【製作筆記】工作習慣養成,作為主管,對於回覆信件及回應訊息的期待及自我要求

更新於 發佈於 閱讀時間約 6 分鐘

身在製作組,需要縱向橫向多方溝通,訊息的往來與工作資訊的留存,變得相當重要。同時也發現我的時間常是零碎的,時常會被收到的緊急但可能不是特別重要的事情打斷,在這個情況下,如果有人能給我的訊息是清楚完整,還能站在我的角度著想的話,我會非常感激,並且會覺得跟這個人工作真舒服。

製作組本身就是在掌握各組進度並進行協調,很常有一種如果不去推動,事情似乎就會停在原地的感覺,所以對於資訊停在某一處就沒有動靜這件事,我自己會很在意。我可以接受不完美,但希望事情能持續前進。

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在這個情況下,目前為止,我自己對於訊息及信件的期待是這樣的:

寫email的時候,除了那些想連絡的事,也得告訴我你是誰

Email的內容可以包含文字、圖片、連結、附件,不但能在每封信增加或減少收件人,且能被保留下來,是做為工作溝通上重要性在前三的項目,目前我覺得跟其它工作軟體都有些不同。

工作軟體以群組為單位,訊息列般聊天的方式,適合做為線上討論,並用附件做為補充,將檔案及過程記錄下來。但Email我自己會分為單位對單位、組內對組內兩種。

單位對單位像是我今天寫了一封信給文化局,代表的不是我個人,而是劇組或是公司,所寫的事情或提問需要明確,要是有資料比較好判斷,也要提供資料。同時儘管會顯得客套,但禮貌還是必要的。

另外非常重要的一件事情是,要讓收信的人知道現在是誰,用什麼身份跟立場在說話。

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舉個最近碰到的,我覺得讓我工作變得麻煩而在心裡扣分的信件來說,那是一個招生的工作,學員收到錄取通知,匯完學費後需要回信告訴我匯款帳號末五碼,我才能查帳確認是誰匯的錢。

然後我會收到一封信上只有「昨日已匯款,匯款帳號末五碼〇〇〇〇〇,謝謝」文字的信件。我需要做的事情是打開所有學生的資料,撈出這封信的email是誰,才能確認。如果這位學生有署名,一切就變得簡單多了。

我期望一封email,可以從打開就知道是誰在跟我說什麼事情,他的想法跟疑問是什麼,決定是什麼,有什麼相關的資訊可以提供。署名這件事,應該各個email的系統都能製作簽名檔,或是單純在信頭或信尾告訴我也很快。

另外如果是組內的信件,我希望最好回信不要超過兩天,如果是週一收到的信,我希望週三會有回信,就算沒有進展,也希望能收到類似「收到信了,預計何時處理。」這樣的回覆,才知道事情何時應該往下推動。

如果是對外部,可以想像可能會經過對方組織內部討論,可以接受耗時久一點,我自己自己會安排一個「這時再不處理就會太晚」的時間點,再去向對方詢問處理進度。

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收或寫email時請注意信件都是誰收到

另外則是由於email有個副本(CC)功能以及密件副本功能,是將同一封信寄給不同人的方式之一,副本的意思是「這封信你可以不用回覆,但討論的內容希望你能知悉。」。密件副本在我的情況,常用在一次要寄給很多互不認識的人同樣的內容時,為了不讓這些人的email被別人知道而使用。

所以當我在收到一封信時,除了會看是誰寄的之外,也還會注意這封信還有誰也收到,這表示信中的內容都是這些收信的人應該知道/會知道的內容,我在回信時,也會注意不要超過這些副本收件人需要知道的程度。如果有什麼事是只想讓與我通訊的主要對象收到,我回信就會個別回覆。

而密件副本的特徵,就是內容通常是某種「公告」,我只是其中一個對象,把我換成任何一個人也沒有不行。這樣的密件副本,在回信時,就會特別需要註明我是誰,我為了什麼而回這封信,這樣效率才會比較高。因為對收件人來說,一次可能上百封寄出去的同樣內容的信,不會特別記得誰是誰的。

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回應訊息時注意時間差及針對問題做明確回覆

除了資訊跟檔案的保留完整性外,訊息跟信件在討論上,我自己感受到有兩個很大的差別,是「現在在講什麼」的這件事,再來是「怎麼停了」的這件事。

訊息由於有著討論的特性,因此容易焦點容易發散,也時常會有同時討論兩個以上不同議題的時候。在這時就常常會發生不知道在針對什麼事做回應的訊息,會需要重覆確認或是透過上下文確認。有時即使是用回覆的,但所回覆的前文也沒有明確文字呈現議題是什麼,就滿沒有效率的。

另外因為我所經歷的大多數訊息群組,每個人有空回覆訊息的時間點都不太一樣,甚至有人回到一半,就得要去做其它的事情了,導致討論到一半沒有結果。而下次誰會重啟這個討論其實也不明確,就變得有點可惜,找到了問題卻沒能把解決方式也找到。

至於訊息上,可能大家都有種會意識到自己傳出去的訊息,手機後面有個真人存在,所以比較合理,在剛認識時,通常(也是會有沒禮貌的例外)也會簡單說明一下自己是誰。不知道為什麼寫email時,比較常看不見這些資訊。

最後關於訊息我自己很不喜歡的,就是語音訊息。原因也跟效率有關,講三十秒的內容,打成文字我只要三秒就能看完,而且還會碰到1分半的語音訊息中,有一分多鐘都是廢話,有用的訊息只有十五秒,很浪。費。時。間!

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上面提到的僅限於工作,且是工作中的一小部份,如果是現實生活已經認識的工作對象,也曾輕鬆地聊天過,那email的回應方式也會變得輕鬆點。

畢竟是因為工作才會有這些往來,在工作狀態時,應該都會想清楚明快地把事情做好做完,而不用花多餘的時間心力,在尋找資料來確認信中的內容。

你也有收過什麼令你傻眼的信件嗎?歡迎一起聊聊討論喲!

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舞台劇製作人、編導,剛好喜歡做菜跟寫字,跟你分享我工作上、料理時、人生中覺得可能會有趣的一些小事。(合作洽談:immigo@gmail.com)
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