《底層邏輯》#9 流程、制度與系統:生活中的管理智慧

閱讀時間約 4 分鐘
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在生活和工作中,我們經常聽到一些關於流程、制度和系統的術語。無論是公司管理、家庭分工,甚至是朋友聚餐,這些詞都在影響著我們的行為,決定了事情是否能順利進行。


今天,我們就用「和尚分粥」這個有趣的故事,來看看流程、制度和系統如何各司其職,實現公平分配。



1. 流程:有序的步驟,讓「執行」不亂套



流程就是做事情的順序,像是煮一鍋湯要先備料、再炒香、最後加水煮沸。


任何事情都可以設計成流程,從早晨的鬧鐘響起到出門上班,其實都有一套我們習慣的流程。同樣地,在「和尚分粥」的故事中,不同的分粥流程,決定了最後粥的分配是否公平。


生活範例:減肥計劃中的流程

想減肥的朋友們可能有共鳴,減肥需要的流程可以是:先控制飲食,再規劃運動,然後紀錄每天的體重變化,最後根據成效微調方法。這些步驟一環扣一環,形成一個有序的流程。當流程被優化時,減肥就更容易達到效果。



金句「好的流程是最強大的導航,能帶你找到最快的捷徑。」




2. 制度:規範行為,確保不出錯


制度是一種「行為準則」,它告訴你該怎麼做,不該怎麼做。制度的目的在於避免「人為失誤」或「不正當行為」,就像是馬路上的紅綠燈,保障大家的行為安全。就如同和尚們發現,若沒有分配的制度,大家各自為政,難以公平。制度幫助分粥達到一致的標準,避免了誰分誰吃多的問題。


生活範例:聚餐時的支付制度

聚餐結帳時,總會有人提議「AA制」(平均分攤)。這就是一種小制度,確保大家公平分擔費用,避免有人吃完後裝沒事、轉身就走。這種支付制度讓人聚餐時吃得輕鬆自在,不用擔心有人多吃少付。


制度是行為的指南針,讓我們在複雜的情境中不迷失。




3. 系統:組織協同的智慧結構


系統則更深一層,它是一個包含各種元素的整體,強調「相互協調」。系統不只解決問題,還會讓我們站在全局視角,從根本上創造更合理的分配方式。和尚們最後設計的「分粥人最後拿」的方案,就是一種系統化的思維,它不僅考慮到公平,還引入了一種約束,讓分粥人無法多分粥給自己。


生活範例:家庭分工系統

在家中,每個成員分工合作就是一個系統:媽媽負責做飯,爸爸負責打掃,孩子則可以負責洗碗。這種分工系統讓家務安排更高效,大家也能各盡其責。如果一切都仰賴一個人,那生活品質會下降,家庭關係也可能變得緊張。


系統是智慧的組合,讓一加一遠遠大於二。




■ CTA:三大支柱,各有職能


  • 流程很重要,是混沌之後找制序的第一步,有流程,才能優化
  • 制度是管理,是代表公司鼓勵什麼、禁止什麼
  • 系統是一種治理的高度,頂尖的人才從系統上去思考


流程、制度、系統,三者就像是團隊合作中的三大支柱,各有職能,互相補足。流程讓我們更有效率地行事,制度保障我們的行為規範,而系統則讓整體運作更加協調。在日常生活和工作中,這些工具就像是「隱形的助理」,幫助我們在面對複雜情境時保持冷靜、理性和秩序。


下次如果你覺得事情失控,不妨想想:這是流程出了問題?制度不夠完善?還是系統需要調整?搞清楚問題的核心,或許就是成功的第一步。


改變流程是為了效率,改變制度是為了公正,而改變系統,則是為了未來的智慧與遠見。


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