職場溝通(四): 那些我遇過的難搞同事, 後來怎麼變成了好夥伴？

在我的行銷職涯中, 很常在面試時被問到「有沒有跟難搞的部門或同事順利合作的經驗?」以我的職務來說, 所謂需要合作的難搞同事通常指的是業務部門。行銷和業務都是公司重要的生意部門, 彼此是對方在工作上的重要關係人(Key stakeholder), 但由於立場及承擔責任的不同, 有很高的機率在合作上會互相提防、互相覺得對方難搞。因此, 擁有跟重要關係人建立良好合作關係的能力就成了很加分的個人優勢。不管從事的是哪種工作, 在公司內部一定都有需要好好合作的重要關係人, 但如果這些人正好很難搞怎麼辦呢? 這篇文章我想透過兩個故事來分享自己將難搞同事變成好夥伴的經驗。

<故事一>

在職涯早期, 我曾經在某家視力保健相關產業的外商公司工作。當時負責管理一個需要跟業務部門緊密合作的戶外廣告專案, 由北、中、南的業務人員跟負責區域的眼鏡行門店談好公司能在店內、外張貼廣告的位子, 然後提供相關資訊讓我審核。我則需要依照業務提供的門店資訊、業績貢獻度、廣告位置優劣、製作數量以及年度預算的花費進度來綜合考量是否批准這項申請。當時兩個部門的主管水火不容, 這也直接影響了兩邊同事的互信程度。在我接手這個專案後, 最常遇到的狀況就是業務不想直接溝通, 常常用email發來不完整的資訊就想申請廣告費用。如果我回信表達疑問, 馬上就會收到業務主管的關切, 來詢問為什麼明明有這個預算, 我卻不同意去做。業務人員在跟主管反應時會把所有的相關資訊提供得清清楚楚, 但卻不會在第一時間完整的提供給我。整個溝通過程不直接也不透明, 我常常要背起「為難業務」的黑鍋。

當下我認為最重要的就是跟業務人員建立起直接溝通的管道。於是, 我先根據每位業務負責區域的業績佔比將戶外廣告的年度預算做了分配, 並讓他們知道各自分到了多少費用。整體的費用分配以及後續每一家店的廣告製作進度及花費的追蹤都被整理在一張持續更新的表格裡, 存放在共用槽, 讓業務人員可以時時察看自己的費用使用進度。同時我也將整體戶外廣告的合作方式寫成了一個SOP, 讓他們知道跟店家談好後的下一步是跟我聯繫, 我們一起確認完所有相關資訊後, 我再請廠商去現場丈量、估價。如果業務發出的信息仍然不完整, 我會直接打電話跟他核對所有相關的資料。

久而久之, 業務人員們都習慣了跟我直接溝通, 常常打電話請我幫忙看看目前預算還剩多少, 或是跟我討論店家想做的廣告位置是否值得做。他們也發現存在共用槽的表格能幫助他們更了解自己區域的狀況。當主管問起時, 只要打開檔案就能找到相關的資料。合作的方式建立了, 當業務人員再提出一些不合理的廣告申請時, 我不需要長篇大論的教育他, 只要開玩笑地反問: 「你自己摸著良心說這位子該做嗎?」他們會自己笑笑的回答: 「其實我知道不行啦~」。

<故事二>

幾年前, 我曾經在一家外商零售企業工作。當時我帶領的團隊負責做公司整體生意的行銷規劃, 而負責實體門店行銷執行的團隊以及電商團隊的主管就是我的重要關係人, 有他們的合作, 所有的規劃才能進一步落實到通路端的執行。偏偏這兩個團隊的主管都是公司裡有名的難搞人物。

管理門店行銷執行的主管C是大學畢業後就加入公司一路做了20幾年的老員工。他對於行銷規劃團隊的各屆主管都抱持敵對的態度, 主要原因是他的團隊必須依照規劃去執行, 但往往他對規劃提出的意見都被忽略。於是只要有機會他就會在公開的會議上提出目前的規劃哪裡有問題、實際執行後門店遇到多大的問題等。在我剛加入公司接手行銷規劃團隊   時也被扯了很多次後腿, 一直到後來我找到一個跟他建立關係的切入點。當時公司正在推動改革, 高層有很大的變動, 新來的主管們會提出一些新名詞、新觀點。由於他整個職涯都在這家公司裡發展, 這些新的資訊他沒那麼快能理解, 但他又特別不想讓別人把他視為公司裡的「老人」。於是在某些會議後我會以閒聊的形式跟他多分享一下剛剛老闆們都在講什麼以及為什麼這麼講, 同時我也請我的團隊成員在做規劃時要同步給他的團隊, 請他們依照經驗判斷一些新做法的可行性。有需要的時候, 我的團隊成員也會協助他們跟門店做溝通、共同回應門店員工提出的疑問。慢慢的我和他建立了不錯的交情, 除了工作上的良好合作之外, 他也會跟我分享作為公司資深員工能從其他部門打聽到的一些八卦。

