從《長安的荔枝》理解專案、計畫與專案組合的差異與價值交付。Portfolio, Program, Project

最近讀到 PMI 專案管理協會的 PMBOK® Guide 考證照教科書，關於專案價值交付這段，探討專案組合 Portfolio、計畫 Program、專案 Project 架構關係。讓我聯想起先前看的一本書《長安的荔枝》，更具體想像更理解其架構。

截圖自電影《长安的荔枝》官方微博劇照

專案 Project ：

好比《長安的荔枝》書中描述，唐朝皇上為了楊貴妃壽宴，降旨派遣小吏李善德擔任荔枝大使，從中國最南方嶺南經過漫長五千里路，運送新鮮荔枝到長安，但是荔枝只有四天保鮮期，解決如何在有限時間內又可行成本下，如期（時間）、如質（品質）、如預算（成本）的交付運送服務任務。因此，專案具備三個特性：

• 暫時性 Temporary：暫時不是指時間短暫。而是表示專案會有起訖時間。例如：荔枝要在楊貴妃壽宴時送到。
• 獨特性 Unique：不是每日例行公事，是獨一無二未曾發生過，不重複 Non-Repetitive。例如：皇上心血來潮忽然就降旨，特別專為此任務設置荔枝使一職。
• 逐步完善 Progressive Elaboration：先求有，再求好。早期資訊缺乏，專案規劃粗略；隨著資訊越充分，專案規劃越詳盡。例如：一開始用民間的運輸方式分四路進行路線測試 A/B Testing。透過試驗結果來進行改善找出最快的轉運路線。

• 持續性 On-going
• 重複性 Repetitive

專案的定義：

A temporary initiative in a unique context undertaken to create value （專案是一種暫時性的努力，以創造出獨特的產品、服務或結果。）
_{PMBOK® Guide 7th edition}

專案管理不是一套僵化的流程，而是一個動態的、以人為本的適應系統，在於不確定性中實現有價值的成果。

Project management is the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities to meet project requirements and create value in a unique context. （將知識、技能、工具與技術應用於專案活動，以達成專案要求，並在特定的情境中創造價值。）
_{PMBOK® Guide 7th edition}

專案管理是應用知識、技能、工具和技術以滿足項目要求並實現預期結果的過程。

圖片來源自 InovaPrime: Portfolio, Program and Project Management, what are the differences?

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截圖自電影《长安的荔枝》劇照

計畫 Program：

計畫比專案更上一層，例如：從壽宴策劃人角度來看《長安的荔枝》。最後嶺南荔枝運送到了長安，當擺在壽宴桌上，只不過是玲琅滿目珍奇水果中的一道菜品。整個楊貴妃壽宴就是一個宦官建議皇上嘗嘗嶺南新鮮荔枝的一項計畫。

與單一「專案」不同，計畫具備以下關鍵特徵：

• 效益導向 Benefits-Oriented：計畫的核心目標在於實現戰略性的「效益」，而非僅僅是交付具體的產品或產出。例如：透過奢華盛宴來彰顯大唐盛世，鞏固皇權對臣民與番邦的威信。
• 相互關聯性 Interdependence：計畫中的各個專案之間存在技術或資源上的依賴關係。如果專案之間沒有關聯，應歸類為「專案組合 (Portfolio)」管理。例如：荔枝專運若延誤了端出「鮮荔枝」這道菜品時間點，就會影響整個晚宴的時序。
• 複雜性與規模：計畫通常涵蓋較長的時間週期，且涉及多個利害關係人與複雜的治理架構。 例如：整個楊貴妃壽宴計畫就涉及多方利害關係人
• • 決策層：皇帝、楊貴妃、宦官、宰相。
  • 執行層：主角李善德、使節、各地刺史、驛站官員。
  • 供應層：果農、冰販、船隻馬匹供應。

計畫的定義：

A program is a group of related projects, subsidiary programs, and program activities that are managed in a coordinated manner to obtain benefits and control not available from managing them individually.（計畫是一群以協調方式來管理相關專案、子計畫及計畫活動，其目的是為了比起分別管理專案更提高利益與控制度。）
_{PMBOK® Guide 7th edition}

計畫管理是聚焦於專案之間依存關係，並協助決定管理專案的最佳方法。解決資源限制衝突、校準組織與策略方向、解決議題及變更管理。

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圖片來源自 InovaPrime: What is Portfolio Management?

專案組合 Portfolio：

專案組合比計畫更上一層，例如：以皇上的角度來看《長安的荔枝》決策是一項「偏遠地方政治是否仍然忠於中央皇權」的戰略指標與資源調動。

專案組合的定義：

A portfolio is a collection of projects, programs, subsidiary portfolios, and operations managed as a group to achieve strategic objectives.（專案組合是為了便於有效群組管理以達成策略目標 Strategic Objectives，而組合在一起的專案、計畫、子專案組合 Strategic objectives 及營運工作 Operations 的集合。因此保有最高權限彈性。）
_{PMBOK® Guide 7th edition}

• 多樣性：不僅包含專案，還包含計畫以及維持公司運作的日常營運工作（Operations）。
• 不一定有依存關係：與計畫（Program）不同是專案組合中的各個組件（Components）彼此之間不一定要有技術上的依賴。
• 戰略一致：組件間可能相互獨立，但必須指向組織共同的策略目標

Portfolio management ensures that an organization can leverage its project selection and execution success. It refers to the centralized management of one or more project portfolios to achieve strategic objectives. （專案組合管理確保組織能充分利用其在專案選擇與執行上的成功。它是指對一個或多個專案組合進行集中化管理，以達成策略目標。）
_{PMBOK® Guide 7th edition}

• 專案組合 (Portfolio)：我們應該做什麼？戰略對齊、資源極大化、企業策略目標。轄下專案可以不相關。
• 計畫 (Program)：我們如何獲得更大效益？依存關係、效益管理、協調獲得利益。下專案需要相關。
• 專案 (Project)：我們如何把這件事做好？時程、品質、預算、產生交付物。

相關文章：

• Project Management Institute. (2021). A guide to the project management body of knowledge (PMBOK® guide) and the standard for project management (7th ed.). Project Management Institute.
• Governance.Business. (2019, January 16). Portfolio, program and project management: What are the differences? InovaPrime. https://governance.business/portfolio-program-and-project-management-what-are-the-differences/