《沒有Email的世界》2 除了Email，我們還有更好的選擇
書籍全名：沒有Email的世界-過度溝通時代的深度工作法
英文書名：A World Without Email: Reimagining Work in an Age of Communication Overload
在上一篇《沒有Email的世界》1 深度工作再升級：告別Email帶來的效率陷阱中，我分享了過動蜂巢思維的概念，以及為什麼工作中大量使用email，會造成過動蜂巢思維。紐波特使用「蜂巢」來比喻現代工作環境中過度的溝通和混亂的工作模式，表面上看起來靈活，實際上卻導致大量無效的來回交流。紐波特認為，要應對過動蜂巢思維，關鍵在於設計一套更結構化且有效的工作流程。
工作流設計原則
在思考工作流程中，有兩個重要原則：
- 盡量減少任務中的背景轉換
- 盡量減少通訊超載的感受
背景轉換是指需要暫停手中任務，把注意力轉換到其他事情，然後再切回來。(例如，切換到email信箱、通訊軟體，或者有人走到你旁邊問問題)，而通訊超載的感受，主要是注意不要讓人感覺好像需要隨時回應、隨時需要接收大量訊息。
在眾多時間管理或團隊管理工具中，紐波特建議使用看板管理(Kanban)、或者Scrum的工作流程，讓我們可以用卡片對話取代蜂巢思維的聊天。
Trello: 用看板管理取代email
紐波特在書中介紹看板管理工具Trello的應用，Trello是用來管理個人和團隊組織任務、專案的軟體，它採用直觀的視覺界面，通過卡片、欄位清單、和看板的方式來管理任務，讓使用者能輕鬆追蹤進度、分配工作和分享資訊。每個不同的任務可以建立不同的看板，方便全局管理，使用者可以邀請團隊成員一起協作，分配工作、設置優先級、並及時更新進度。
- 看板中每個欄位有不同卡片，每張卡片可以代表具體的任務，正面有簡單的說明，點擊後背面可呈現更詳細的資訊或附加檔案。
- 團隊中每位成員同步編輯看板，新訊息與相關討論都直接加到卡片筆記中。
- 卡片應該要清楚、具資訊性，並明確指派任務負責人
- 最基本的欄位清單分類方式：待辦、進行中、完成
其核心理念是，將專案團隊工作的訊息集中整理，共同編輯。不需要頻繁、重複的溝通，也不用各自管理工作進度，團隊中每項工作進度一目瞭然。重要的是，我們可以使用卡片對話取代蜂巢思維聊天，和信箱不同的是，有需要的人，或正要做這項工作的人再點開看板查看，而不是各種不同工作訊息全部湧入信箱。是你決定你現在要討論什麼，而不是事情來找你。
我認為除了Trello，使用可以共同編輯的筆記軟體，在協商好流程後，應該也可以達到類似效果。重點是將訊息分類、集中，並從被動接收，改成主動查找，就可以減少被各種訊息干擾，進而改善通訊超載的感受，以及被打斷的注意力分散問題。
心態調整
除了改變工作流，紐波特也提到第二種方式：改變他人對自己的工作預期。在看到看板管理的解決方案時，我想到，無論是哪種流程系統，都會有資訊完備度與更新時間的問題。工作中有時會常常需要email或電話詢問同事，是因為我查看系統後發現工作還沒完成，那這代表示是還沒完成，還是同事沒有更新到系統？只好打電話問了！而有些訊息是只有問人才知道，系統或看板上並沒有寫出來。無論再好的系統或工具，都很難避免這個問題。唯一的解決方式是整個團隊要適應，調整心態，不是什麼事情都需要"即時"，接受短期的不方便，才能達到長期更好的工作結果。所以書中也提到，團隊間除了改變工作流，更需要定期會議檢討，整個團隊都需要有意識地遵守或協調溝通方式，不要過度調高對他人"迅速回應"的期望。
個人看板
除了團隊中的看板管理，紐波特也推薦個人使用看板來管理工作與生活。關於個人使用個看板，書中有以下建議：
- 使用一個以上的看板
