解決社團幹部的苦惱:資源稀少,如何有效管理?

更新 發佈閱讀 3 分鐘
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原報導於:2018-02-13
編採:蘇怡兢 責任編輯:馬麗昕

記帳錯誤百出不是能力不夠,只是沒有人在乎

擔任過許多活動的幹部、總務職位,小至醫學之夜,大至海峽兩岸醫學生交流活動,中國醫藥大學的Jessica說,「金錢」是一個組織或是活動的重要命脈。「因為交接資料跟帳表非常亂,幾乎沒有參考價值,所以從零開始做。」Jessica請教學會計的國中朋友,包括基本的記帳、單據,也主動去詢問核銷單位、工作人員,慢慢把系統建立起來。

「人力資源就是這些而已,但錢能不能運用得宜才是關鍵」

總務的工作內容看似每件事都很簡單,但雜項太多,很難全部掌握,不只細心、還要用心跟在乎。 不再只是數錢、管錢的]工作,甚至整個活動的命脈都取決於金錢。

花了很多額外的時間,在每次經驗中學習。Jessica提到自己的總務歷程非常幸運,從簡單到難,每一次的金額越來越大,甚至牽扯校方、政府的經費案,難度提升許多。直至大四擔任學生會秘書長,編寫了學校的預算法,從不同難度跟活動單位來看待經費管理、資源管理。

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你計較成績少了一分,卻不在意團隊經費少了一塊錢


「為什麼分數多一分少一分你會在意,但為什麼錢多一塊少一塊你不在乎呢?」

「就算是有多錢也是錯啊。」

學生可以犯錯,但不代表我們能忽略犯錯這件事情。身為總務,管好每一塊錢是應盡的責任,而在團隊中的每個人都應該要對於錢有基本的認知。「即使錢不是你賺來,也是公關組員辛苦拉贊助得來,所以更要珍惜。」

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「總務」也是個專業

以台灣現實狀況來說,讀書是投資報酬最高的一件事情,但其他事並不是拼命學就會做的好。也因此才使許多人對於金錢管理掉以輕心,太有自信、不夠在乎之外,更從沒有人覺得總務是個專業。因此,Jessica決定創立「總務の生存法則」,舉辦相關的特訓班與工作坊,來喚起學生團隊對於經費以及各項資源管理的重視。

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首度參加雜學校,一展成果

沒有相關策展經驗,但對於Jessica和其他夥伴而言,參與雜學校不僅是場有趣而新奇的挑戰,同時也是向外拓展人脈、展現成果、發現機會、促進成長的良好契機。對參展躍躍欲試,藉此機會認識更多為理想努力的朋友,也希望能影響「唯有讀書高」的風氣,一同在這裡尋求體制外更寬廣的成長空間。

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