學徒變大廚:成為公司的 MA 計畫負責人(上)—計畫內容怎麼開始

更新於 發佈於 閱讀時間約 7 分鐘
2023年11月中我加入現在的公司,正式從獵頭轉職成為HR,六個月後臨危授命成為MA計畫的負責人。那個月我剛過24歲生日,HR年資半年。現在計畫走過了7個月,八位MA其中四位提前升遷轉正,而我也升遷成為了Senior HR。來說說給我上了一門震撼教育的MA計畫負責人之旅。

先小提醒此文章會分成上、中、下三篇。原本只是想要記錄工作回顧,誰知道一寫就落落長,字裡行間都是一把辛酸淚


前情提要—代打上場,學徒變大廚

MA 計畫原本是我的同事負責的,他專職負責 L&D(Learning & Development)的工作,初期身為 HR 學徒的我很興奮跟在旁邊觀摩、學習、參與。一起認識了 2023 年該屆的 MA,也一起走過校園招募活動。因為跟 MA 們年紀與職級相仿,很快就融洽地玩在一起,可以說是像同儕一樣愉快輕鬆的氛圍。

我知道他們這一屆的 MA 計畫存在著一些問題,尤其是升遷轉正的制度不明確。MA 計畫為期一年,但在期限將至之時都還未能幫這些 MA 安排好歸屬,種種限制與拖延導致最後有些人不歡而散,等不到在公司明確的升遷機會,又因為擔心自己的未來,於是選擇先跑出去外面找工作、進而離開。當時身為旁觀者的我很遺憾,卻又無能為力。

然後跳轉一下劇情,我的同事離職了。雖然馬上就開始啟動找新同事,不過補人總是需要時間,空窗期漫長且未知,在 L&D 一職空缺的時間裡,我就承擔起這個代打的角色,其中就包含了新一屆 2024 年 MA 計畫。

自此在廚房裡見習六個月的學徒,華麗轉身變成了大廚。


準備作業—學長姐訪談、鑑往知來

這次的規劃中,我首先與 2023 年的 MA 進行訪談,深入瞭解他們對於計畫的看法、回饋與建議,同時結合我對該屆計畫的觀察,將其精煉並改進後融入新一屆的計畫。當中最核心的部分是升遷轉正(我們稱作PTV-Promotion To Vacancy)的制度設計。除了要有明確的 PTV 時間之外,也必須要有健全的評量機制,讓不適任者自然淘汰,同時讓能力突出、表現亮眼的人能夠光榮轉正。這樣健全的機制是對公司與 MA 雙方都公平且透明的。

此外,我也將所有過去歷屆 MA 計畫的企劃檔案全部看過,瞭解過去的運作模式,從中淬煉提取好的部分,並將部分內容加以改良。進而訂定了以下的機制:


規劃架構

  1. Rotation:三個月為一期的輪調,每位 MA 皆會在公司不同 BU 的職位進行輪調,全方位瞭解集團的服務與產品,也藉此探索個人志向。透過多元化的經歷,未來在職位上能更順暢地與跨部門合作,同時累積全面的產業知識與經驗。
  2. Support Network:除了 HR 之外,每位 MA 都會有三位不同角色的支持者:Mentor(由高階主管擔任,提供職業或個人成長的建議)、Coach(由直屬主管擔任,負責工作指導)、Buddy(由團隊成員擔任,提供日常協助)。這樣的 Support Network 能確保 MA 在公司內獲得全方位的支持。
  3. Regular Review:加入團隊時,每位 MA 需與 Coach 進行 1:1 會議,共同設定接下來三個月的目標。在每期輪調結束前進行評核,也就是每三個月進行一次,可有效檢視 MA 的成長變化。此評核結果也會在輪調時,作為新 Coach 帶領 MA 的參考依據,提升輪調銜接效率。
  4. 360度 Review:輪調全部結束時,會進行全方位評核,收集來自 Support Network 所有角色的回饋。有別於 Regular Review 著重於 Coach 的評估,並以多項量化指標檢視,360度 Review 聚焦更廣泛的表現層面,包含文化契合度、對他人正向影響力,以及是否具備承擔更高職位的準備等質化回饋。
  5. Final Presentation:升遷轉正是整個計畫的核心成果,因此除了 Regular Review 與 360度 Review 作為評估基礎外,每位 MA 還需於輪調結束時向高階主管(ExCo)們進行獨立簡報,內容包含輪調期間的經驗與學習、個人貢獻與成就,以及對公司或職位的洞察與建議,並以英文進行。簡報由 MA 獨立準備,展現其專業的表達和簡報能力。在輪調、評核與簡報全數完成後,將綜合各階段的表現,評估轉正資格,並進行職位媒合安排。
  6. Agile Promotion:考量到公司無法短時間內一次提供多個職缺為八位 MA 進行轉正,為靈活應對,也設置了靈活的應對機制。自計畫第八個月起,MA 表現優異且與公司職缺適配度符合,則可立即進行360度 Review,評估轉正資格並安排職位轉正。此機制不僅激勵 MA 爭取提早轉正,更彰顯其能力足以勝任職位,為公司創造價值。

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自此可視為整個計畫的架構,不過這些都也還是我寫下的計畫而已,八位 MA 加入之後都會在各自團隊上工作,團隊夥伴們不僅是他們最親近的人,更是這個計畫中至關重要的 stakeholders。也因此我的下一步就是去找這些 stakeholders 跟他們會面。


中期訪談—高階主管(ExCo)

接著我安排了與各位 ExCo 的會面時間,跟他們介紹說明本屆計畫的架構,並了解他們的想法和建議。MA 計畫在公司已經實施了幾屆,他們對計畫的結果也有一定的觀察,因此他們的回饋非常具有參考價值。有別於前期與上一屆 MA 的訪談,透過不同角度的洞察,全面瞭解所有參與者對計畫的想法,從而補足我身為計畫負責人可能忽略的盲點

幾位 ExCo 不約而同都對於輪調時長感到憂慮,對於集團裡的兩大 BU 來說,三個月的時間不足以讓一名新人掌握該職位的專業基礎,甚至只能勉強熟悉團隊運作,並確保基本的文書處理和資料輸入不出錯。幸而透過這一階段的訪談,我將輪調時間調整為6個月與4個月:根據 MA 的志願,在第一志願的團隊工作6個月,再輪調至另一 BU的團隊工作4個月。

隨後我也與 ExCo 及招募的同事共同規劃討論,如何安排每位 MA 的輪調團隊,盡量不打斷並延續他們的學習內容與成長曲線,規劃出最適合他們的輪調路徑。




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我是波尼,有兩年經驗的獵頭,現跑來風口浪尖上當HR。 某天開始寫週記,結果發現自己的話可真多。 且讓我擺個沙發,讓你找個舒服的位置坐下。 這裡多分享我的HR工作經驗,以及個人成長、自我對話的說話區。
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