超好用的時間管理用 App（二）：Evernote ＆ Todoist
作 者 ／ 沈 建 宏（如蒙轉載，懇請註明作者出處）
上一篇：超好用的時間管理用 App（一）
常常會有人好奇，一個善於管理時間的人都用什麼軟體呢？
其實我用的軟體大都數的人都有聽過，或多或少都有用過！
💡 如果有一套時間管理的系統，去分配他們妥善的位置， 就能更加發揮它的好處到最大。
我所使用的時間管理方法，是我獨創的「三架馬車 Troika」，
使用這套管理方法，就可以運轉萬事萬物，
未來我將會多多介紹這方法的基本概念唷！
Tool 3：Evernote
解決問題：一時用不到的資料，又丟不掉，終於有去處。
資料太多在桌上，變成小型回收站
常常收到很多東西，一時用不上，也不能丟掉。
特別是紙張類的東西，像是合約之類的東西。
索性堆放在桌上，反正以後再說。
澀谷直人所寫的《從加法開始的極簡生活》裡提到，
歐美電影劇組，為了營造窮苦人的生活環境的景象，
反而要找一堆東西場佈，堆得滿坑滿谷。說起來真是不容易。
為了營造有錢人、有教養人的場景，反而是維持簡單俐落就好。
你會有當什麼人呢？
是自己創造小型回收站？還是俐落清爽的居家環境？
統一的數位彙整中心，走到哪都可存取
因為我把證件都數位化了存在 Evernote，
所以每次需要申請法政程序，
或是出國買機票需要護照，我都可以馬上調到掃描檔。
其他類似的文件當然也可以如法泡製，
只要用手機就可以掃描成精緻的文檔存放囉！
資料都找得到的小秘訣、大方便
資料存進去 Evernote，就好像一本書存到一間圖書館，
又好像一滴水滴進大海，需要的時候怎麼找？
所以，我會在每則筆記上面加上兩個元素：
- 建立日期
- 所屬標籤／範疇
例如，護照的掃描檔，可以做成檔名：
💡 20240224 - 證件 - 護照掃描檔 （建立日）-（範疇）-（內容）
建立日就會變成這則筆記的「編號」，
如果有需要紀錄在他的位置，
或跟別人共享，只需要分享編號就可以迅速調到（例如：#20240224）！
（戶籍謄本應該是需要的時候又找不到的超好案例吧！）
如此一來，再買飛機票或其他需要護照的副本的時機，
你就不用等到回家再翻箱倒櫃找護照，
只需要在手機 Evernote 輸入關鍵字或是從標籤欄位挑選，
就隨時可以存取到。
相關的內容可以參考以下的 Podcast 影音：
Tool 4：Todoist
解決問題：張開眼睛，身邊的人事物各個在追著我跑，我該怎麼重拾主動權？
想要去做的事情亂如麻，還沒開始就想放棄
「心有餘而力不足」常常是我們面對生活的寫照，
被別人追問：「這件事你做了嗎？」
就想馬上以「好累唷！」或「再說！」回應。
被責難說不夠努力，又會覺得不公平，
明明自己已經很認真，
到底是哪些做不夠？
怎麼老是心累，做不完？
這時候，你真的需要另一個免費的大腦來幫幫你，那就是 Todoist。
寫下來還不夠，還要清楚明晰、具體可行
Todoist 是知名的個人事務管理 App，
全球已有超過三千萬的使用者，
你可以把需要處理的事情一件件都記錄下來在裡頭。
Source: https://todoist.com/zh-TW
需要紀錄的事項寫下來時，必須滿足兩個條件：
- 清楚明晰：看了馬上理解
- 具體可行：看了馬上可以動作
我們可以從相反的例子的修改來理解這兩個條件：
- 模糊不清 → 清楚明晰：
e.g. 1 ❌ 減肥 → 🆗 六個月減少 5 公斤
e.g. 2 ❌ 把家裡清乾淨 → 🆗 一個月內把家裡五個空間打掃乾淨 - 抽象概念 → 具體可行：
e.g. 1 ❌ 減肥 → ✅ 本週減少 0.25 公斤
e.g. 2 ❌ 把家裡清乾淨 → ✅ 這週把書桌不要的東西丟掉
看到這樣的修改，是不是精力就來了，
覺得我可以做得到，沒問題！
按照脈絡上標籤，忘記要做的事情變成不可能的任務
每個待辦事項，
都可以加上你需要的「標籤」 Tags。
我個人最喜歡的標籤是「人物」。
例如，我每次跟同事 Justin 開會，
都會有很多跟他有關的事項要討論。
我只需要點開 “Justin” 標籤，
我會一次看到所有跟他有關的事，
也就不會有討論了這些，卻忘記那些的遺憾！
舊的清單不更新，最後變成垃圾堵住你的創意與行動力
待辦清單誰沒有做過？
但是為什麼往往後來又棄而不用了呢？
最常見的原因是清單上面的項目「過期了」！
新的事項沒登載，
舊的沒意義的還在哪裡。
這是為什麼書桌上的便條貼愈積愈多，
最後卻不能發揮功能的原因！
每週更新待辦事項清單，夢想不小心變成現實
解決這個問題最好的辦法就是 David Allen 所說的概念：
週檢討 Weekly Review！
每個禮拜給自己一次重新檢視 Todoist 裡面的待辦事項，
把無用的刪除，
有用的再活化、更新、添加，
每週都有切實可依據的行動指引！
每週安排一點時間做一次，
不但是每個禮拜都有清新的感受，
還可以一年得到 52 次（因為一年有五十二週）重新開始的機會！
只要持續做下去，
夢想有一天就會不小心實現，
這是我真實的生活體驗！
可以參考我的 Podcast：
作 者 ／ 沈 建 宏（如蒙轉載，懇請註明作者出處）
