2021-08-17|閱讀時間 ‧ 約 5 分鐘

【職人觀點】簡報時我該照稿演出，還是即興發揮？掌握五個關鍵，讓你展現自信與專業

在準備簡報時，我指的是上台報告，常會遇到一種困擾，那就是該不該熟記報告的文稿或腳本？

背稿或許會讓你感到壓力很大，但脫稿的即興演出可能更會使你頭皮發麻、不確定會發生什麼結果。有些簡報場景，例如銷售或提案，照稿演出也會讓人覺得虛假、不真誠。

所以，到底該如何做才好？背稿，還是不背？

我常在演講中提到，每個人、每個場景的條件可能都不一樣，你得找到自己的甜蜜點：自己好發揮、對方好理解與記憶。

透過投影片的輔助，通常可以更好地做到這一點，只要我們願意多花點時間在訊息傳遞上，將訊息透過視覺來植入對方的心智中，其實在口說表達上就會更省力。

早上看到一篇文章，當中對於該記住哪些內容給出了一些建議。

You don't have to memorize your entire presentation - just these 5 things

So you've gotten your new deck, perhaps some talking points, or even a full script. You may even have seen another team member deliver the pitch or presentation. Now the challenge you're facing is not quite the magnitude facing Hamlet, but it can feel quite daunting: To memorize...or not to memorize?

文中有一句話是這樣說的

"The better you know your script, the better you will be going “off script."（你越了解你的腳本，你就越能脫離腳本）

以我自己為例，會採用模組化的理由，不僅僅是為了更好地應對報告時的時間彈性，同時也是為了讓自己對於整體與單張投影片的脈絡了然於胸。如此一來，不必背起來整份文稿，照樣可以在保留核心邏輯的框架下自由發揮。

以企劃提案為例，三段式鋪陳、三階式拆解，讓你掌握整體架構與脈絡

以製作一份企劃提案為例，我可以利用主題框架，以目的、關聯與效益作為簡報內容的架構，然後加上開場與結尾的三段式鋪陳，就能讓對方快速掌握企劃提案的全貌並與對方建立連結。

而內容的部分透過三階式拆解為關鍵訊息、強化根據與佐證資訊，也能讓我在有限時間內，先講述關鍵訊息，也就是企劃的目的與目標、關鍵活動與預期成果；然後視對方期待聽到、或是不夠清楚的部分進行補充。比方說，對方可能對企劃具體成果的效益感到懷疑，那麼我就可以針對效益的部分，說明強化根據、並以佐證資訊來強化說服力。

如此一來，我可以因應時間限制與對方反應，來即時調整與組裝簡報的內容，並維持一致的核心邏輯與價值主張。能做到這樣，是因為掌握的簡報中的五個關鍵部分，就能讓我更有自信地掌控報告的內容與臨場發揮：

簡報開場的第一句話
每張投影片或主題的第一句話
主題或內容轉換的第一句話
簡報結尾的最後一句話
簡報中出現的關鍵字

上台簡報的那一刻總是會緊張的。這不是壞事，直到現在我也會在上台時緊張，但開口的第一句話會帶來自信、也帶給聽眾安心。我們能做的就是減少不必要的意外性。準備好開場的那句話、多加練習表達的語調與節奏。

同樣的道理，將每張投影片都視為一個新的開始。從哪句話開始、哪句話結束、如何銜接到下一張投影片，以及轉換主題時的轉場話語該怎麼說？只要掌握這些要點，過程中的內容其實不必照稿演出。

最後是簡報中會出現的關鍵字。

Austin Distel on Unsplash

簡報中的關鍵字能展現專業、也能吸引聽眾的注意力

搞懂這些關鍵字的意思，在表達時會讓聽眾更信服你的專業度。如果擔心說不清楚，不妨用圖解與文字來增進廳中的理解；圖像好理解、文字好記憶，把握這個原則。

記得，簡報是為了讓對方更好理解、讓自己更好發揮；如果口說與白板就能讓你表現得很好，就不需要簡報。

但在企業與組織中，簡報的作用更多的是為了知識留存與共識凝聚，是為了解決工作上的問題；不光是為了個人展現表達能力與專業而已。

劉奕酉｜知識型自雇者、暢銷書作者、企業培訓顧問

擅長邏輯思考、數據分析、策略規劃、資訊視覺化與商務簡報，擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷，為台灣少數具有深厚職場實務背景的商務顧問。同時也是職場生產力作家，多家大型出版社、社群媒體指定邀稿對象。一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章，以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。

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