我們每天都需要用「文字」與人溝通，但很多時候說了一堆，對方卻沒聽懂。
例如
- 非正式場合： 在社群媒體/部落格上發表文章、Line 私底下聊天
- 正式場合： 工作時的 Email、Slack/Teams/Google Chat 即時通訊
前者沒溝通好倒還是小事; 後者若訊息寫不清楚，就會浪費時間、做了一個大家都不滿意的結果。
看完這篇文章後你可以了解 4 點：
- Smart Brevity 是什麼，為什麼學習它很值得
- Smart Brevity 的寫作格式
- Smart Brevity 中的 Axios 是可以替換的
- Smart Brevity 帶給我的啟發
重點 1: Smart Brevity 是什麼，為什麼學習它很值得
Smart Brevity 是一種溝通公式，目的是高效率地傳遞資訊。
它是由Jim VandeHei, Mike Allen, Roy Schwartz (本書的 3 位作者)所創，最初是幫助記者用特殊的寫作格式，將最重要、影響力最高的新聞傳遞給讀者。但後來，Smart Brevity 也被推廣在寫 Email、寫電子報…等情境上。
因此多數人看新聞，其實只看
- 有什麼新鮮事
- 為什麼這個新鮮事很重要
了解現代人沒耐心、快速閱讀的習慣，並且調整寫作風格來傳遞資訊，就是 Smart Brevity 的精神。
重點 2: Smart Brevity 的寫作格式
如何使用 Smart Brevity 呢?
心法是：
想像自己和朋友在咖啡廳聊天，我們會告訴朋友某個話題（What），並快速解釋為什麼這個概念很重要（why）。
講太多廢話對方可是會分神的。
Smart Brevity 的格式為
- 標題： 用 6–10 個字說 1 件有趣的事情/新鮮事
- 開場(一句短語): 告訴讀者他不知道、他想知道、他應該知道的事實
- 為什麼它很重要: 解釋為什麼這件事情很重要
- 細節內容： 讀者可選擇是否要繼續往下讀更多內容
前 3 點的內容要儘可能在一個手機畫面寫完，下方是範例：
重點 3. Smart Brevity 的 Axios 是可以替換的
觀察上圖，你注意到 Why it matters 了嗎?
這段話在 Smart Brevity 中稱為 Axios，它是希臘字中表示「值得」的意思。[1]
除了 Why it matters 之外，可使用的 Axios 還有
- 大概念 (The big picture)
- 下一步行動 (What’s next)
- 我在關注 (What we’re watching)
- 我在關注 (What we’re hearing)
- 言外之意 (Between the lines)
- 背景 (The backstory)
- 快速瞭解 (Catch up quick)
- 聚焦 (Zoom in)
- 俯瞰 (Zoom out)
- 結論 (The bottom line)
- 深入瞭解 (Go deeper)
- 秘密 (The secret)
- 1 件趣事 (One fun thing)
- 收獲 (Takeaway)
在美式報紙中，其實已經有類似的寫作方式稱為 Nut Graf(Nut Graph)，指一個文章段落摘要整篇故事的重點。
這些字像是路標，可以提醒讀者：現在在哪裡、要往哪裡去。
重點 4. Smart Brevity 帶給我的啟發
少說廢話，直接說重點。
以 Email 為例：
- 多數人：先寒暄問暖、解釋為什麼會有這封信，接著進入正題 (文字寫的很長，但還是說不清楚這封 Email 的目的)
- Smart Brevity：心直口快，直接明說這封 Email 的目的。
來看個範例：
- 多數人
嘿！你做了很多很棒的事情、我也知道自己有缺點，但我真的需要你在這個專案多努力一些。如果你的表現仍然沒有起色、工作的績效表現還是不好，那我必須馬上和你做 1 對 1 的績效考核。
- Smart Brevity
一件你需要立刻改進的事情：在你的核心任務上，多努力一些。
用 Email 溝通時，開頭明說你想要對方做什麼。
我將同樣的概念運用在電子報中。
我採用 Smart Brevity 的格式來寫電子報，幫助讀者快速抓到重點後，讓他們決定是否要深入閱讀。
最後用作者 Jim VandeHei 說的一句話做結尾：
Be monk-like in your discipline with words and Zen-like in the inner joy of saying more with less. This is not natural or easy but can be learned with practice.
你的文字要有僧侣般的自律，内心要有禪宗般的樂趣，用更少的話語表達更多的東西。這不是一件自然或容易的事情，但可以通過練習學會。
Why it matters: 用最少的文字，讓對方瞬間抓到自己想傳達的重點。
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