5Why分析法找問題解決

更新於 發佈於 閱讀時間約 7 分鐘

5Why分析法是一種根本原因分析工具,常用來解決問題並找出問題的根源。

其基本思路是通過連續提出「為什麼」來追溯問題的本質,每提出一次「為什麼」,便深入探討問題的一個層面,直到找出問題的根本原因。

通常,提出五次「為什麼」可以幫助找到問題的根本原因,但在某些情況下,可能需要更多或更少的提問次數。

基本步驟.分析.分析.分析.分析再分析實地了解找出問題去解決。

5Why分析法的基本步驟:

  1. 定義問題:明確要解決的問題。
  2. 問第一個「為什麼」:詢問為什麼問題會發生,找出直接原因。
  3. 問第二個「為什麼」:針對第一個原因再問「為什麼」,進一步挖掘問題的原因。
  4. 繼續提問:重複以上步驟,直到找到根本原因。
  5. 解決根本原因:一旦找到根本原因,可以採取措施加以解決,防止問題再次發生。

例子一:

假設一台機器停止運作:

  1. 為什麼機器停止運作? 因為電源斷了。
  2. 為什麼電源斷了? 因為電纜損壞了。
  3. 為什麼電纜損壞了? 因為電纜放置的位置不當,受到了摩擦。
  4. 為什麼電纜放置的位置不當? 因為在安裝時沒有進行適當的佈局規劃。
  5. 為什麼沒有進行適當的佈局規劃? 因為缺乏對電纜安裝規範的理解和培訓。

在這個例子中,根本原因是缺乏對電纜安裝規範的理解和培訓。因此,解決方法可能包括為員工提供更好的培訓,以確保電纜的正確安裝和佈局。

例子二:

假設公司效率無法提升:

  1. 為什麼公司效率無法提升? 因為人員流動率大。
  2. 為什麼人員流動率大? 因為請不到員工。
  3. 為什麼請不到員工? 因為有專業的員工不好找。
  4. 為什麼專業的員工不好找? 因為大環境改變。
  5. 為什麼大環境改變? 因為現代人哪裡錢多就往哪裡。

在這個例子中,根本原因是缺乏人員因素。

本人看法:

覺得在這個例子二中看來,根本原因是缺乏專業的員工的穩定性。

現在社會公司運作 業務繁忙不一定都要找專職人員來擔任,為了使工作效率提高,

快速解決問題發法,可以考慮尋求外包方案,解決人員效率的問題。

因此,解決方法可能包括外包方案為 公司提供更好的服務。

邏輯通了找到問題了一切好辦事~讚喔!!


本人建議做法:

例子二解決問題~重新適當的佈局規劃 。

哪些工作業務適合外包 重新了解公司內部一一檢視哪些業務適合外包。

外包公司是企業提升效率、降低成本和利用專業技術的重要合作夥伴,透過分工合作,使企業能更專注於其核心業務和戰略發展。

外包解決了問題~讚喔!!



什麼是外包公司:

外包公司是指專門提供企業非核心業務或專業服務的公司,通常幫助其他企業將部分業務流程、技術支持或專業技能外包出去,以便企業能更專注於核心競爭力。

外包公司的特點:

業務分工:外包公司承接客戶企業的非核心業務,如資訊技術(IT)、客服、人力資源、會計等,幫助客戶降低運營成本。

專業服務:這些公司通常在特定領域具有豐富經驗與專業技術,能提供高質量且高效率的服務。

成本效益:通過外包,企業可以減少直接聘用員工、設施投資和管理成本,從而達到降低營運成本的目的。

靈活性:企業可根據需要,靈活調整外包服務的範圍與規模,快速應對市場變化。

風險管理:由於外包公司專注於特定服務,能有效降低因非核心業務帶來的風險。


外包的優點和缺點

優點

成本節省

降低固定支出:企業可以減少招聘、培訓與管理內部員工的成本,將資源集中在核心業務上。

彈性調整資源:根據市場需求和項目需求,靈活調整外包範圍,避免資源閒置或過剩。

專業技術與服務

專業化運作:外包公司在特定領域擁有豐富經驗和專業技術,能提供高品質、高效率的服務。


核心競爭力提升:企業可以把更多精力放在自身的核心業務和戰略發展上,提升市場競爭力。

風險分擔

降低管理風險:透過外包,部分業務風險會轉移給專業的服務提供商,使企業能更有效地應對突發情況。

缺點:

