工作範疇界定的好用 誤用..

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工作範疇界定 一開始聽到這個名詞 是去標公家機關的案件 得標議價後 就會有一個程序是工作範疇界定 然後要把這份文件納入去製作合約書。

這種範疇界定通常會出現在勞務類型工作 也就是非工程型 而屬任務型 工程較有統一標準 例如說 需要多少材料 需要什麼規格及較明確的驗收規範或是經驗法則。 而勞務就是一件件任務 例如說 要辦理十場宣導會 但我沒有寫死這十場要如何辦 對象是誰 只是一個描述 沒有嚴謹定義

那這時 工作範疇界定就是來補助這些不足的部分 一般合理作法就是依照承辦人想要達到的標準或目的,參考本縣市的大目標,局長局處科室的中目標,以時間區分的階段性目標等等,凸顯出今年的精進做法,以及承辦人對這個工作或任務想要有特別執行之處或是作法,用以在合約只有寫出工作項目或比較模糊的標準下,再更明確的定義或寫明。這是凸顯特別的做法。另外還有一個基本目的,就是來釐清可能產生爭議的地方。


後來聽到工作範疇界定是去上PMP(專案管理師課程) 雖然沒有去考試 但是還是有看懂工作範疇界定比較嚴謹的定義 這部分需要簡易說明 用來對比上面提到的公家機關標案

PMP範疇界定 (要更詳細資料可以去尋找專門文章) 簡化意思

  • 列出具體的目標,讓參與者能了解整體方向。
  • 釐清每個參與者的責任,避免責任重疊或推諉。
  • 列出具體的任務、活動、參與人員,詳細描述為了達成目標,需要執行的具體任務和活動。這有助於規劃工作排程和分配資源。
  • 列出具體的、可衡量的交付成果,例如報告、產品、服務等,避免產出成果落差太大或認知不同。
  • 設定明確的時間表和里程碑,讓工作進度可以被追蹤。
  • 明確列出不屬於這項工作或專案範圍的事項,也包含避免不斷增加額外的任務或要求,導致專案延遲或超出預算。
  • 列出所需要的資源,包含人力以及所需要的預算。

按照上面這些要求,明確出一個名詞,叫範疇,凸顯出一個概念叫邊界,理解一種想法叫做避免認知落差。


從PMP角度,其實這個範疇界定就是一般公司投標的投標書、服務建議書、工作計畫書,就是依照上面這些重點寫出來的,只是或增加或減少篇幅不定,但出發點是一樣的..這裡面唯一差別就是投標書會寫出我們公司競爭優勢,執行過的實績,比別家公司多考慮的重點、多執行的重點,也就是承諾事項,藉以贏得標案。


這樣就可以開始我的論述,第一是好用,是這個概念,就是工作盤點,工作範疇界定就是工作盤點,而工作盤點是基本的,重要的是看出真正計畫的核心或精神,或是最重要的工作成敗關鍵,或是重要工作的內容,而針對這些精神、關鍵、重要內容去加強執行或是想出很多周全方法就是競爭優勢,等於說工作範疇界定,就是等同於工作盤點的精神,工作盤點是來找出工作中重要的部分,而針對這部分去檢討、去細想,去周全,更細膩,更全面,更完美的作法,就是我們跟別家競爭的優勢,也是我們工作進步的過程與關鍵。所以一個公司厲害的就是在教人工作範疇界定。

工作範疇界定找出更好的,或是更進步的方法,贏別人的方法,在實際工作上會有很多不同名詞,有些叫關鍵議題,有些叫精進作法,有些叫創新做法等等,有可能會出現在投標目的上,但也可以出現在年終檢討大會,新人教育訓練,或是考績考評會議上,其核心精神就是找出工作中重要的成敗因素,並加以精進檢討,這樣一個概念應該全面推廣,所以說,這個工作範疇界定在公司的教育、進步、投標上都很重要,可以針對一項工作,可以針對一個人,可以針對一項標案,也可以針對公司去盤點,要教會、要常用、常推廣,要普及,所以說好用。


那在誤用的部分,就是沒有搞懂工作範疇界定,就回到第一段,很多人沒有搞懂,承辦人也沒有搞懂,所以工作範疇界定,就是把承諾事項放進去,把招標文件的工作目標與內容再放進去一次,也沒有釐清交付標的,也沒有釐清認知,大部分只有界定目標、工作項目工作內容,人力金額與時間,而承攬公司的人也不懂,傻傻的就是承辦人說好就好,那這樣會產生什麼問題。

關鍵就在交付標的與認知這兩件事情,交付標的就是我認為這個報表長這樣,結果承辦人說太簡陋,你不斷修正,但就是達不到承辦人要求。認知就是我認為這個成果報告或是新聞稿已經是歷年最佳,承辦人認為遠遠不夠,還有很多可以發揮的地方。沒有事先講好就會無限上綱。

所以說,不合格的範疇界定,常只界定出人事時地物這種算得出來的,但這些根本可以不用寫,因為招標規範與投標書都有寫,也是合約書一部分,真是關鍵是沒有界定邊界與認知,就是這件事情要做到什麼程度,內容大概什麼程度,這些先講清楚,原因是承辦人是新接,他也不知道這案件要達到什麼程度與標準,反過來也是,就容易造成履約爭議,所以我說,工作範疇的誤用,讓工作執行容易產生爭議。


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