如何讓開會更有效率

你是否有過這種經驗嗎，公司一天到晚開著大大小小的會議，但是不知道開完會你卻不知道開會的目的是甚麼，或是不知道開會後要做甚麼事。這是因為會議的主持人不清楚這場會議的最終目標是甚麼？要在甚麼時候達到最後目標？

如果把會議當成一個目標來看，那麼目標完成前就會有許多小目標，要完成這些小目標就要經過一連串的討論，才能夠往前進。所以會議的主持人為了增加開會的效率，在會議中必須完成以下5個任務

1. 會議開始就說明會議的目的、時間表、做決定的方法

一開始就讓大家知道開會的目的絕對是必要的，再來說明會議的時間表，多少時間要宣布事項，多少時間要做討論，最好連做決定的方法都提出來。

2. 會議期間要注意時間

開會時要注意時間控制是否符合開頭的時間表，避免影響到後續討論的時間，當然也要確認是否根據目前的資料做討論，畢竟，如果資料不充足，也會影響後續的決定。

如果開會時間超過一個小時，建議中間休息十分鐘，讓大家恢復精神，提升開會的效益。

3. 給予與會者發言時間

有些人開會就是一個人在台上自言自語，但是不知道其他人到底有沒有聽進去。所以在剛開始可以提一下等下要討論的事項，讓大家提前思考有甚麼看法，方便後面發表意見。

4. 會議中調整，確認是否有疏漏

當會議進行一個段落後，確認大家目前的狀態，關於目前的資料是否有甚麼問題，有沒有不同的想法，觀察與會者的表情。

5. 確認最終結果與是否符合目的，並討論會議後的各項任務

會議的最後要確認是否符合目的，如果有不符之處，就要討論是否有其他的方法達成。

還有要討論會後的行動，給與會者分派任務，讓所有人清楚接下來要做甚麼，減少拖延的情況，還有決定下次開會的時間。

總而言之，主持人的工作就是要避免無效會議，而是讓會議結束就是完成一個小目標，這樣才有助於推進工作進度。