職場把控術:提升掌控感的職場策略與方法

孫忠邦-avatar-img
發佈於專案管理與自我成長 個房間
更新於 發佈於 閱讀時間約 6 分鐘
一開始我做事時不習慣跟老闆回報,我覺得憑自己的能力自己就可以把這件事情搞定,為什麼還需要回報?由於我的「自視甚高」讓我吃過了很多虧。
一開始都以為憑著自己的聰明才智,就可以很快有很好的表現,然後讓主管信任。但是事與願違,職場是一個長期抗戰,信任感要建立起來最少也需要半年。跟我設定的差太多。
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  • 自由需要付出代價:  

  後來我才知道,自由是要付出代價的。如果都不回報,就必須做到完全都沒失誤。但我知道自己不可能做到,所以我還是乖乖在有可能失誤前快點回報吧。

  因為工作特性的關係,每個專案都會換一次老闆,而且老闆通常不只一個。所以我靠著「回報」這個能力,很快就能建立與新主管之間的關係。也找回了我在職場上的掌控感,因為任何在職場上的配合都是從「信任」開始。

  • 別讓驚喜變成了驚嚇:

  老闆跟我們想得不一樣,老闆要的不是「省事」而是「掌控感」,當最後一刻才慌慌張張「交卷」給他,通常帶來的都是不是驚喜而是驚嚇。我在研究所的時候就是專搞這種事。我每次拿我覺得做的「很好」的東西給老師看,他就會嚇到,因為明天就要交卷了,而我做出來的東西卻不是他要的。

  老闆會這樣想也是正常的,一般我們會認為老闆什麼都懂,但老闆其實對第一線的了解是最少的。第一線的消息,必須要透過像我們這種第一線人員回報,才能夠知道真實情況,不然就要仿效乾隆皇下江南了。所以才會時常有新聞報導說:「公司倒了,老闆卻是最後一個才知道」這一種「離譜」的情形。

  • 回報只是一種習慣沒那麼難:

  一開始認識新老闆的時候,一定要有意識地定期跟老板回報,使新老闆產生「確定感」。不管遇到什麼樣的老闆,都要在一開始就積極建立信任。等信任建立完成之後,你就輕鬆了,因為老闆也不太會去理你在做什麼。

  建立信任這件事,隨著個人品牌建立與回報的功力提升,會越來越快。一開始可能需要半年,最後可能降到一個月內。反之,如果過了幾個月才開始做這件事,那你基本上永遠建立不起信任感了。

  面對老闆的回應不用感到生氣或是手足無措,只要趕快把那些東西「改掉」就好,因為這種事是每天都會發生的,所以不用過度放大。如果老闆說的建議你不認同,不要自己默默地接受。先推看看,或許老闆會回心轉意也說不定,默默接受長期下來會得很痛苦。

  跟老闆定期回報的概念,就有點像:你是一個太空人,在太空中定期保養零件。不論太空站有沒有出事,都要定期回報。因為地面上的指揮官完全不清楚你在太空中的情形,就算透過攝影機,也不能夠完全掌握太空船的狀況,搞不好連你已經發生了什麼意外他也不知道。

  所以除非指揮官自己上去太空,否則是無法知道真正太空站裡的情況。但他也不可能自己上去太空,因為地面上有太多事情要他處理了。這時候如果你每天早中晚都跟指揮官回報一次,那指揮官就安心多了,沒定期回報就代表出事了,可能還會自己來關心你。

  • 回報也是一種試探:

  做事情的速度感也可以藉由跟老闆回報獲得,跟老闆回報的時候老闆會跟你說他預期的進度在哪裡,就可以藉由回饋來調整速度。每一個老闆的速度不同,有的是急驚風、有的是慢郎中,大原則是:事情越快搞定越好。但是你應該不想要做得那麼累吧。

  透過老闆的回饋,可以檢視一下自己的進度是否有符合老闆的預期,也讓老闆花最少的成本以及資源,來了解你是怎樣的人;可以怎麼樣使用這個資源。同時你也可以透過回報,知道老闆是怎樣個性的人。

  回報就只是回報而已,不要不自覺變成邀功,可能會有反效果。也不要把自己沒辦法的解決問題都丟出來。可以把事情拿出來討論,但是不要都給老闆去想,不然老闆會想說:「那我請你來要幹嘛?」

  如果都沒有跟老闆回報,等哪一天老闆突然想到這件事問你進度到哪了,你又沒有做出他想要的成果時,他對你就會扣很多分了。幾次回報的經驗下來,大概就知道多久他會來關心一次這件事,盡量在他要來關心這件事之前就主動回報,就就算他嫌你煩也無所謂。

  正因為想法的多元性,組織才有了適應力。老闆想得不一定都是對的,甚至錯誤率其實還蠻高的,他自己也會知道這件事。

  • 回報要真實不要附和:

  不用刻意討好老闆,只講老闆想聽的話,因為老闆想聽的是你真實的想法。講太多「好聽話」,讓老闆誤判情勢,到時候帳還是算在你的頭上,所以不妨多說說你的真實想法吧。如果幾次聽下來,你的意見都不錯,幫他解除了很多不必要的麻煩,那老闆就會覺得你是個自動自發的人了。

  像我前面說的,老闆對前線的情況是「一無所知」,所以必須透過你的回報來知道戰況,如果一昧附和老闆,那大家就會掉進同一個坑裡面。雖然有時候會遇到「一言堂」的老闆,讓你沒辦法表達正確的意見,但就還是順著毛摸就好,然後慢慢地引導老闆到你想要說的方向。我自己是會不斷「重複」我的意見,直到老闆意識到這樣做好像也不錯為止,我覺得這招還蠻好用的。

  說了這麼多,都在說老闆的掌控感,好像跟自己無關啊?剛開始進入職場會想辦法快點建立「戰果」與「戰功」來增加掌控感,但是其實是做不到的,剛進職場只有把基本功學好的份而已。

  • 回報帶來的好處:

  其實職場要有掌控感,就只要先想辦法搞定老闆就好了。如果跟這個老闆不太對盤,大可以換工作或是自願請調,不要刻意做一些錯誤的舉動,因為可能還有別人在偷偷觀察。如果能夠快速獲取老闆信任,他就不會整天來煩你,然後你就可以安心做妳的事了。

參考資料:啟點文化【裘我啊 #6】職場充滿「不確定」,如何增加「確定感」?


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