另一位管理電商團隊的主管D當時在公司已經待了4、5年, 是公司從知名的電商公司挖角過來發展電商通路的。跟公司大部分的人相比, 他顯得很特立獨行。大家都知道他—沒耐心, 常常跟別人談到一半覺得沒重點就走了; 不喜歡太多會議, 很多會議都選擇不參加; 不喜歡做簡報, 上台就是嘴巴講一講、白板畫一畫; 很積極的要資源, 沒要到就會無限上綱跟各個高層反應爭取。各部門的人對他都是又愛又恨, 電商是公司主力發展的生意模式, 重要性很高, 這幾年他做出了成績。但他的言行也讓大家覺得很難溝通合作。我選擇順應他的行事作風來建立關係, 我和他都是早到公司的人, 我會利用早上還沒有開始忙的時候走到他的桌邊聊幾句, 順便帶出幾件兩個團隊接下來需要詳談的事。我不會針對這些事跟他說很多細節, 只是問他這幾件事會交給誰來負責, 我讓我的團隊成員找他們去談。在我有參與而他逃掉的會議中有任何關於電商的討論, 我會在早上的閒聊中分享給他。他的英文口說能力沒這麼好, 在高層主管的會議中, 我也會適時的協助他, 幫助他把想法表達得更清楚。一段時間之後, 我已經是他心中認可又上道、又有實力的合作夥伴。後來我們都陸續的離開了這家公司, 他每到一家新的公司都想找我過去一起工作。

從我的兩段經歷可以看到, 難搞的同事不一定是壞同事, 很多時候他們跟你一樣是在乎工作表現的人, 他們的難搞可能來自於資訊的缺乏、過去不愉快的經驗累積或是本身性格的特殊性。我認為能透過以下4個方式來試著跟難搞的同事建立關係。

1. 為他的工作目標貢獻價值

每個部門的人都有自己獨特的能力優勢, 面對難搞的同事, 可以用自己的優勢來幫助他更容易地達到工作目標。就像我在兩個故事中提到的, 不管是透過表格整合專案進度讓業務能更清楚地向主管回報自己區域的執行狀況、幫助行銷執行團隊的主管更了解高層的策略、還是在會議中用英文口說能力幫電商主管把意見表達清楚, 這些都會讓他們感受到你的價值。只要他們看到你能為他們的工作做貢獻, 就會很樂意跟你維持良好的合作關係。

2. 資訊透明化

在不涉及工作機密的狀況下, 跟合作的同事透明分享資訊會更容易讓人覺得「你是自己人」。故事一裡提到的年度戶外廣告專案, 在我之前的負責人對業務人員採取的態度是「你不要管我手邊的年度預算有多少, 只要做完你該做的工作, 把店家相關資訊發出來讓我審核就好…」, 這就影響了業務人員後續願意跟他合作的意願。

3. 不要拘泥固定的合作方式

有一些難搞的同事本身就是性格特殊的人, 需要建立合作關係但又很難改變他們, 那就只能改變自己去尋找能達到目地的彈性作法。就像面對不喜歡開會的電商主管D, 有很多同事會覺得「開會也是工作的一部分, 你憑什麼不來開會」, 因此堅持要跟他約會議, 會議通知沒被接受後再找他吵架, 花了很多時間和力氣, 不僅沒有建立關係, 需要合作的項目也沒有進展。   

4. 建立輕鬆的關係

曾經有找我做職涯諮詢的求職者提到, 工作上面對的重要關係人都太能言善道了, 有時候甚至咄咄逼人, 常常被他們講得無法回嘴。因此他去上了辯論課, 希望以後能說贏他們。辯論技巧也許能在檯面上說贏這些同事, 但卻無法跟他們建立關係。有時候輕鬆的態度反而是跟難搞同事更快拉近距離的方式。在立場不同的時候, 開個玩笑或是無傷大雅的吐槽一樣能表達自己的想法, 但卻更不具攻擊性。就像故事一提到的, 當業務人員提出不合理的廣告申請時, 我只需要開玩笑地反問, 他們就知道答案了。

最後, 我想提醒, 先顧好自己的專業能力, 再來運用上面分享的做法。難搞的同事通常都是大家眼中比較現實的人, 他們對於一個人是否有真材實料往往看得更清楚。因此, 以足夠的專業能力作為前提才能讓上面分享的做法有效發揮。少了這一塊, 所有想要建立關係的做法在他們眼裡都只是花招而已。

 
Cindy Lu, 美國紐約大學(NYU)研究所畢業, 20年500強外商品牌行銷工作經驗, 熟悉B2C及B2B商業模式, 管理過台灣、香港、中國市場, 目前從事英文履歷及面試諮詢輔導工作。Email聯繫:[email protected]  

FB: https://www.facebook.com/Cindy.Career/

IG: https://www.instagram.com/cindy.career/