質量控制難題

品質監控挑戰:委外服務的品質可能因管理不到位或溝通不良而不穩定,導致最終產品或服務質量不符預期。

資訊安全問題:將企業敏感信息或核心數據交由外部處理,存在資料洩漏或安全風險的可能性。

依賴性增加

外部依賴風險:過度依賴外包服務可能削弱企業自主解決問題的能力,一旦外包公司出現問題,可能會對企業運營產生負面影響。


外包效率好用的具體方法:

與外包公司建立良好的合作關係,除了雙方需具備專業能力外,還需要在溝通、信任和規範上做足功課。以下是幾個外包公司相處的實用方法

1. 明確需求與目標

  • 需求界定:在合作初期就要明確定義項目範圍、交付物以及預期效果,避免日後因溝通不清而引發爭議。
  • 目標設定:設立具體、可衡量的目標,讓雙方在進度與成效上有明確的參照依據。

2. 制定詳細的契約與服務層級協議 (SLA)

  • 契約細節:將所有合作條款、時程、付款方式等細節寫入契約,確保權益雙方都有明確的法律保障。
  • 服務層級協議:透過 SLA 設定具體的服務標準和關鍵績效指標(KPI),以便後續監控與評估服務品質。

3. 建立高效的溝通機制

  • 固定溝通頻率:安排定期會議、進度回報和反饋機制,確保資訊透明與即時調整。
  • 使用先進工具:利用線上協作工具(如 Slack、Microsoft Teams、Trello 等)進行協同作業,縮短溝通時效與誤差。

4. 採用專業的項目管理工具

  • 任務分解與追蹤:運用專業的項目管理平台來分配任務、設置里程碑並追蹤進度,及時發現並解決問題。
  • 透明化管理:讓所有相關方都能查看項目進度與關鍵數據,確保各環節運作順暢。

5. 強調專業團隊與技術能力

  • 團隊選擇:外包公司通常會根據客戶需求挑選或組建最合適的專業團隊,確保技術與經驗達標。
  • 持續培訓與更新:定期對團隊成員進行技能培訓與技術更新,保持對最新行業趨勢的掌握,提供最佳解決方案。

6. 嚴格的質量控制與持續改進

  • 品質監控:建立嚴謹的品質檢查流程與反饋機制,確保每一階段成果都符合標準。
  • 持續改善:根據實際運作中收集的反饋數據,不斷優化流程與改進服務品質,達到長期穩定發展。

7. 風險管理與安全保障

  • 資訊安全:針對資料保護與隱私問題,制定專門的安全策略與應急預案,避免敏感數據外洩。
  • 風險分擔:雙方應協同制定風險管理計劃,將可能的風險降到最低,並在發生問題時迅速採取應對措施。

本人建議深入做法:

你找外包公司配合,除了在業務上變成合作夥伴 ,業務的往來辦公之外,

更需注重到人性的管理,把對方都視為密不可分的一部分,公司的重要成員之一 。

相互尊重支持與鼓勵愛護, 雖然是外包人員 也能感受到作為公司一員的溫暖,時常辦聚會 ,有利於互動業務的推動讓公司業務運作更加順暢。

公司不分你我不分專職外包 向心力更加足夠相處更加融洽~讚喔!!

總結:

善用5Why分析法通過簡單的「為什麼」提問,幫助深入分析問題,找出根本原因去解決問題,是一個不錯的選擇。

解決問題發法外包是一把雙刃劍有優點也有缺點,以公司利益為出發點值得去做,能夠快速幫助企業降低成本、獲得專業服務並集中精力發展核心業務,但同時也需要面對質量控制、溝通協調以及資訊安全等風險。

企業在決定是否外包時,應根據自身情況進行全面評估,並建立嚴格的監控與管理機制,以確保外包合作能夠真正為公司帶來長期價值。

原文章出處: https://sg66888.blogspot.com/2025/03/5why.html


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