管理者不能瞎忙的授權技巧 ｜ 陳致瑋老師
整理自 〈管理者不能瞎忙的授權技巧〉 課程講記
管理者不能瞎忙的授權技巧
一、前言
管理者不能瞎忙的授權技巧 課程目標
1. 忙亂的原因
管理系統不健全：初期企業可能依賴人員而非制度，而隨著業務發展，缺乏建立制度，使得管理變得混亂。
授權方式不當：若授權不經嚴格評估，隨意授予權限，可能引發重大問題。
2. 管理系統不管理人
企業初期依賴人員運營，缺乏完善的管理制度，使得管理人員無法有效掌控全局。
管理人員持續以個人為主，忽視建立制度，常以「感覺」作為判斷依據，導致管理混亂，依賴個人能力而非有效的組織運作。
3. 授權的好處
提高效率：授權能使決策更快速，加快執行流程，提高工作效率。
培養人才：授權使員工接觸到更多負責的工作，促進個人成長和職業發展。
釋放管理壓力：將權力下放給合適的人，減輕管理者的負擔，集中精力於重要決策和戰略規劃。
4. 授權之依據
專業知識和技能：被授權者需具備相應的專業知識和技能，才能有效履行被授予的任務。
一致的觀念和價值觀：授權對象的觀念和價值觀應與公司政策和股東期望相符。
熟悉公司文化和制度：被授權者應了解並遵循公司的管理體系和流程。
5. 授權的對象
控制在合適範圍內：授權應適度，避免過度擴張而導致管理失控和資源浪費。
知識和技能匹配：被授權者需具備完成任務所需的能力，包括專業知識和技能。
具備良好的溝通協調能力：被授權者應具有良好的溝通和協調能力，能夠順利傳達信息和解釋事情。
二、經營者該具備的管理概念和心態
EAS九大循環
在一個企業初期，往往依賴人員而非制度是常見的情況。隨著企業的業績發展到一定規模，才有可能投資建立制度，並逐漸取代人員的運營。然而，若企業主的心態保持不變，繼續以管理人為主，而不是管理制度，就可能出現問題。
特別在涉及授權方面，任意給予權限可能引發重大問題，因此有效的授權需要嚴格評估。授權並非僅僅是「我授權你」，然後期望被授權者處理一切。若授權方式不當，可能導致運營上的嚴重困境。
因此，這堂課的主要目的在於教導如何進行有效授權。有效授權需要建立有利的環境和支持的管理框架，包括理解授權的基礎和適當的授予對象。
在討論授權前，我們先了解作為管理者，經理人應具備的經營管理概念和心態。其中，五三一概念扮演著重要角色。所謂的五三一，指的是企業的五年長期方針、三年戰略目標和一年的工作計畫。
五年的方針是由企業主訂定的，作為管理者，應主動了解企業主對公司五年發展的願景和未來發展前景。而這些信息通常不會主動告知，因此，應該積極尋求這些信息。管理者應該在專業的制度框架下進行操作和做出決策，而非被動等待指示。
企業主在制定業務運營框架時，會確定在三年內需要實現的目標。一年的工作計劃對應於實現這些目標的執行計劃。每個成熟的公司，無論規模大小，都應該有明確的政策、具體的目標和年度計劃。這些形成組織的核心，讓我們能夠建立有效的人力資源結構和支持系統。
而人力資源的架構和配套，則是整個 EAS 的概念。該設計分成九個模組，彼此互相連動。本課程將重點放在升遷職能檢定 CEM 上。
三、組織層級與人員配置
在 EAS 系統架構中，我們將層級分為六層，分別是 L1～L6。
CEM 概念
Ｌ1和Ｌ2階段
這是新人時期，專注於弄清楚工作流程和基礎元素。學習的過程中，同時也去了解事情的前因後果和邏輯。
舉例來說，在印刷業，新人一開始需要認識墨水、墨水與紙之間的相互作用，了解印刷的步驟、過程、尺寸、厚度等行業的基礎元素。
Ｌ3階段
進入 L3 階段後，可謂獨當一面。能夠看到事情運作的因果關係，並能夠快速高效地處理事務，掌握品質控管與效率。同時，開始學習溝通協調，也可以開始接觸跨部門的工作。
這時，管理者也需要特別注意。通常 L3 的人對手邊的工作已經很熟練，會產生不同的想法，有些人想多賺點錢、多做點事、或是朝向帶人、帶團隊等新挑戰，甚至輪調學習。管理者應敏銳地安排新任務和挑戰，以避免人才流失。
此外，我們也可以發現，隨著職位的提升，個人與他人的互動能力變得至關重要。當個人達到管理職位時，僅擁有卓越的工作能力是不夠的。他們還需要培養人際交往能力，適應不同的人際關係，避免因個人與他人的衝突而導致亂源。
Ｌ4階段
稱為基層主管，進行督導經營。
Ｌ5階段
