第127本《我要準時下班!終結瞎忙的『超.時短術』》(方法篇)

2023/11/25閱讀時間約 6 分鐘

528公司、16萬人驗證,史上最有效的省時工作法!

越川慎司.平安文化.2021/01.林佩玟譯.


我看的這本的封面

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推薦給:

❦ 想終結"瞎忙"的人!

❦ 想知道有什麼方法為自己"增加時薪"的人!


"瞎忙",這樣真的很瞎,沒有人會想瞎忙吧?但人在屋簷下,不得不瞎忙

然而若是可以終結瞎忙,就能為自己加時薪因為時薪就是「薪資除以工作時間」所得到的數字啊……

越川社長的團隊,從26間公司,共16萬人的挑戰中,統整出效果立現的終結瞎忙「JITAN術」。而且他自己現在也力行這種工作態度,過著周休三日,每周工作30小時的生活!


(摘自本書第25頁)

(摘自本書第25頁)


除了上述原則外,全書前半段,的確非常務實地分享他們在許多公司實測的結果,具體提出可以終結瞎忙的好方法,甚至連「表情」都列入管控範圍!

書中提到一個「嘴角上揚」活動,作者團隊將此活動初引入合作對象公司時,曾遭公司管理階層強烈反彈,作者還被叫到小房間訓話超過一小時,於是只好先跟合作公司約定僅試辦兩週,如無成效就不繼續,合作公司才勉強實施此「嘴角上揚」活動;事後作者以匿名問卷調查,得到回答有效占92%,希望繼續占78%!


圖片引自本書第33頁

圖片引自本書第33頁


更重要的是,在會議中實施「嘴角上揚」活動後,竟能讓會議更順利的進行及結束!

(「嘴角上揚」活動能節省8%會議時間)



占用商務人士時間的三大要事

一、公司內部會議 二、製作資料 三、電子郵件


「會議瘦身」篇

停止花了長時間卻無法提升成果的會議

作者團隊透過十八間公司,一萬七千個小時之後的調查結果,統整出能夠達成目標、提出成果的會議具備以下三項要素:

①有明確的目標

②事前已分發準備完善的議程

③必要人員有參加會議

雖然是很理所當然的事,但只要欠缺其中一項要素,會議的成功率就會降到40%以下,而三項要素全部具備的會議,成功率則可提升至87%!

不具備這三項要素的會議,即使花費了與會者的時間,也難以提出成果,因此是需要進行「縮短時間 」的對象,講白了,就是「這是沒用的會議」。


嘴角上揚,成果也會跟著上揚。

會議中與會者的「表情」也極為重要,經常皺著眉頭,或臭著一張臉的人,請有意識地放鬆自己的表情,這個指令與其說是要帶著笑容,不如說是上揚嘴角。

最顯著成果是會議時間減少了!不僅消除了「凝重沉悶的氣氛」,讓會議充滿活力,也帶來會議進行速度變快的效果,與會者也能激發更多想法的改善成果。


一百日圓計時器的效果

經過調查,二十六間公司中回答「多數會議無法在表定時間內結束」的員工多達六成以上……

主辦單位若在會議開始時,將計時器設定「結束前十分鐘 」,時間一到,就用剩下的時間確認產出(達成的目標),並決定下一步行動

我們在十一間公司引進計時器之後,其中九間公司超過七成的員工回答「會議終於可以在表定時間結束」,只是一百日圓的投資就能讓會議在表定時間結束的話,投資報酬率很高呢!


培育會議引導者

從先前的內容可以看出,掌控會議時間會議氣氛,對於同時達到縮短時間與改善品質相當重要,然而,這兩種方式只是基本設計的部分,想要順利運用這些方鋨,就需要有會議引導的能力

「會議引導者」即是擔任場面管理者,不僅要管理時間,也要掌控會議室的氣氛,好讓在場人員能輕鬆提出意見。如果偏離主題,就要設法讓討論回到原本的目標,當討論停滯,就要引導出其他與會者的意見,有時還要妙語如珠,幫場面炒熱,還得活用白板、確認會議紀錄的狀況,以及掌握會議的動態。

請從團隊中挑選一人、接受密集訓練!



「為郵件設定新規則」篇

為CC製定規則以減少流通量

CC是指Carbon Copy,就是郵件副本,將相關人員或上司前輩等「似乎有必要的人」放入CC欄中,隨著信件往來,不僅CC的人數越來越多,流量及收信量也會越來越多。

「應該停止不必要的CC」,這種定性式的指令是很難實際產生具體行動的。因此,為CC及信件標題制定明確的規則,才能真實地減少郵件收件數。


郵件內文控制在一○五字以內

郵件內文一旦超過一○五字,就有閱讀率下降的傾向,且收件者偏好能在一○五字裡聚焦於重要事項、簡潔交代的郵件。


一個半小時確認一次新郵件

不用時時確認,而且其實重點是「決定要看郵件的時間」,好將精力放在重要事項,或是不讓不必要的郵件冒出來。


「兩分鐘後寄出」:避免搞錯收件者,失去對方的信任。


利用即時通訊軟體提升速度

據統計,引進即時通訊軟體的一千六百二十九間公司中,平均可以減少49%的公司內部郵件,會議也平均減少了25%,而生產力則平均提升了32%。商務即時通訊軟體和網路會議一樣,除了學習之外,更要獲制變成習慣



「製作雙向接收的資料」篇

不要端咖啡給想喝水的人

製作資料只是一種手段,我們應該著眼的目標是透過資料,讓對方產生共鳴進而誘發對方採取我們想要的行動


圖片摘自本書第75頁

圖片摘自本書第75頁


不是單向傳達,而是雙向接收

如何才能打動閱讀者?根據調查結果得出的「打動人心資料」的基本模板為一張投影片的字數不超過一○五字,顏色則在三種以內

具體特徵為:

  • 一張投影片一項訊息
  • 列出希望對方採取的具體行動
  • 有總結的投影片


利用手寫草稿縮短作業時間


減少退件修改的「前饋」機制

作者團隊深入探討為什麼會發生長時間工作時,出現了「處理問題」以及「退件修改」這兩組關鍵詞。

問題的緊急處理方式,除了事先定好應對流程之外別無他法;但是退件修改則是可以「減少」的。

修正作業會耗去大量的時間與精力,因為退件修改是負面驚嚇(沒有預期的悲傷驚訝),因會降低製作者的動力,在這樣的狀態下,即使進行內容修正效率也不佳,白白拉長了工作時間。

解決方式是請資料收受方先看過完成度百分之二十的內容,這樣可以先從收受方那裡獲得意見回饋,因此取名為「前饋(feedforeard)」




以上是書中前半段,針對職場中統計最費時的三大項目,提供了許多具體的實行方法;

但書中後半段,越川社長還提供了許多職涯心法,也非常值得參考!


第127本《我要準時下班!終結瞎忙的超.時短術》(下篇)



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