用這招來啟動專案溝通增加效率

Jason Goodman on Unsplash

Start your communication in projects by this way.

專案工作型態很需要「溝通」，特別是每次交替時期需要與新的合作對象建立關係的時候，對方可能是你從不認識的同事或主管也可能是廠商。

除非你是專職的專案經理，否則這種突然爆增的「初次溝通」聯繫的工作、會大量壓縮到你專案執行時間。在這種情況下要如何達到高效率的溝通，我們可以朝兩個面向來思考看看：「降低溝通的難度」、「用模板提高效率」。

降低溝通的難度

打電話就是專線模式，效率跟即時性最高要面臨的壓力也是最大，對比較不善言詞或內向的工作者來說，難度真的高。電子郵件的時效性堪慮，我們實在很難確定對方是否收到郵件。

Teams 是我最常用的通訊軟體，它跟 Line 一樣有「顯示已讀」的功能，確保我們的訊息有被對方看到。

以前主要聯繫方式還是電話跟電子郵件為主，現在多了通訊軟體。通訊軟體給人壓力適中又能保有不錯的即時性確實是能降低溝通難度的利器。

用模板提高效率

通訊軟體以文字溝通為主，概念上可視為精簡版本電子郵件，如果能預先準備好一個「初次見面的溝通模板」，等要用的時候直接拿來改，這樣就能為省下不少時間。

我認為一個好的模板需要包含以下幾個部分：

自我簡介

主動提供自己的基本資訊給對方，讓他知道你是誰、該如何稱呼以及來自哪個單位與負責的業務。因為對方不見得認識你，但多少可以從你提供的資訊可以了解你所屬的組織架構，至少確認你不是路人甲。

你的介紹人

如果有好的介紹人就一定寫上去，口碑效應會讓對方在訊息內看到熟識的名字後感到比較安心。萬一對方還是感到困惑時，介紹人可以變成讓對方諮詢確認的窗口，此時你的介紹人也能幫你說話，推你一把。

聯繫的目的

要說清楚你找對方的目的，一定要簡述對方的專業與自己目的關聯性。這些資訊可以讓對方先再心裡先初判是否能幫上你。如果對方評估後覺得有更適合的人選，也有明確的規格把你進一步推薦給其他人。

近一步邀約

所有的真正的專案細節都是要坐下來談的，初次溝通的目標是跟對方訂下明確的下一個溝通時程。我們可以提出預計要安排電訪或會議時間讓對方選擇。只要對方答應在下一個時間點進行討論，我們的初次拜訪的目的就算成功了。

結論

舒服的對話是與人溝通指導原則之一，所以平常建立溝通模板的時候就可以先把讓人感到舒服、容易閱讀的溝通用語整理起來，要到下次要用的時候就可以直接拿來改，不用從零開始，這樣就能省下大量的專案啟動的溝通時間，後續的專案聯繫工作也會更加順利。等持續應用一段時間後讓這些等模板內化成自己的一部分，也可以拿來挑戰放到電話上用了。