為中階主管或是部門主管。
Ｌ6階段
通常是協理等級，開始進行跨部門的協同合作。
掌握組織的層級架構，對於確定組織的職能檢定至關重要。透過 EAS 的六個等級，我們才能了解誰有權限授權給誰。
四、授權與責任：確保權限與能力相符
授權是一個由上而下的過程，必須確保被授權者具備執行和決策的能力。代理人必須擁有相應的專業知識和技能，以有效履行被授予的任務。若僅僅為了名義而任命代理人，而忽略其能力，可能導致嚴重問題的產生。
授權本質上可分為兩種：事務代理和權力代理。
事務代理人負責具體任務的執行，必須具備相應的操作技能，與授權者能力相符。
權力代理涉及做出決策，做決定的人也必須承擔責任。因此，適當的授權結構對於組織運作至關重要。
為避免授權混亂，組織必須確保授權給具備相應能力和知識的人，建立清晰的授權結構。這將幫助提高組織的運作效率，確保授權者和代理人在職責和負責任方面達成匹配。適當的授權和責任分配有助於建立負責任的工作環境，促進組織的成功。
理解組織單位
圖是常見的組織單位的分類：
1. 核心小組：這是組織中的最小單位，通常由一位主管帶領少數幾個成員組成。
這種小組可能是類似專案小組的形式，成員會共同合作完成特定任務。主管在這個小組中擔任指導者的角色，他需要有能力指揮並承擔責任。對於核心小組，組長是負責整個小組的重要角色，如同神經中樞一般，指揮全局。
2. 專案事務小組：這是由多位同級的成員組成的小組，通常都是L3等級的員工。
其中要注意的是，從學理的統計來說，一個團隊最大的人力編制，最多不大於七人，最少不小於三人。
3.部門分級群：這是更大規模的組織單位，通常由一位主管帶領多個小組或部門。
在這個結構中，主管負責指導多個團隊，其中可能有一些主管也會再下屬的小組中帶領其他團隊。
這種組織單位需要主管具備更高的領導能力，並確保不同層級之間的順暢溝通和協調。
理解組織單位對於組織的運作和管理至關重要。
透過合理劃分和組織單位之間的合作，可以提高組織的效率，確保各項任務和專案順利進行。
同時，也能幫助確定合適的授權和責任分配，建立清晰的管理架構，以促進組織的成功和目標的實現。
五、授權的條件
在商業經營中，當公司經營狀況良好時，老闆可能會急於擴張以追求更大的利潤。然而，這種快速擴張過程中存在著風險和挑戰。如果老闆有系統經營的概念，提前建立好需要的人才庫和策略，就可以避開不必要的損失。
當老闆或主管要進行授權前，可以從以下九個要點進行評估。
1. 觀念和價值觀的一致性
授權對象的觀念和價值觀是否與公司的政策和股東期望相符？這是確保授權能夠順利進行的首要條件。
2. 自我要求和紀律
被授權的人是否有良好的自我要求和紀律，能夠以身作則並承擔責任？
3.熟悉公司文化與規範
授權對象是否熟悉公司的管理體系和流程？能否遵循公司的制度和政策而不自行創建新的體系？
4.工作經驗豐富，判斷全面且客觀
老闆一定要找到對的人授權給他，如果授權人做出錯誤的行為，你也要負連帶的責任。
5.熟悉公司行政體制與管理系統（包括IT）
被授權的人要照著公司的系統走，不能自創系統。
6.良好的團隊溝通協調能力
授權對象是否具備良好的溝通協調能力，能夠清晰地傳達信息並解釋事情，避免造成誤解和困惑？
7.良好的心理素質和安全感
被授權的人是否具備良好的心理素質和安全感？能否保持冷靜、自信，不被恐慌和壓力左右？
8.受過完整的組織行為舆領導學培訓課程
9.受過完整的經營管理學培訓課程
授權對象是否接受過完整的組織行為領導培訓課程，並了解經營管理的概念和方法？
在授權過程中，公司應該謹慎選擇合適的人選，確保他們具備適當的能力、價值觀和素質。同時，公司應該注意適度的擴張，保持良好的內部管理和溝通，以應對可能出現的風險和挑戰。只有在這樣的前提下，授權才能帶來積極的效果，推動公司的持續發展。
六、八大功能32分支
作為一個經營者或管理者，了解這八大功能對於經營一家公司非常重要。在授權之前，你一定要了解每個職位負責什麼，才會知道要提拔誰、訓練什麼內容。
這八大功能是行、人、生、財、研、總、資、管。
各項目又可以往下繼續拆解，老師一共分出了32分支，詳情請見每張投影片。
結語
在授權之前，一定要確認授權的對象知道怎麼做好這些事情，能不能達成前面的九個授權條件。才能完成有效的授權。