對於不同人生角色，使用不同看板。作者紐波特使用了研究、教學、研究所所長三種看板。這樣可以專心在一種任務上，不會被其他任務干擾。但要注意，使用二到四個看板就好，不要弄得太複雜。 - 定期安排個人檢討
審視看板所有卡片，移動位置、更新狀態。不需要很久，大概五到十分鐘即可。 - 增加「待討論」欄位
遇到事情需要和他人討論時，可以壓抑馬上寫信(或打電話)的衝動，先記在待討論的欄位，下次見面時，再一併處理。這樣可以大量減少溝通次數，節省了自己和對方的注意力資本。 - 增加「等候回覆」欄位
當你有工作需要等待他人回覆時，可以把工作移到此欄，並註記等待誰的回覆、期限、等到回覆後要做哪些事情。
我使用的工作流
讀完這本書，發現我目前使用的工作流程和看板管理有點像。雖然在多年前我也有嘗試過Trello，但因為公司也無法連外部網路，所以我最後也沒有持續使用。在工作中，我會使用自己設計的Excel來記錄工作，使用Excel的優點是可以無限延伸，而且可以自由編輯不同顏色、字體格式等等。
在Excel中主要有兩個工作表，第一頁是待辦事項，可以隨時依照日期或其他方式篩選排序；不同的大型專案，我也可以分別使用不同的工作表來條列待辦事項。若是較小的專案或者一項工作有細分任務，則寫在同一儲存格，類似卡片管理的概念。若有等候他人處理/回覆，也一樣記在此頁，並用寫上需要追蹤的日期(我原本是如同作者的建議，另外一個工作表追蹤他等候他人回覆的任務，但最後容易忘記看，所以還是集中在待辦事項。)
第二頁是工作日誌，完成的待辦事項，將會移到此頁對應的日期。此頁同時也會記錄當日重要行程、重要通訊紀錄(複製Email內容)，以及事件摘要，方便日後搜尋查找。
這個流程和作者提倡的看板管理原理有些類似，就是少了「待討論」欄位，我覺得這是一個很好的提議，把需要溝通的事情依照對象區分紀錄，下次溝通時可以一併討論，減少打電話的次數，之後我會想想如何把這個概念應用在現有的工作流程中。不過，仍要說的是，使用excel的缺點就是無法共同編輯協作，所以比較不適合專案型團隊管理。需要協作的人，可以使用書中推薦的Trello，或者具有不同作者共同編輯功能的筆記軟體。
在私人生活中的溝通我就比較隨意，我會使用筆記軟體(原本使用Evernote，去年跳槽到Upnote)，在需要和家人溝通的部分，會使用共同的筆記，分別紀錄待辦事項以及完成狀況，待討論問題也可記錄筆記中。此外，還可以建立購物清單，或者共同蒐集有興趣的話題資料，在一起規劃自助旅行時共同編輯同一份筆記，也是很方便的協作溝通方式。
結語：少一點，好一點
在這本書中，作者推薦使用看板管理流程來取代無序的email溝通，除此之外，還有須多好的建議，讓我們逐步設計規則，以優化何時與如何進行職場的協調，有興趣的人可以閱讀，相信能有很好的收穫。
回到書名《沒有Email的世界》，看完這本書，我們還是不可能捨棄Email。其實作者原本希望的書名是：沒有過動蜂巢思維工作流的世界，"沒有Email"只是方便的簡稱。我們無法、也不用完全拒絕Email，我們需要的是主動性：主動設計更好的流程、主動改變自己的心態，重視自己的時間和注意力資本。書中有提到，在公司團隊中的工作可以分成兩種：
- 被動式：你只需要到班，檢查電子郵件，全天做email叫你做的事情，然後下班。
- 主動式：花時間思考你為大型專案所能做的最重要、長期、有意義的事情。
你希望做哪種工作呢？我們不要追求表面的工作量，而是要追求更好的工作結果，做少一點，但也做好一點。其實，我們的幸福感很大的來源是成就感與意義感，若日復一日的重複被動式工作，很容易感覺自己只是一顆可以隨時被取代的螺絲釘。在有充分清醒的意識，主動投入生活，並按照內心的意志行動時，人生就能活出意義。
