【專案延遲該怎辦？ 7個改善自我確認點】

在專案管理中，我們常常會遇到一個很棘手的問題—專案延遲。延遲的原因可能來自環境干擾、計劃變動，甚至是自己的習慣問題。但專案延期並非無法避免，只要能針對日常工作中容易忽略的細節進行調整，應能提升專案執行的效率與成果。

1. 工作環境容易造成分心

-可能原因：你的環境裡有太多干擾，比如手機、電話、通訊媒體等。

-改善方向：建立一個無干擾的工作環境，關掉不必要的通知，把手機調成勿擾模式或放在看不到的地方。設置固定的休息時間來查看消息，避免頻繁分心。

2. 搞錯事情要做的先後順序

-可能原因：你不知道任務的優先順序，不知道哪些重要及要先做。

-改善方向：使用優先矩陣（如艾森豪矩陣）來分辨重要和緊急的任務，合理安排時間。把重要但不緊急的任務放在前面，避免被緊急但不重要的事情佔用時間。每天或每週檢查並調整任務的優先級。

3. 總是喜歡壓線完成

-可能原因：太習慣在壓線前完成，覺得這樣時間利用效率更好。

-改善方向：嘗試提前完成任務，設定比實際截止日期更早的內部期限。這樣可以給自己留出檢查和改進的時間，避免最後時刻的壓力。同時也要練習分階段完成任務，避免工作積壓。

-改善方向：每天或每週做一個計劃，設定清楚的截止日期。可以使用番茄鐘來幫助自己，每次專注工作25分鐘，然後休息5分鐘。這樣可以提高專注力和效率。同時也可以將重要的任務安排在一天中，最有精力的時段完成。

4. 覺得工作很難，無意間拖延起步時間

-可能原因：你可能覺得這個任務很難，或者不知道怎麼開始。

-改善方向：把大任務分成小步驟，從最簡單的那一步開始，告訴自己開始就是成功的一半。給自己設定一些小的獎勵，比如完成第一步後可以休息一下或者喝吃個點心。這樣能夠降低心理障礙，逐步進入工作狀態。

-改善方向：識別並挑戰自己的藉口，對自己說些正面的話，例如“我能做到”或者“這不是很難”。設立小目標來增強信心，每達成一個小目標就獎勵自己。你還可以找一個支持你的朋友或同事，互相鼓勵和監督。

5. 計畫嚴重趕不上變化

-可能原因：初期計劃設定可能較理想化，或是因為變動導致嚴重延誤。

-改善方向：找主管或同事協助，更新一個比較切實可行的時程，定期檢查並調整目標，設置具體可衡量的目標（SMART目標：具體、可測量、可達成、相關、時限）。每週花點時間回顧和調整你的計劃，確保它們符合實際情況。

6. 累積壓力過載，難以思考

-可能原因：你積壓了太多工作，內心壓力越來越大，影響到專注。

-改善方向：每天花點時間處理待辦事項，避免積壓。學會放鬆，適時休息減壓，比如做一些深呼吸、冥想或者短暫的散步。制定合理的工作量，不要給自己安排過多任務，學會適時說“不”。

-改善方向：對自己好一點，接受自己的不完美，設立現實的期望。學會自我寬容，每天記錄並肯定自己的進步。與他人分享你的困難，尋求支持和建議，減少自我批評的壓力。

7. 工作效率或品質下降

-可能原因：時間急迫不夠用，導致任務完成得很草率。

-改善方向：提前開始，合理分配時間，確保有足夠時間檢查和改進。使用“優質工作時間塊”方法，把複雜和需要高品質的工作放在最佳狀態的時間段來完成。定期休息，避免疲勞影響工作質量。