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如何兼顧遠端員工(與老闆)的權益與合法性?/黃沛聲

更新於 發佈於 閱讀時間約 5 分鐘

許多網路新創公司都提供「在家工作」的彈性制度,讓員工透過遠端工作,突破以往固定工作時地限制,以獲得更大的時間彈性。這樣的制度明明相當優渥,為什麼還有違法、甚至遭到裁罰的困擾?該怎麼辦?

黃沛聲
創投律師,現任立勤國際法律事務所主持律師與創投基金董事。熱愛創設新東西,每天參與落實的各式創業與投資計畫,近年常擔任加速器與創投單位股權結構、募資、併購、商業模式合法性導師業師。
網路創業家「崴爺」是一家廣告公司的老闆,他在Facebook上指出,公司成立多年來最引以為傲的制度是「員工不用打卡上下班」、「只要沒事,中午前進公司就好」、「不鼓勵加班」等制度。
然而:
我的「廣告公司」被北市勞動局開了一張20,000元的罰單,而且還「申訴無效」。幾週前,突然有個「勞動局稽查員」跑來公司,說是例行訪察;她問了公司同事上班有沒有打卡?為什麼不打卡?沒多久,就收到了罰單。理由是「沒有讓員工打卡,有壓榨員工之嫌」。

為什麼讓員工自由的彈性工作方式,反而要被裁罰?

在公司成立第七年,台北市勞動局稽查員以「例行訪查」為由到崴爺的公司拜訪;在前後不到10分鐘的訪查中,稽查員隨口問到:「公司同事上班有沒有打卡?為什麼不打卡?」
沒過多久,崴爺就收到北市勞動局裁罰的通知;理由是「沒有讓員工打卡,有壓榨員工之嫌」,處新台幣20,000元罰鍰。崴爺雖然依照法令到勞動局申訴,得到的結果卻是「申訴無效」。
「難道要我們為了迎合勞基法規定,而假造打卡記錄嗎?」
我有許多新創客戶,都跟崴爺有一樣的疑問。
特別是近來越來越多新創、網路公司提供員工「在家工作」(work from home)的彈性制度,員工透過「遠端工作」突破以往職場「固定」工作時間、地點等限制,獲得更大的時間運用自由以及福利保障。
這樣的制度明明提供比勞基法規定更優渥的工作環境,為什麼還被裁罰?
過去,如宏達電(HTC),也因為沒有確實依法置備出勤記錄,遭到5萬元罰鍰的裁決。同為科技大廠的宏碁,認為企業管理不一定要固守「製造工廠」思維,因此創立40年來從未要求員工打卡;但卻因此受新北市勞動局勞檢兩次,裁罰十多萬元。
原因就在於,我國勞基法要求雇主「應確實置備勞工出勤記錄」。
現行勞基法規定,雇主須準備勞工簽到簿或出勤卡,逐日記載勞工出勤情形至分鐘(不得以「日」、「整點」為單位),否則將有行政罰鍰。
勞工依「勞工請假管理規則」及「性別工作平等法」等規定休假、請假等記錄,亦應詳實保存。可見依勞工實際「出勤情形」置備出勤紀錄,是雇主應該遵守的基本規定。
從法律層面上來說,彈性工作模式的制定、同時遵守台灣現行「勞動基準法」以及勞動部「勞工在事業場所外工作時間指導原則」等相關勞工法規,實際上是可行的。
創造一個兼顧「彈性工作環境」與「符合勞基法規範」的工作環境,也是網路及科技公司創業者們的職責。

遠端工作企業雇主應注意的三大配套制度

今(2019)年勞動部宣布鎖定銀行、券商、住宿餐飲、零售批發等12個行業,全面擴大與加強對企業進行勞檢的規模,因此對適用彈性工作模式的企業來說,如何備置「出勤記錄」將是一大問題。
想要採行彈性工作制度的老闆們,我建議配合以下三個制度:
  • 訂定書面規約
公司與員工之間,必須事先以僱傭合約等「書面文件」訂定正常工作、加班、休息時間。
老闆也可以配套訂定公告統一工作規則,讓員工據以遵守,避免員工因為不清楚相關規定,而造成公司管理上的困難。
  • 增加電子出勤紀錄
對於員工實際出勤狀況及休息時間,依據最新「『勞工在事業場所外工作時間指導原則』(六)在外工作勞工之工作時間紀錄方式」,並不僅以事業單位之簽到簿或出勤卡為限;可輔以電腦資訊、或是電子通信設備協助記載。
例如行車紀錄器、GPS紀錄器、電話、手機打卡、網路回報、客戶簽單、通訊軟體或其他可供稽核出勤紀錄之工具,均可作為紀錄,以便於接受勞動檢查時,提出書面紀錄。
也就是說,依據現行勞工法規,新創公司除了可以用傳統的簽到或出勤記錄系統記載外,也可以讓員工搭配使用適當的Saas、網路系統、或是通訊設備自行記載工時後,再將資料傳給公司進行「逐日」記錄。
  • 員工自行提供電子紀錄
若公司臨時需要以通訊軟體、電話、或是其他方式通知員工加班,員工可以自行記錄工作起算及終止時間,並將對話、通訊、或是完成工作交付等記錄,以線上工具或系統登記實際工時。
總之,只要有適當的系統輔助,都屬於合法的適當制度。

結語

所以,崴爺的公司為了避免再度發生類似問題,可以先與員工在僱傭合約、或是公司制定的「在家工作制度規則」中,約定符合勞基法的工作時數及加班規則;並配合現在許多可以用來「遠端打卡」的企業人資管理程式或app(如MayoHR EasilyAttendanceBot等等)。
如此一來,就能讓在家工作的員工能利用系統打卡的方式記錄工作時間,使企業創造一個讓優質人才更想參與的工作環境。
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如果一個企業或部門只強調管理,而不重視領導,那麼就會形成一種「官僚文化」;反之,如果只強調個人領導、而不重視制度化管理,那麼這個企業或部門就會形成隨領導者好惡的「幫派文化」。
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在〈從兩種模型中,理解商業模式的意義與改進方法〉一文中,筆者透過「商業模式畫布」及「魏朱商業模式」來說明商業模式的意義。但前者沒有反映現金流量概念、以及內外部利益結構關係;在這兩點上,魏朱商業模式有很好的補充。本文則就這個題目,繼續深入探討。
治理國家和經營企業的挑戰都一樣,國家、政府、公司都只是一個名詞;要啟動任何改革,都需要找到能夠「認同」和「代表」這個名詞的人,而這些人就是無條件支持變革的「親友團」。
從2017年起,政府就表示將把現行身分證更換為結合更多功能的「數位身分識別證」;理由包括多卡合一可以讓皮夾更薄、許多國家都已改用數位身份證等等。但人權團體仍不斷對數位身分識別可能面臨的風險提出疑慮:你願意用個資暴露的風險來交換方便嗎?
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