常會發生不知道在針對什麼事做回應的訊息，會需要重覆確認或是透過上下文確認。有時即使是用回覆的，但所回覆的前文也沒有明確文字呈現議題是什麼，就滿沒有效率的。
另外因為我所經歷的大多數訊息群組，每個人有空回覆訊息的時間點都不太一樣，甚至有人回到一半，就得要去做其它的事情了，導致討論到一半沒有結果。而下次誰會重啟這個討論其實也不明確，就變得有點可惜，找到了問題卻沒能把解決方式也找到。
至於訊息上，可能大家都有種會意識到自己傳出去的訊息，手機後面有個真人存在，所以比較合理，在剛認識時，通常（也是會有沒禮貌的例外）也會簡單說明一下自己是誰。不知道為什麼寫email時，比較常看不見這些資訊。
最後關於訊息我自己很不喜歡的，就是語音訊息。原因也跟效率有關，講三十秒的內容，打成文字我只要三秒就能看完，而且還會碰到1分半的語音訊息中，有一分多鐘都是廢話，有用的訊息只有十五秒，很浪。費。時。間！
上面提到的僅限於工作，且是工作中的一小部份，如果是現實生活已經認識的工作對象，也曾輕鬆地聊天過，那email的回應方式也會變得輕鬆點。
畢竟是因為工作才會有這些往來，在工作狀態時，應該都會想清楚明快地把事情做好做完，而不用花多餘的時間心力，在尋找資料來確認信中的內容。
你也有收過什麼令你傻眼的信件嗎？歡迎一起聊聊討論喲！
